Bài viết

Giai đoạn

Sai phạm có thể xảy ra

Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng

- Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận nhưng không được phê duyệt

- Đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng

- Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giá hay một số điều khoản bán hàng hoặc nhầm lẫn giữa đơn đặt hàng của khách hàng này với khách hàng khác. Sai phạm này sẽ ảnh hưởng các bước tiếp theo trong chu trình bán hàng-thu tiền, gây ảnh hưởng  không tốt cho khách hàng và tác động xấu đến hình ảnh của đơn vị.

Xét duyệt bán chịu

- Bán chịu cho những khách hàng, không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu dẫn đến mất hàng, không thu được tiền.

- Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu để đẩy mạnh doanh thu bán  hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức.

Giao hàng

- Giao hàng khi chưa được xét duyệt

- Giao hàng không đúng chủng loại, số lượng hoặc không đúng khách hàng

- Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xác định được người chịu trách nhiệm

- Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng

Lập hóa đơn

- Ban hàng nhưng không lập hóa đơn.

- Lập  hóa đơn sai về giá trị, tên, MST, địa chỉ của khách hàng

- Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn 

Ghi chép doanh thu và theo dõi nợ phải thu khách hàng

-Ghi nhận sai tên khách hàng

- Ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu khách hàng

- Ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hóa đơn

- Quản lý nợ phải thu khách hàng kém: như thu hồi nợ chậm, trễ, không đòi được nợ…

- Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt

- Xóa nợ phải thu khách hàng nhưng không được xét duyệt

- Nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ

- Không lập hoặc lập dự phòng phải thu khó đòi không đúng

- Không đánh giá lại nợ phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ vào cuối kỳ

- Không khái báo nợ phải thu khách hàng bị thế chấp.