16/12/2024 08:30:24 AM

Bài viết

Bài Viết - ThS. Ngô Thị Kiều Trang - MỤC TIÊU CỦA VIỆC XÂY DỰNG BỘ MÃ CÁC ĐỐI TƯỢNG KẾ_NHỮNG LỢI ÍCH MANG LẠI TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ KẾ TOÁN

MỤC TIÊU CỦA VIỆC XÂY DỰNG BỘ MÃ CÁC ĐỐI TƯỢNG KẾ_NHỮNG LỢI ÍCH MANG LẠI TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ KẾ TOÁN

                                                                                                   Ngô Thị Kiều Trang

 

Trong quản lý cơ sở dữ liệu kế toán, việc mã hóa rất quan trọng; giúp doanh nghiệp tránh nhầm lẫn các đối tượng kế toán, phân định và tổ chức các phần hành kế toán riêng biệt, rõ ràng một cách khoa học, tạo thuận lợi tốt nhất trong công tác đối chiếu, quản lý công nợ, xử lý thừa thiếu tiền vốn, vật tư, hàng hóa. Trong công tác quản lý kế toán, việc xây  dựng bộ mã các đối tượng kế toán nhằm đạt được các mục tiêu:

  • Nhận diện rõ ràng, không nhập nhằng một đối tượng trong tập hợp các đối tượng: Để giải quyết vấn đề các đối tượng quản lí có thể trùng tên nhau (việc nhận diện các đối tượng trên cơ sở tên gọi của nó vì vậy sẽ gây nhầm lẫn), mỗi đối tượng sẽ được gắn cho một kí hiệu (mã số) riêng duy nhất. Tập hợp các mã của tất cả các đối tượng cùng loại được gọi là bộ mã. Ví dụ, bộ mã vật tư của một doanh nghiệp bao gồm mã của tất cả các loại vật tư sử dụng tại doanh nghiệp này. Như vậy, có thể nhận thấy trong một bộ mã, mỗi mã là duy nhất và điều này giúp nhận diện và quản lí các đối tượng một cách rõ ràng mặc dù tên gọi của các đối tượng có thể trùng nhau. Ví dụ: hai khách hàng cùng có tên “Lê Thanh Bình” nhưng mỗi khách hàng có một mã số riêng: khách hàng thứ nhất có mã “13579” và khách hàng thứ hai có mã “13476”. Trong một doanh nghiệp không thể có hai khách hàng cùng một mã số. 
  • Biểu diễn đối tượng bằng những kí hiệu ngắn gọn: Xây dựng bộ mã giúp tránh tình trạng sử dụng tên quá dài, cồng kềnh hoặc khó nhớ của đối tượng trong xử lí. Thay vào đó, mỗi đối tượng được quy ước biểu diễn bằng một số kí tự ngắn gọn và tuân thủ các quy tắc đã được thống nhất trong đơn vị. Điều này cho phép tiết kiệm chỗ lưu trữ dữ liệu trên các tập tin, tiết kiệm thời gian nhập liệu, tìm kiếm và xử lí dữ liệu. Ví dụ, thay vì sử dụng tên nhà cung cấp là “Công ti xây lắp và vật liệu xây dựng Đà Nẵng” bao gồm 43 kí tự, người ta có thể biểu diễn bằng mã của nhà cung cấp này gồm 5 kí tự ngắn gọn là “23453”.     
  • Biểu diễn được nhiều thuộc tính của đối tượng: Mỗi đối tượng có nhiều thuộc tính khác nhau cần phải được theo dõi, quản lí và cung cấp thông tin về các thuộc tính đó. Một trong những ưu việt của việc sử dụng bộ mã là nó cho phép biểu diễn được nhiều thuộc tính của đối tượng. Ví dụ, tên của khách hàng “Lê Thanh Bình” chỉ cho phép ta nhận biết được khách hàng này và phân biệt với các khách hàng khác nhưng không cho biết nhận diện đây là khách hàng sĩ hay khách hàng lẻ, thuộc khu vực miền Trung hay miền Nam,... Bằng việc xây dựng bộ mã khách hàng gồm nhiều kí tự ngắn gọn, trong đó mỗi nhóm kí tự biểu diễn một thuộc tính của đối tượng sẽ cho phép quản lí và cung cấp thông tin chi tiết hơn về các thuộc tính của một đối tượng. Một khi đã thực hiện việc mã hóa các thuộc tính của đối tượng thì chỉ cần đọc mã số có thể nhận ra được các thuộc tính của đối tượng đã được mã hóa. Điều quan trọng hơn cả là thông qua bộ mã, cho phép lọc ra những tập hợp đối tượng cùng mang một thuộc tính nào đó, làm cơ sở cho việc tìm kiếm, thống kê, tổng hợp và cung cấp thông tin về một thuộc tính hoặc một nhóm thuộc tính của một nhóm các đối tượng. Ví dụ cung cấp được thông tin tổng doanh thu trong tháng của nhóm khách hàng miền Trung hoặc số dư công nợ cuối tháng của nhóm các khách hàng thuộc diện ưu tiên.

Với việc xây dựng mã như trên, các thiết bị điện toán có thể xử lí rất dễ dàng và nhanh chóng bằng cách lựa chọn, sắp xếp, phân loại các đối tượng dựa vào mã số của các đối tượng.

  •  
 
 

Cho phép thực hiện kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu trong quá trình nhập liệu: Thông thường, mã của các đối tượng trong cùng một bộ mã có dạng tương tự nhau và có cùng một số lượng kí tự. Nhờ đặc tính này phần mềm có thể kịp thời kiểm tra và phát hiện các sai sót trong quá trình nhập liệu. Ví dụ, trong trường hợp tất cả các vật tư của doanh nghiệp đều được mã hóa bằng 5 kí tự, khi đó các mã vật tư gồm 4 hoặc 6 kí tự đều là những mã số không hợp lệ. Tương tự như vậy, với việc thể hiện ý nghĩa của từng kí tự trong bộ mã hoặc cách sắp xếp các kí tự của bộ mã theo một trật tự nào đó cũng có thể cho phép phát hiện ra những sai sót trong quá trình nhập liệu. Ví dụ, hai kí tự đầu của mã sinh viên biểu hiện năm sinh viên đó được trúng tuyển vào trường. Trên cơ sở này, người lập trình phần mềm sẽ cho phép kiểm tra và phát hiện ngay sai sót nếu hai kí tự đầu của một mã sinh viên nào đó có giá trị lớn hơn năm hiện tại.

 

Như vậy, nếu bộ mã được xây dựng một cách tỉ mỉ, nghiêm túc thì thông qua một số thủ tục kiểm tra đơn giản trên phần mềm ta có thể phát hiện ra các sai sót trong việc nhập liệu mà điều này đòi hỏi rất nhiều thời gian khi thực hiện kiểm soát bằng thủ công.

  • Đảm bảo tính bảo mật: Trong nhiều trường hợp, sử dụng bộ mã các đối tượng còn cho phép bảo vệ dữ liệu và thông tin của doanh nghiệp. Ví dụ, khi một khách hàng được mã hóa là “12345” thì chỉ có nhân viên được phân công phụ trách và những người có trách nhiệm mới biết được đây là khách hàng nào. Những người khác bên ngoài sẽ không khai thác được nhiều thông tin dù họ có dữ liệu về mã khách hàng của doanh nghiệp, nhờ đó đảm bảo giữ được bí mật thông tin về khách hàng.

Mã hóa là một công cụ quan trọng giúp bảo vệ thông tin tài chính-kế toán trong hệ thống thông tin kế toán. Doanh nghiệp nên xem xét sử dụng mã hóa để bảo vệ thông tin của mình khỏi truy cập trái phép.

 

TÀI LIỆU THAM KHẢO

  1. https://mof.gov.vn/webcenter/portal/btcvn/pages_r/l/tin-bo-tai-chinh?dDocName=MOFUCM184281
  2. https://taca.com.vn/he-thong-thong-tin-ke-toan/#

 


» Danh sách Tập tin đính kèm:

» Các tin khác: