16/01/2024 02:20:43 PM

Bài viết

Bài viết - ThS Nguyễn Thị Hồng Sương - GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

                                                         ThS. Nguyễn Thị Hồng Sương

 

         Hệ thống thông tin kế toán quản trị (KTQT) được hiểu là một bộ phận trong tổng thể doanh nghiệp (DN), thực hiện mục tiêu cung cấp thông tin cho nhà quản lý trong việc hoạch định, kiểm soát các hoạt động sản xuất và ra quyết định quản lý. Được xem là một công cụ hữu hiệu của quản trị DN nói chung và DN sản xuất nói riêng trong thực hiện các mục tiêu quản lý. Bài viết dựa trên những hạn chế để đưa ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin KTQT phù hợp với điều kiện cụ thể các DN sản xuất hiện nay.

 

          Hệ thống thông tin kế toán quản trị - Management accounting information system (MAIS) là một cấu trúc thể hiện các kỹ thuật khác nhau, được sử dụng bởi một tổ chức để thu thập, xử lý, quản lý, lưu trữ báo cáo và lấy dữ liệu tài chính để hỗ trợ các nhà quản lý ra quyết định khách quan. Có thể được sử dụng bởi tất cả các tổ chức DN cho dù các DN sản xuất, phi lợi nhuận và định hướng dịch vụ.

Các thành phần của hệ thống thông tin KTQT trong DN sản xuất

          MAIS bao gồm ba phần tử quan trọng: (1) Con người; (2) Thiết bị, phương tiện; (3) Dữ liệu của KTQT, tạo thành một chỉnh thể thống nhất nhằm thực hiện việc thu nhận, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin KTQT cho quản trị DN sản xuất nhằm sử dụng có hiệu quả các nguồn lực và làm gia tăng giá trị của DN.

(1) Con người: Xét về yếu tố con người cần tập trung một số khía cạnh: trình độ, năng lực của nhân viên KTQT; bộ máy KTQT,…..

(2) Thiết bị, phương tiện: Là công cụ thực hiện thu thập thông tin, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin. Một trong những xu hướng của các DN trong thời đại kinh tế 4.0 chính là ứng dụng chuyển đổi số. Chuyển đổi số là việc sử dụng các công nghệ số để thay đổi mô hình kinh doanh, tạo ra những cơ hội, doanh thu và giá trị mới. Trang thiết bị xử lý tự động giúp DN xử lý số liệu nhanh hơn, thực sự rất cần thiết cho DN sản xuất hiện nay.

(3) Dữ liệu của KTQT: Dữ liệu được thu thập kịp thời, đầy đủ, và chính xác sẽ quyết định tới tính hiệu quả và chất lượng của thông tin đầu ra. Cơ sở dữ liệu là một tập hợp có cấu trúc các dữ liệu được lưu trữ để có thể thỏa mãn đồng thời nhu cầu thông tin của nhiều đối tượng sử dụng. Bằng hệ thống các phương pháp kỹ thuật nghiệp vụ của KTQT, các kế toán viên sẽ phân tích hệ thống dữ liệu thô ban đầu, tổng hợp và cung cấp thông tin thông qua các báo cáo KTQT.

Thực trạng về việc thực hiện thông tin KTQT trong các DN sản xuất hiện nay

Qua kết quả khảo sát, một số DN sản xuất Việt Nam có thực hiện hệ thống thông tin KTQT phục vụ quản lý, ở những mức độ khác nhau, phần nào đã đáp ứng được những nhu cầu thông tin cho quản trị nội bộ DN. Tuy nhiên, việc tổ chức thực hiện còn nhiều hạn chế về nhận thức, về tổ chức bộ máy KTQT và cả quy trình cung cấp báo cáo KTQT,…cụ thể như sau:

 Thứ nhất, Mặc dù Bộ tài chính đã ban hành Thông tư 53/2006/TT-BTC về áp dụng KTQT vào DN nhưng chỉ mang tính hướng dẫn chứ không bắt buộc nên đa phần DN vừa và nhỏ không áp dụng KTQT, thậm chí những DN có quy mô lớn nhưng vẫn chưa quan tâm nhiều và không áp dụng. Khi được hỏi vai trò của hệ thống thông tin KTQT trong DN nói chung và DN sản xuất nói riêng thì một số ý kiến của nhà quản lý DN cũng đồng ý KTQT là nguồn chủ yếu để cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản trị trong phân tích, xử lý, lựa chọn phương án kinh doanh và ra các quyết định kinh doanh. Tuy nhiên, cũng một số ý kiến cho rằng hệ thống thông tin KTQT không thực sự cần thiết vì đã có kế toán tài chính (KTTC).

          Thứ hai, mô hình tổ chức bộ máy kế toán, hầu hết các DN sản xuất hiện nay chỉ tổ chức bộ máy KTTC, còn bộ máy KTQT chưa được quan tâm và đầu tư. Nhân viên kế toán hầu hết chỉ có kinh nghiệm về KTTC, còn kiến thức về KTQT chưa được đào tạo bài bản nên việc sắp xếp hệ thống thông tin KTQT cũng gặp khó khăn hơn. Phần nhỏ mà các DN sản xuất đã áp dụng KTQT thì chỉ mới áp dụng sơ khai, đơn giản chỉ là sự kết hợp giữa KTTC và KTQT, KTQT chỉ là chi tiết hóa số liệu của KTTC. Các DN sản xuất chưa khai thác triệt để hệ thống thông tin KTQT mang lại cho DN. Bên cạnh đó, các nhà quản trị DN còn lúng túng khi nghiên cứu hệ thống thông tin KTQT để áp dụng thực tế vào DN sản xuất. Điều đó, đòi hỏi các nhà quản trị DN sản xuất phải có đủ chuyên môn và kinh nghiệm chuyên tư vấn xây dựng hệ thống thông tin KTQT. Nhà quản trị DN phải là người đi đầu nhận thức về vai trò, nội dung của KTQT là người chèo lái, dẫn dắt các bộ phận trong DN tạo nên luồng thông tin KTQT chính xác, kịp thời và có tính hệ thống. Để đáp ứng được yêu cầu trên thì bắt buộc các nhà quản trị DN phải bỏ ra khoản phí để đào tạo nhân viên KTQT và các chi phí khác. Tuy nhiên, các nhà quản trị DN luôn cân nhắc giữa chi phí đầu tư và hiệu quả mang lại. Đó là một trong những trở ngại lớn mà hầu hết các DN sản xuất chưa quan tâm đến hệ thống KTQT vào DN.

          Thứ ba, quy trình cung cấp và báo cáo thông tin KTQT. Việc lập báo cáo KTQT đã được các DN sản xuất quan tâm, tuy nhiên chỉ mới ở mức độ ít và sơ sài. Các DN lập báo cáo hầu hết là các báo cáo phục vụ cho KTTC cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài, chưa chủ trọng đến việc lập báo cáo KTQT phục vụ cho nhà quản trị DN. Ngoài ra, các DN chỉ mới sử dụng các chứng từ mang tính bắt buộc, chưa thiết kế hay xây dựng các biểu mẫu chứng từ phù hợp với KTQT. Tài khoản theo dõi chi tiết chưa phù hợp với việc phân tích chi phí theo biến phí, định phí  và phục vụ cho việc phân tích chênh lệch chi phí định mức và thực tế. Báo cáo KTQT phục vụ quản lý chưa đầy đủ, nội dung đơn giản, rời rạc, chưa có sự thống nhất, phân tích sâu sắc về tình hình kinh doanh cho các DN. Vì vậy, thông tin do các báo cáo KTQT mang lại cho nhà quản lý còn hạn chế.

Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán quản trị trong các doanh nghiệp sản xuất

 (1) Các DN sản xuất không nên tổ chức riêng một bộ phận KTQT: Hầu hết qui mô kinh doanh chỉ ở mức vừa và nhỏ nên sử dụng mô hình kết hợp với KTTC theo từng phần hành để có thể hỗ trợ nhau về nguồn nhân lực, thông tin đầu vào và tiết kiệm chi phí.

         Tổ chức KTQT theo mô hình kết hợp sẽ tạo điều kiện cho DN sản xuất có thể kết hợp chặt chẽ giữa quản lý tổng hợp với quản lý chi tiết theo từng đối tượng cụ thể, tạo điều kiện cho việc phân công công việc của các nhân viên kế toán, tạo điều kiện trao đổi giữa thông tin KTQT và KTTC, nâng cao hiệu quả của công tác kế toán trong DN.                                   

                       

       Kế toán trong doanh nghiệp tổ chức thành 2 phòng: Phòng KTQT và phòng KTTC. Trong phòng KTQT được tổ chức thành 3 bộ phận chính: Bộ phận dự toán, bộ phận phân tích và bộ phận dự án. Đồng thời 3 bộ phận này sẽ trực tiếp điều hành các phần hành KTQT doanh thu, KTQT chi phí, KTQT công nợ,...

         Phòng KTTC: có nhiệm vụ thu thập thông tin để lập BCTC, cung cấp thông tin cho đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. Những nội dung thuộc về chi tiết trước đây có liên quan đến nội dung KTQT sẽ chuyển đến phòng KTQT.

          Phòng KTQT: có nhiệm vụ là tổ chức và thực hiện các công việc của KTQT, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin KTQT trực tiếp cho nhà quản trị doanh nghiệp trong việc phân tích tình hình ra quyết định chi phí. KTQT chi phí ở các trung tâm chi phí tại các nơi nuôi trồng thủy sản, các xí nghiệp chế biển,..Chức năng của bộ phận tại các trung tâm này là thu thập, xử lý thông tin chi phí ban đầu, lập báo cáo gởi về phòng KTQT và lập các báo cáo KTQT cung cấp thông tin cho nhà quản trị của trung tâm chi phí. 

(2) Thiết lập mối liên hệ cung cấp thông tin giữa KTQT và KTTC

   Giữa KTQT và KTTC cần xây dựng mối quan hệ chặt chẽ trong việc thu nhận và cung cấp thông tin lẫn nhau, điều đó thể hiện như sau:

   - Nhóm tổng hơp, phân tích và tư vấn (phần KTQT) được nhóm kế toán tổng hợp của KTTC cung cấp các báo cáo thực hiện cũng như các thông tin khác làm cơ sở đánh giá kết quả, từ đó xây dựng định mức các chi phí, tiêu thức phân bổ cho hợp lý,...

   - Nhóm vừa đảm nhận công việc của KTTC và công việc của KTQT thuộc từng phần hành kế toán phải đảm bảo thông tin kế toán chi tiết được hệ thống hóa trên sổ kế toán nhanh chóng đáp ứng các quyết định quản trị và đồng thời thông tin này là căn cứ để tổng hợp các chỉ tiêu liên quan đến việc lập BCTC.       

   (3) Thiết lập mối quan hệ giữa bộ phận kế toán với bộ phận chức năng khác phục vụ việc lập báo cáo KTQT

    Phòng kế toán cần có quy định phối hợp trong việc cung cấp các thông tin giữa bộ phận kế toán với các bộ phận liên quan để cung cấp thông tin phục vụ cho quản trị doanh nghiệp:

    + Bộ phận dự toán: Có nhiệm vụ xây dựng các báo cáo dự toán ngắn hạn và các báo cáo đánh giá trách nhiệm quản lý. Kế toán tổng hợp, kế toán chi phí của KTTC cung cấp các báo cáo thực hiện để làm cơ sở cho việc xây dựng các dự toán sản xuất kinh doanh hay các kế hoạch hoạt động của DN. Bộ phận dự toán này cần có những thông tin định mức tiêu hao nhiên liệu và các định mức khác.

   + Bộ phận phân tích: Bộ phận này có nhiệm vụ phân tích, đánh giá quá trình sử dụng chi phí thực tế trong DN, đánh giá kết quả thực hiện so với dự toán chi phí cũng như đánh giá về trách nhiệm sử dụng chi phí ở các bộ phận trong DN.

   + Bộ phận dự án: Có nhiệm vụ thu thập thông tin phù hợp để trợ giúp nhà quản trị quyết định lựa chọn các quyết định về giá bán sản phẩm, quyết định ký kết các hợp đồng, quyết định tiếp tục sản xuất hay thuê ngoài,....

(4) Xử lý thông tin từ tài liệu của KTTC để phục vụ cho KTQT

     KTQT được kết hợp chặt chẽ với KTTC trong cùng một quá trình xử lý thông tin, trên cùng hệ thống kế toán thống nhất. KTQT và KTTC cùng sử dụng một thông tin đầu vào, KTQT có thể sử dụng thông tin của KTTC cung cấp để xây dựng thông tin theo chức năng của mình. Thiết kế và xử lý các chứng từ kế toán nội bộ, chi tiết và cụ thể phục vụ cho việc thu thập thông tin KTQT về chứng từ sử dụng, tài khoản sử dụng và sổ sách kế toán...

KẾT LUẬN

          Hệ thống thông tin KTQT trong DN sản xuất thực sự đóng vai trò quan trong trong quá trình quản lý và điều hành. Chính vì vậy, nhà quản trị cần quan tâm để việc xây dựng hệ thống thông tin từ chứng từ, hệ thống tài khoản, hệ thống sổ sách và hệ thống báo cáo KTQT cho phù hợp với công tác quản lý và đặc điểm sản xuất kinh doanh riêng của DN. Từ đó tạo điều kiện trong việc cung cấp thông tin phục vụ cho nhà quản trị thực hiện tốt các chức năng của mình.

-----------------------------------------------------

Tài liệu tham khảo

[1] Bộ tài chính (2006), Thông tư 53/2006/TT-BTC “ Hướng dẫn áp dụng kế toán quản trị trong các doanh nghiệp”

[2] PGS.TS. Phạm Văn Dược - TS. Huỳnh Lợi (2009), Mô hình và cơ chế vận hành kế toán quản trị, NXB tài chính

[3] TS. Bùi Công Khánh, Tạp chí kế toán và kiểm toán số tháng 12/2012

[4] Đặng Văn Thanh, Võ Đình Hảo, Mô hình tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán, NXB tài chính, Hà Nội

[5] ThS. Nguyễn Thị Hồng Ngọc, Thực trạng của hệ thống thông tin kế toán quản trị trong quá trình hội nhập và hướng hoàn thiện, Tạp chí công thương, Số 26, tháng 11 năm 2021.

 

 


» Danh sách Tập tin đính kèm:

» Các tin khác: