Bài viết

Bài Viết - ThS. Ngô Thị Kiều Trang - NHỮNG ĐIỂM CƠ BẢN VỀ DỮ LIỆU ĐẦU VÀO TRONG MỖI KỲ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN

NHỮNG ĐIỂM CƠ BẢN VỀ DỮ LIỆU ĐẦU VÀO TRONG MỖI KỲ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN

Ngô Thị Kiều Trang

Kế toán là bộ phận cốt lõi trong quản trị tài chính của mọi doanh nghiệp, cung cấp thông tin, quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế tài chính. Với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật hiện nay, việc ứng dụng công nghệ vào tổ chức thực hiện công tác kế toán nhằm tạo ra hệ thống thông tin kế toán hiệu quả là một xu thế tất yếu. Bài viết chia sẻ cho người đọc những kiến thức cơ bản về dữ liệu dữ liệu phát sinh làm cơ sở đầu vào cho mỗi kì hạch toán và cũng chính là cơ sở của hệ thống thông tin kế toán

1. Dữ liệu tồn cuối kì trước: Sau cuối mỗi kì hạch toán, phần mềm sẽ cho phép tự động tổng hợp dữ liệu và kết chuyển số dư cho kì hạch toán sau. Như vậy, số liệu tồn ở cuối kì trước của tất cả các đối tượng tổng hợp và chi tiết được tự động chuyển sang có thể được xem là dữ liệu đầu vào của kì hạch toán sau. Trừ trường hợp kế toán phải thực hiện “chuyển sổ” khi mới bắt đầu đưa phần mềm kế toán vào sử dụng như trình bày ở phần trên, trong các kì hạch toán tiếp theo công việc kết chuyển dữ liệu cho kì sau sẽ được phần mềm kế toán tự động thực hiện trên cơ sở các thao tác của người sử dụng.

Dữ liệu phát sinh trong kì: Dữ liệu đầu vào của hệ thống thông tin kế toán có thể phát sinh tại phòng kế toán như các nghiệp vụ thu chi tiền mặt, tiền gởi ngân hàng, theo dõi và quản lí công nợ, tạm ứng, thanh toán hoặc phát sinh và chuyển đến từ các bộ phận chức năng khác trong doanh nghiệp như bộ phận kinh doanh, sản xuất, cung ứng, quản lí vật tư, quản trị nhân lực…Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các bộ phận trước hết được sao chụp và ghi nhận trên chứng từ, sau đó được chuyển về phòng kế toán. Tương ứng với mỗi loại đối tượng khác nhau, kế toán sử dụng các loại chứng từ khác nhau phù hợp với tính chất và đặc điểm của từng loại đối tượng nhằm ghi nhận lại quá trình hình thành và vận động của các đối tượng đó. Có thể nói chứng từ kế toán là phương pháp ghi chép ban đầu, cho phép ghi nhận sự hình thành và vận động của mỗi đối tượng kế toán, phù hợp với đặc điểm vận động liên tục của các đối tượng trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Mỗi chứng từ vừa là minh chứng cho một lần vận động của đối tượng kế toán, vừa là phương tiện truyền đạt các thông tin nghiệp vụ giữa các bộ phận chức năng trong việc phối hợp công tác. Chứng từ còn là phương tiện để kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp, hợp lí và hợp lệ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là cơ sở để giám sát, bảo vệ tài sản của doanh nghiệp. Dưới góc độ về thông tin, chứng từ là phương pháp ghi nhận và cung cấp thông tin ban đầu về các nghiệp vụ kinh tế theo từng lần phát sinh các nghiệp vụ.

Trong trường hợp phần mềm kế toán được thiết kế độc lập, không có sự kết nối với các hệ thống thông tin của các bộ phận khác, nội dung của các chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra sẽ được cập nhật vào cơ sở dữ liệu kế toán thông qua giao diện nhập liệu của phần mềm kế toán. Cơ sở dữ liệu kế toán là một tập hợp các dữ liệu có cấu trúc, được lưu giữ trong các tập tin (các bảng dữ liệu) có quan hệ với nhau, được quản trị một cách hợp nhất bởi một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nhằm đạt được mục đích tồn tại của hệ thống thông tin kế toán là xử lí dữ liệu kế toán thành những thông tin tài chính kế toán có ích cho quá trình ra quyết định về quản lí kinh doanh. Trong trường hợp này, cơ sở dữ liệu kế toán độc lập với các cơ sở dữ liệu của các bộ phận chức năng khác. Các phần mềm kế toán đều cho phép kế toán viên nhập, hiệu chỉnh, xem, tìm kiếm hoặc hủy bỏ các chứng từ theo sự phân quyền. Các chứng từ gốc, sau khi cập nhật đầy đủ các nội dung vào máy, phải được tổ chức lưu trữ cẩn thận theo quy định của chế độ kế toán hiện hành.

Tuy có nhiều loại chứng từ kế toán khác nhau để ghi nhận thông tin về sự biến động khác nhau của các đối tượng kế toán, chúng đều có chung những yếu tố cơ bản sau đây:

Tên (loại) chứng từ
Số chứng từ
Ngày tháng phát sinh nghiệp vụ kinh tế ghi nhận trên chứng từ
Họ tên, đơn vị, địa chỉ của các bộ phận, cá nhân liên quan
Diễn giải nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Sự thống nhất về các yếu tố cơ bản trên tất cả các chứng từ là cơ sở để thiết kế và xây dựng một “Kho thông tin chung” trong cơ sở dữ liệu kế toán. “Kho thông tin chung” đóng vai trò như sổ nhật kí chung trong trường hợp hạch toán thủ công. Nội dung cơ bản của tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kì đều có thể được cập nhật vào “Kho thông tin chung”, từ đó tiến hành xử lí, tổng hợp và cung cấp các thông tin tổng hợp trên các báo cáo tài chính và in ra các sổ kế toán tổng hợp.

Ngoài các nội dung tổng quát chung phải có trên tất cả các loại chứng từ, ở một số loại chứng từ còn một số yếu tố khác, phản ảnh những thuộc tính riêng có của đối tượng, cần phải theo dõi và hạch toán chi tiết. Ví dụ, trong một hóa đơn bán hàng, ngoài các yếu tố tổng quát như trình bày ở trên, còn có các chỉ tiêu khác liên quan đến số lượng, đơn giá, thành tiền… của từng loại hàng hóa. Những nội dung này được ghi nhận và lưu trữ trên tập tin chi tiết bán hàng để theo dõi chi tiết theo từng loại hàng hóa được tiêu thụ. Tương tự như vậy, trong cơ sở dữ liệu kế toán còn có các tập tin theo dõi chi tiết biến động nhập xuất vật tư, hàng hóa; tình hình tăng, giảm, khấu hao tài sản cố định; biến động ngoại tệ… để theo dõi chi tiết của từng đối tượng. Vì vậy, ngoài “Kho thông tin chung”, cơ sở dữ liệu kế toán còn bao gồm nhiều tập tin chi tiết để lưu trữ các thông tin chi tiết của từng loại đối tượng kế toán. Các tập tin chi tiết đóng vai trò như các sổ chi tiết trong trường hạch toán thủ công.

3. Xử lí và cập nhật các bút toán “điều chỉnh” cuối kì: Ngoài những nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi nhận và phản ảnh trên các chứng từ kế toán, còn nhiều nghiệp vụ phải được xử lí vào cuối kì và cập nhật vào hệ thống trước khi tổng hợp và cung cấp các thông tin trên các báo cáo quyết toán. Đó là các nghiệp vụ liên quan đến việc phân bổ chi phí, trích trước chi phí, lập dự phòng, hạch toán và phân bổ khấu hao tài sản cố định, xác định các chi phí phải trả, phân phối lợi nhuận… Một số trong các loại nghiệp vụ trên có các chứng từ chuyên dùng để phản ảnh, một số khác phải được lập các chứng từ ghi sổ để làm cơ sở cập nhật vào cơ sở dữ liệu kế toán.

Một số phần mềm kế toán hiện nay cho phép tự động kết chuyển chi phí, doanh thu và xác định kết quả khi thực hiện tổng hợp. Tuy vậy, nhiều phần mềm không cho phép tự động kết chuyển nên kế toán còn phải thực hiện các bút toán phân bổ, kết chuyển chi phí, kết chuyển doanh thu và xác định kết quả.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

» Danh sách Tập tin đính kèm:

2024baidangwebthang11kieutrang.docx

» Tin mới nhất:

» Các tin khác: