18/08/2015 09:10:40 AM

Bài viết

Bài viết - ThS. Lê Thị Huyền Trâm - MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP MÃ HÓA DỮ LIỆU KẾ TOÁN

MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP MÃ HÓA DỮ LIỆU KẾ TOÁN

 

Ngày nay, mạng máy tính ra đời đã mang lại cho con người rất nhiều lợi ích trong việc trao đổi và xử lý thông tin một cách nhanh chóng và chính xác . Nó đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để quản lý, lưu trữ thông tin thì cần thiết phải mã hóa dữ liệu. Bài viết này đề cập đến một số phương pháp mã hóa dữ liệu kế toán hiện nay nhằm giúp doanh nghiệp có thể đảm bảo an toàn trong lưu trữ và quản lý thông tin

Từ khóa: Thôngtin , dữ liệu, mã hóa , phươngpháp

1. Khái niệm và sự cần thiết phải mã hóa

     Mã hoá là quá trình sử dụng một bộ các ký tự để nhận diện duy nhất các đối tượng cần quản lý. Hay nói cách khác mã hóa được hiểu là các ký tự hay chữ số được kết hợp với nhau theo một nguyên tắc có hệ thống, logic để phản ánh thông tin đối tượng được mã hóa. 

Việc mã hóa rất quan trọng trong việc quản lý cơ sở dữ liệu kế toán, cụ thể:

 - Tránh nhầm lẫn các đối tượng kế toán.

- Truy cập dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng

- Phân định và tổ chức các phần hành kế toán riêng biệt, rõ ràng một cách khoa học, tạo thuận lợi tốt nhất trong công tác đối chiếu, quản lý công nợ, xử lý thừa thiếu tiền vốn, vật tư, hàng hóa.

Ngoài ra thông qua mã hóa, việc truy tìm số liệu sẽ khó khăn, chậm chạp nếu không nắm được bộ mã kế toán. Điều này, giúp ta bảo mật được thông tin cần quản lý đối với các đối tượng bên ngoài.

2. Nguyên tắc tạo mã

Để công tác mã hóa các đối tượng kế toán mang tính khoa học, tạo thuận lợi cho việc quản lý dữ liệu, cập nhật số liệu và nhất là truy xuất thông tin, yêu cầu bộ mã được xây dựng phải đảm bảo các yếu tố:

- Có độ dài gọn và đủ: yêu cầu này đòi hỏi phải xác định phạm vi quản lý gồm bao nhiêu loại, mỗi loại có bao nhiêu đối tượng. Vì vậy, muốn xác định độ dài của bộ mã ta phải phân loại đối tượng.

- Dễ nhớ : Thông thường mã hóa là một loạt các ký hiệu khó nhớ, nhất là đơn vị SXKD có qui mô hoạt động lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và thường xuyên. Việc đặt mã số phải mang các đặc điểm nhằm giúp người quản lý gợi nhớ. Điều này sẽ giúp việc truy xuất thông tin thuận lợi và nhanh chóng.

- Dễ bổ sung: yêu cầu này đòi hỏi bộ mã phải đủ dài để khi có bất kỳ phát sinh mới nào cũng có thể bổ sung vào bộ mã được, ngăn ngừa tình trạng bộ mã sẽ quá tải, không đủ chứa khi lượng vật tư, hàng hóa hoặc khách hàng tăng lên ngoài dự kiến.

- Tính nhất quán: Một mặt hàng có nhiều tên gọi chắc chắn sẽ gây nhầm lẫn trong việc mã hóa, cập nhật và truy xuất dữ liệu. Nhất là khi bộ mã lớn khoản vài ngàn mẩu tin, thì việc một mặt hàng, hoặc khách hàng có nhiều tên gọi sẽ dẫn đến có nhiều mã số, và như vậy sẽ có nhiều kết quả cho cùng một đối tượng được quản lý, kết quả dễ bị sai lệch.

3. Một số phương pháp mã hóa dữ liệu kế toán

       * Mã liên tiếp

            - Đối tượng mới xuất hiện được gán bằng kí tự kế tiếp của mã đối tượng trước nó. Đây là  mã sử dụng các ký tự chữ số theo trình tự để đảm bảo liên tục, không có khoảng trống trong mã để  phản ảnh các đối tượng theo trình tự thời gian hoặc một trình tự nào đó.Mã này có thể sử dụng để xác định mã/ số chứng từ 

- Ví dụ: DN lập một phiếu chi tiền mặt có số phiếu là 25, phiếu chi lập ngay trước đó là 24 và phiếu sau nó sẽ có số  26

- Ưu điểm: Ngắn gọn, xây dựng rất dễ dàng, thuận lợi trong việc tạo mã tự động bằng máy tính.

-  Nhược điểm:  Không gợi nhớ, không cho phép chèn thêm mã mới vào giữa hai mã cũ, không phân nhóm khó khăn trong sử dụng, công tác tổng hợp, thống kê.

* Mã khối

- Mã được phân thành các khối, mỗi khối có một ý nghĩ hay thông tin về đối tượng được mã hóa. Trong mỗi khối, mã được trình bày theo trình tự.

- Ví dụ: DN sử dụng mã có độ rộng 3 ký tự để mã hoá hàng hoá như sau:

 + 001 - 199: mã hoá các loại bóng đèn.

+ 200 - 299: mã hoá các loại chuôi đèn.

+ 300 -399: mã hoá các loại máng đèn.

- Ưu điểm: Phát triển hơn so với mã trình tự trong việc phân loại các đối tượng ra

-  Nhược điểm:   Không có tính gợi nhớ, khó dự đoán được lượng đối tượng phát sinh trong tương lai.

* Mã tự kiểm

-  Thêm vào bên phải mã đối tượng một vùng khoá kiểm tra. Vùng khoá kiểm tra được tạo ra từ chính mã đối tượng trước đó theo một thuật toán, công thức nào đó.

- Ví dụ: Mã sản phẩm gồm 2 nhóm, nhóm 1 gồm 4 chữ số mô tả nhà sản xuất, nhóm 2 gồm 4 chữ số mô tả sản phẩm. 

- Ưu điểm:  Giúp kiểm soát thông tin kế toán tốt hơn, phù hợp với công tác kế toán trên máy vi tính, máy sẽ nhận diện nếu nhập mã sai

-  Nhược điểm:  Độ dài mã sẽ lớn hơn

* Mã phân cấp

- Mã một đối tượng được phân thành các nhó ký tự có mối quan hệ phụ thuộc chặt chẽ với nhau theo chiều từ trái qua phải. Từ mã ban đầu của một đối tượng (đối tượng cấp trên), thêm một hoặc một nhóm kí tự về bên phải để được mã cho đối tượng mới (đối tượng cấp dưới).

- Ví dụ: hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam

            + Mã hiệu tên tài khoản 112 là Tiền gửi ngân hàng

              + 1121 Tiền gửi ngân hàng bằng VNĐ

 - Ưu điểm:  Linh hoạt, dễ sửa chữa, dễ phát triển.
 -  Nhược điểm:  Bộ mã cồng kềnh

* Mã gợi nhớ

- Mã hoá đối tượng bằng các kí tự cho phép nhận diện, mô tả thuộc tính của chính đối tượng đó.

- Ví dụ: phiếu thu được mã hóa là PT, Hóa đơn mã hóa là HĐ

- Ưu điểm:  Xây dựng mã đơn giản, dễ nhớ, dễ hiểu nên thuận tiện trong sử dụng, dễ dàng chèn thêm mã mới tương ứng với thuộc tính của đối tượng

- Nhược điểm: Phụ thuộc vào văn hóa, hay thói quen người sử dụng.
 

          Mỗi phương pháp mã hóa đều có những ưu và nhược điểm riêng, tùy vào đặc điểm của đối tượng kế toán, đặc thù của doanh nghiệp cần chọn phương pháp mã hóa sao cho phù hợp, góp phần kiểm soát tốt thông tin trong doanh nghiệp.

 

Tài liệu tham khảo:

1. TS. Trần Thị Song Minh(2010), Giáo trình Kế toán máy

2. http://ketoangioi.net/tai-lieu-ke-toan/cach-ma-hoa-san-pham-ma-hoa-du-lieu-cho-ke-toan-kho4.

3. http://tailieu.vn/doc/chuong-2-ma-hoa-du-lieu-ke-toan-1018625.html

4. Các website: www.mof.gov.vn; www.vcci.com.vn.

 

 

» Tin mới nhất:

» Các tin khác: