18/09/2022 01:37:30 PM

Bài viết

Bài viết - ThS Nguyễn Thị Đoan Trang - Người bán hàng, cung cấp dịch vụ được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử
Người bán hàng, cung cấp dịch vụ được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử

ThS. Nguyễn Thị Đoan Trang – Đại học Duy Tân

Tóm tắt

Ngày 17/9/2021, Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 78/2021/TT-BTC hướng dẫn một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ. Một trong những điểm mới của Thông tư số 78/2021/TT-BTC, ngày 17/9/2021 được Bộ Tài chính quy định là người bán, cung cấp dịch vụ được ủy nhiệm bên thứ 3 lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ và bài viết này sẽ trao đổi về việc người bán hàng, cung cấp dịch vụ được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử.

 

Từ khoá: Hoá đơn điện tử, uỷ nhiệm, ….

Theo Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011 thì hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Sử dụng hóa đơn điện tử là một trong những phương tiện rất phù hợp với tổ chức, doanh nghiệp. Từ đó, giúp cho doanh nghiệp có thể phát hành, phân phối, xử lý nghiệp vụ. Hoá đơn điện tử giúp nhà nước quản lý tốt việc xuất hoá đơn và khách hàng nhận hoá đơn cũng dễ dàng hơn.

Hiện nay, hóa đơn điện tử được chia làm 4 loại: Hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác. Trong đó hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn này được áp dụng cho những người mua bán hàng hóa phải kê khai thuế gia tăng theo hình thức trừ khấu hao. Hóa đơn xuất khẩu là hóa đơn này dùng cho hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ qua bên nước ngoài. Việc xuất và thu chi ở thuế quan phải theo hình thức và nội dung của luật quốc tế, cùng với theo quy định của luật thương mại cũng như luật thương mại điện tử. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn này được áp dụng cho những người mua bán hàng hóa phải kê khai thuế gia tăng theo hình thức trực tiếp. Các loại hóa đơn khác bao gồm vé điện tử, thẻ điện tử, tem điện tử, phiếu xuất kho, các chứng từ điện tử có cùng nội dung nhưng khác về mặt tên gọi như phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,…

Về nguyên tắc, để sử dụng hoá đơn điện tử cần đảm bảo là phải xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất. Đối với hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là hoá đơn điện tử. Hoá đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

Thứ nhất, có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hoá đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hoá đơn điện tử.

Thứ hai, tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hoá đơn điện tử.

Thứ ba, thông tin chứa trong hoá đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Và một hóa đơn điện tử hợp pháp thì hoá đơn điện tử phải đáp ứng được nội dung về: Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính; Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán; Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua; Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ; Chữ ký số điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán; Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.

Việc ủy nhiệm cho bên thứ ba sử dụng hóa đơn của mình để bán hàng đã có từ trước đây, gần nhất là quy định tại Thông tư 153/2010/TT-BTC với hóa đơn giấy, Thông tư 32/2011/TT-BTC áp dụng cho hóa đơn điện tử và Thông tư 39/2014/TT-BTC áp dụng cho cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử. Theo quy định mới nhất về ủy nhiệm lập hóa đơn, đối tượng được quyền ủy nhiệm hóa đơn đã có sự thay đổi. Thông tư 153/2010, Thông tư 32/2011 và Thông tư 39/2014 trước đây quy định: “Người bán hàng được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn” và “Người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ là tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ”. Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (Khoản 7 Điều 4) quy định đã thu hẹp lại hơn: “Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ”.

Như vậy, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không còn là người được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn nữa. Tại Điều 3 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định chi tiết hơn về bên thứ ba – bên nhận ủy nhiệm lập hóa đơn như sau: “Bên thứ ba (là bên có quan hệ liên kết với người bán, là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hoá đơn điện tử và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử) lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hoá, dịch vụ”.

Trong đó, bên có quan hệ liên kết với người bán có mối quan hệ về mặt tổ chức bộ máy, quan hệ về kinh tế được quy định tại điều 5 Nghị định số 132/2020/NĐ-CP.

Theo thông tư số 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử ủy nhiệm phải thể hiện rõ ràng, đúng thực tế phát sinh về tên, địa chỉ, mã số thuế bên uỷ nhiệm và bên nhận ủy nhiệm

Đối với ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản hợp đồng hoặc thỏa thuận) giữa hai bên và phải thể hiện đầy đủ các thông tin sau: Thông tin về bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm (tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số); Thông tin về hoá đơn điện tử ủy nhiệm (loại hoá đơn, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn); Mục đích ủy nhiệm; Thời hạn ủy nhiệm; Phương thức thanh toán hoá đơn ủy nhiệm (ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm).

Bên cạnh đó, thông tư cũng nêu rõ là việc ủy nhiệm được xác định là thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, do đó bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải thông báo cho cơ quan thuế theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm sử dụng Mẫu số 01 ĐKTĐ/HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo với cơ quan thuế về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, bao gồm cả trường hợp chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hoá đơn điện tử theo thỏa thuận giữa các bên.

Bên ủy nhiệm điền thông tin của bên nhận ủy nhiệm, bên nhận ủy nhiệm điền thông tin của bên ủy nhiệm tại Mẫu số 01ĐKTĐ/HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP như sau: Đối với bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm tại Phần 5 “Danh sách chứng thư số sử dụng” điền thông tin đầy đủ chứng thư số sử dụng của cả hai bên; Đối với bên nhận ủy nhiệm tại cột 5 Phần 6 “Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn” điền thông tin tên, tổ chức ủy nhiệm và mã số thuế của bên ủy nhiệm.

Về trách nhiệm của bên ủy nhiệm và bên lập ủy nhiệm, khi thực hiện ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử: Các bên phải niêm yết trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng để người mua được biết. Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hoá đơn điện tử theo thỏa thuận giữa các bên thì hai bên hủy các niêm yết, thông báo trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng về việc ủy nhiệm lập hóa đơn. Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ để chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử có trách nhiệm lưu trữ văn bản ủy nhiệm và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Trách nhiệm của bên ủy nhiệm được xác định cụ thể: Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm cần lập văn bản pháp lý. Dùng xác nhận việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử giữa hai bên. Bên ủy nhiệm cần gửi văn bản thông báo ủy nhiệm tới cơ quan thuế quản lý. Lưu ý gửi chậm nhất là 03 ngày trước khi bên được ủy nhiệm tiến hành tạo lập hóa đơn.

Đến hết hạn ủy nhiệm, hoặc một trong hai bên muốn chấm dứt quyết định ủy nhiệm trước thời hạn. Thì hai bên tiến hành xác định và thông báo bằng văn bản. Chỉ khi văn bản này có hiệu lực thì quyết định chấm dứt thời gian ủy nhiệm mới chính thức có hiệu lực. Lập báo cáo tổng hợp định kỳ về tình hình sử dụng những hóa đơn ủy nhiệm. Báo cáo hàng quý về việc khởi tạo, sử dụng chỉnh lý hóa đơn theo quy định của cơ quan thuế.

Trách nhiệm của bên nhận ủy nhiệm: Bên nhận ủy nhiệm tiến hành khởi tạo hóa đơn theo đúng quy định. Gửi thông báo nhận ủy nhiệm đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Lưu ý gửi chậm nhất là 03 ngày trước khi tiến hành lập hóa đơn ủy nhiệm đầu tiên. Tiến hành niêm yết thông báo ủy nhiệm tại nơi bán hàng hóa, dịch vụ được ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử để người mua hàng hóa, dịch vụ được biết. Khi hết thời gian, bên nhận ủy nhiệm tiến hành tháo bỏ ngay những bảng thông báo đã niêm yết. Báo cáo tổng kết định kỳ về tình hình sử dụng các hóa đơn được ủy nhiệm.

Việc ủy nhiệm cần đúng với quy định của pháp luật. Các bên liên quan cần lưu ý một số điểm sau: Đơn vị ủy nhiệm phải được ghi lên hóa đơn điện tử được lập; Nội dung cần đẩy đủ các thông tin như: hình thức hóa đơn, loại hóa đơn. Ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn, mục đích ủy nhiệm. Thời hạn ủy nhiệm, phương thức giao nhận hoặc phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm.

Bên ủy nhiệm phải lập thông báo ủy nhiệm có ghi đầy đủ các thông tin về hóa đơn ủy nhiệm. Mục đích ủy nhiệm, thời hạn ủy nhiệm dựa trên văn bản ủy nhiệm đã ký kết. Đồng thời có tên, chữ ký dấu của đại diện bên ủy nhiệm cho bên nhận ủy nhiệm.

Đơn vị nhận ủy nhiệm được bắt đầu khởi tạo. Sau đó xuất hóa đơn bắt đầu từ ngày được viết trong văn bản ủy nhiệm.

Bên ủy nhiệm lập hóa đơn chịu hoàn toàn trách nhiệm về việc tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn theo đúng quy định về hóa đơn kinh doanh hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Không tiến hành uỷ nhiệm việc lập hóa đơn kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho cá nhân hoặc tổ chức không có hoạt động kinh doanh.

Các đơn vị hoặc chi nhánh không có chức năng kinh doanh hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không có quyền nhận ủy nhiệm.

Hoá đơn điện tử sau khi lập xong phải lưu trữ và bảo quản cẩn thận, theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên. Đối với người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin. (Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và thoả mãn điều kiện về nội dung của hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết. Nội dung của hóa đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong. khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó. hóa đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định. nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.

Kết luận

          Như vậy, Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định chi tiết hơn về bên thứ ba – bên nhận ủy nhiệm lập hóa đơn là bên có quan hệ liên kết với người bán, là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hoá đơn điện tử và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hoá, dịch vụ. Những quy định cụ thể như vậy sẽ giúp các doanh nghiệp xuất hoá đơn hợp pháp, đúng quy định.

Tài liệu tham khảo

1.     Thông tư số 78/2021/TT-BTC 

2.     Nghị định 123/2020/NĐ-CP

3.     Thông tư 32/2011/TT-BTC 

 

 

 

 

» Danh sách Tập tin đính kèm:

» Các tin khác: