17/03/2023 05:16:34 PM

Bài viết

Bài viết - ThS. Nguyễn Thị Khánh Vân - Phần mềm kế toán và lợi ích của ứng dụng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
Phần mềm kế toán và lợi ích của ứng dụng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

Nguyễn Thị Khánh Vân – Khoa Kế toán

          Theo Maziyar Ghasemi và ctg (2011) thì phần mềm kế toán là một trong những công cụ được sử dụng trong xử lý kế toán. Có hai loại phần mềm kế toán gồm phần mềm kế toán đơn lẻ (low-end) và phần mềm kế toán có tích hợp (high-end). Low-end là phần mềm tất cả trong một (all-in-one), nghĩa là tất cả các chức năng của hệ thống kế toán được kết hợp trong một phần mềm. Do đó, phần mềm low-end được sử dụng cho các doanh nghiệp nhỏ. Ngược lại, high-end là nhóm phần mềm tích hợp các hoạt động của doanh nghiệp, được hiểu như là nhóm phần mềm tương tự có tính năng như ERP và thường được ứng dụng trong các doanh nghiệp có quy mô lớn. Trong nghiên cứu này, thuật ngữ “phần mềm kế toán” để chỉ hai loại phần mềm đó là: phần mềm kế toán đơn lẻ và phần mềm kế toán có tích hợp

Nhiều nghiên cứu cho thấy việc triển khai hệ thống phần mềm có ảnh hưởng đến quy trình và vai trò của kế toán. Theo Booth và ctg (2000); Rom và Rohde (2006); việc ứng dụng các giải pháp phần mềm đã thúc đẩy việc áp dụng các phương thức và nghiệp vụ
kế toán mới trong doanh nghiệp. Kết quả nghiên cứu cho thấy rằng hệ thống phần mềm
có khả năng tạo ra nguồn dữ liệu cho các phương thức kế toán mới, hỗ trợ cho việc thu
thập dữ liệu và khoanh vùng công tác tổ chức của kế toán quản trị, giúp người kế toán
viên có thể thực hiện các nghiệp vụ thường xuyên, hiệu quả hơn, xử lý các cơ sở dữ liệu
lớn và nhanh hơn cũng như hoàn thành báo cáo nhanh hơn và linh hoạt hơn.

Spathis (2006) cũng sử dụng bảng phân loại lợi ích của Shang và Seddon (2002) để phân loại và kiểm tra các lợi ích mang lại cho hoạt động kế toán tài chính từ việc áp dụng
ERP. Spathis (2006) đã phân loại lợi ích của hệ thống thông tin doanh nghiệp thành các
khía cạnh bao gồm: lợi ích về mặt tổ chức, lợi ích về phương diện hoạt động kinh doanh,
lợi ích về phương diện quản lý và lợi ích về công nghệ thông tin. Trong phân tích của
mình, ông đưa ra giả thuyết rằng lợi ích kế toán có thể được giải thích bởi các sự thay
đổi: lý do triển khai hệ thống thông tin doanh nghiệp, số lượng mô-đun của hệ thống
thông tin doanh nghiệp, chi phí theo tỷ lệ doanh thu và tổng tài sản của công ty. Theo
khảo sát này, đối với một công ty có hệ thống kế toán có thể tích hợp với các bộ phận
khác trong doanh nghiệp, thì sẽ tạo ra những lợi ích kế toán như: tăng tính linh hoạt trong việc tạo ra thông tin, tăng cường tích hợp ứng dụng, cải thiện chất lượng báo cáo, quyết
định quản trị dựa trên thông tin kế toán kịp thời và đáng tin cậy. Những kết quả này phù hợp với kết quả nghiên cứu của Spathis, Ananiadis, (2005), Kanellou và Spathis (2007),
Granlund và Malmi (2002); Velcu (2007).

Theo Shang và Seddon (2002), hệ thống phần mềm có tính tích hợp sẽ giúp mang lại các lợi ích về kế toán tương tự như lợi ích của phần mềm ERP đã được phát triển bởi Deloitte Consulting (1998), O'Leary (2004), Spathis (2006) và Esteves (2009). Kết quả phân tích cho thấy, nhìn chung việc triển khai hệ thống phần mềm đã đem lại những lợi ích to lớn cho hoạt động kế toán nói chung như sau:

· Tính hiệu quả: Với khả năng cung cấp thông tin tài chính và quản trị một cách đa chiều và nhanh chóng, phần mềm kế toán giúp cho chủ doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn và hiệu quả hơn. Mặt khác, công tác kế toán thủ công đòi hỏi cần nhiều nhân sự làm kế toán. Trong khi phần mềm kế toán do tự động hóa hoàn toàn các công đoạn tính toán lưu trữ, tìm kiếm và kết xuất báo cáo nên tiết kiệm được nhân sự và thời gian, chính điều này đã góp phần tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

· Tính chính xác: Phần mềm được thiết kế bằng công thức và việc tính toán được thực hiện một cách tự động khi nhận được “lệnh” từ người sử dụng. Do đó việc tính toán của phần mềm đảm bảo chính xác nếu như quá trình nhập liệu ban đầu là chính xác, dữ liệu tính toán kết xuất ra báo cáo đều căn cứ vào một nguồn duy nhất là các chứng từ gốc được nhập vào nên dữ liệu được cung cấp bằng phần mềm kế toán mang tính nhất quán cao. Trong khi đó, với công tác kế toán thủ công, thông tin trên một chứng từ có thể do nhiều kế toán viên ghi chép trên nhiều sổ sách theo bản chất nghiệp vụ mà mình phụ trách, nên dễ dẫn tới tình trạng sai lệch dữ liệu trên các sổ khi tổng hợp, kéo theo công tác kế toán tổng hợp bị sai lệch. Và khi phát hiện sai sót thì việc chỉnh sửa báo cáo cũng mất nhiều thời gian do phải chỉnh sửa lại số liệu từ đầu.

· Tính kịp thời: Khi ứng dụng phần mềm vào công tác kế toán, nhà quản lý sẽ được
cung cấp thông tin kế toán bất kỳ lúc nào và bất kỳ thời điểm nào mà họ yêu cầu.
Điều này giúp cho nhà quản lý kịp thời hoạch định và điều chỉnh kế hoạch hoạt động một cách nhanh chóng và hiệu quả Tính tiết kiệm thời gian: Nếu như kế toán thủ công mất ít nhất vài ngày để chỉnh sửa lỗi do cộng sai số tổng cộng của sổ, chuyển sổ, phân bổ chi phí ... thì phần mềm kế toán chỉ mất vài phút để chỉnh lại các sai sót đã thực hiện. Do phần mềm được cài công thức tự động, chỉ cần chỉnh lại một thông số thì lập tức số liệu trên
các báo cáo cũng thay đổi theo.

· Tính tiết kiệm chi phí: Phần mềm kế toán ứng dụng tự động hóa hoàn toàn các công đoạn tính toán, lưu trữ và kết xuất báo cáo nên bộ phận kế toán máy chỉ cần ít nhân sự so với khi thực hiện công tác kế toán thủ công.

· Tính chuyên nghiệp: Bằng việc sử dụng phần mềm kế toán, toàn bộ hệ thống sổ sách của doanh nghiệp được in ấn sạch sẽ (không bị tẩy xóa), đẹp và nhất quán theo các chuẩn mực quy định. Điều này giúp doanh nghiệp thể hiện được tính chuyên nghiệp của mình với các khách hàng, đối tác và đặc biệt là các nhà tài chính, kiểm toán và đầu tư. Đây là một yếu tố có giá trị khi xây dựng một thương hiệu cho riêng mình.

· Tính cộng tác: Các phần mềm kế toán ngày nay đều cung cấp đầy đủ các phần hành kế toán từ mua hàng, bán hàng, …cho tới lương, tài sản cố định và cho phép nhiều người làm kế toán cùng làm việc với nhau trên cùng một dữ liệu kế toán.

Như vậy, trong môi trường làm việc này số liệu đầu ra của người này có thể là số liệu đầu vào của người khác và toàn bộ hệ thống tích hợp chặt chẽ với nhau tạo ra một môi trường làm việc cộng tác và cũng biến đổi cả văn hóa làm việc của doanh nghiệp theo chiều hướng chuyên nghiệp và tích cực hơn.

· Thuận tiện trong định dạng dữ liệu các báo cáo: Dữ liệu được lưu trữ trong phần mềm kế toán. Hầu hết các mẫu biểu báo cáo theo yêu cầu của cơ quan nhà nước và yêu cầu của doanh nghiệp điều được thiết lập sẵn. Khi cần người dùng có thể dùng lệnh để kết xuất ra màn hình dưới các dạng file word, PDF, Excel ...

Như vậy, lợi ích kế toán do ứng dụng phần mềm là những ảnh hưởng tích cực của ứng dụng phần mềm kế toán đến quy trình, phương thức, nghiệp vụ và vai trò của kế toán thể hiện trên các khía cạnh Lợi ích về mặt tổ chức, Lợi ích về vận hành; Lợi ích về phương diện quản lý; Lợi ích về công nghệ thông tin…

» Danh sách Tập tin đính kèm:

» Các tin khác: