16/11/2023 09:43:29 AM

Bài viết

Bài Viết - ThS. Nguyễn Lê Nhân - Sự cần thiết phải xây dựng bộ mã các đối tượng kế toán trong Hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp

Sự cần thiết phải xây dựng bộ mã các đối tượng kế toán trong Hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp

SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG BỘ MÃ CÁC ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN

GV: Nguyễn Lê Nhân

Xây dựng bộ mã của các đối tượng kế toán (hay còn gọi các danh mục từ điển kế toán) là một nội dung rất quan trọng trong quá trình ứng dụng tin học hóa công tác kế toán tại các doanh nghiệp. Sự thành công và hiệu quả của việc sử dụng, khai thác một phần mềm kế toán phụ thuộc rất nhiều vào việc xây dựng các bộ mã của các đối tượng kế toán.

Đối tượng kế toán là toàn bộ những gì kế toán phải ghi nhận, xử lí và cung cấp thông tin. Đó chính là tài sản, nguồn vốn và sự vận động của chúng trong suốt quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trước hết, để tiến hành hoạt động thì doanh nghiệp cần phải có các loại tài sản hữu hình và vô hình như nhà cửa, máy móc, thiết bị, kho tàng, phương tiện vận tải, các loại nguyên nhiên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa, thành phẩm, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản mà các đơn vị và cá nhân thiếu nợ doanh nghiệp, các khoản thuộc về lợi thế thương mại, bằng phát minh, sáng chế, thương hiệu… Mỗi loại trên đây lại bao gồm rất nhiều các đối tượng chi tiết khác nhau cần phải được quản lí, hạch toán và cung cấp thông tin một cách cụ thể. Ví dụ, thông tin về tình hình và sự biến động của từng loại máy móc thiết bị, từng loại hàng hóa, công nợ của từng khách hàng, từng loại ngoại tệ, số dư tiền gửi tại từng ngân hàng… Bên cạnh đó, các loại tài sản nói trên được hình thành từ nhiều nguồn vốn khác nhau. Mỗi nguồn vốn cũng phải được hệ thống thông tin kế toán theo dõi, phản ảnh một cách rất chi tiết, cụ thể như tình hình vay của từng ngân hàng, tình hình nợ từng nhà cung cấp, phần vốn góp của từng cá nhân, đơn vị… Các đối tượng kế toán thường xuyên vận động, thay đổi trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Tính chất đa dạng và thường xuyên vận động của các đối tượng kế toán đòi hỏi kế toán trong mỗi doanh nghiệp phải tổ chức phân loại, theo dõi phản ánh một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống nhằm ghi nhận, xử lí và cung cấp thông tin về từng lần biến động của mỗi đối tượng, tình hình tại mỗi thời điểm và sự biến động từng loại đối tượng cụ thể. Đồng thời, kế toán cũng phải tổng hợp và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong mỗi kì kinh doanh. 

Trong điều kiện hạch toán thủ công, các đối tượng kế toán được nhận diện, theo dõi, quản lí một cách chi tiết trên cơ sở tên gọi của nó. Ví dụ “Sắt tròn phi 12” hoặc “Công nợ của khách hàng ABC”… Đối với các doanh nghiệp quy mô lớn, có những loại tài sản bao gồm hàng trăm, thậm chí hàng ngàn đối tượng chi tiết khác nhau thì việc nhận diện để theo dõi, quản lí và hạch toán chỉ dựa trên cơ sở tên của đối tượng sẽ gặp phải rất nhiều khó khăn. Ví dụ, trong trường hợpdoanh nghiệp có nhiều khách hàng trùng tên nhau, hoặc các loại vật tư hàng hóa có cùng một tên gọi nhưng khác nhau về xuất xứ, chất lượng, phẩm cấp. Ví dụ, cần phân biệt sắt tròn phi 12 của công ti Thái Nguyên và của công ti Việt Úc, thì  việc quản lí, hạch toán chỉ dựa vào tên đối tượng sẽ trở nên rắc rối, phức tạp, dễ sai sót, nhầm lẫn. Ngoài ra, việc quản lí theo tên các đối tượng chỉ giúp nhận diện được các loại đối tượng khác nhau nhưng không cho phép thống kê, tính toán và cung cấp thông tin nhanh chóng về một nhóm các đối tượng có chung một thuộc tính nào đó.

Việc ứng dụng tin học vào công tác quản lí nói chung và hạch toán kế toán nói riêng cho phép hạn chế những rủi ro gây nhầm lẫn, sai sót nêu trên và cung cấp các thông tin nhanh chóng về từng thuộc tính của một nhóm các đối tượng thông qua việc nhận diện và xử lí trên bộ mã các đối tượng thay vì dựa hoàn toàn vào tên gọi của nó. Điều này đặt ra yêu cầu xây dựng bộ mã cho tất cả các đối tượng kế toán sao cho vừa đảm bảo tính khoa học, vừa thuận tiện cho người sử dụng. Đây cũng chính là điều kiện quan trọng trong việc triển khai tin học hóa công tác kế toán.

 Xây dựng bộ mã các đối tượng kế toán là thực hiện việc phân loại, sắp xếp các đối tượng kế toán thông qua việc biểu diễn các đối tượng theo những quy ước ngắn gọn nhưng bao hàm đầy đủ các thuộc tính cơ bản của nó. Đây có thể xem là công việc xác lập một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn.

Tài liệu tham khảo

1.      Nguyễn Mạnh Toàn, Huỳnh Thị Hồng Hạnh, Tổ chức dữ liệu kế toán trong điều kiện tin học hóa, Tạp chí Kế toán và Kiểm toán, Số 91, 2011.

» Các tin khác: