CÁC KHOẢN CHI PHÍ KHÔNG ĐƯỢC TRỪ KHI TÍNH THUẾ THU NHẬP DOANH NGHIỆP THEO NGHỊ ĐỊNH 320/2025/NĐ-CP.

ThS. Mai Thị Quỳnh Như –Khoa Kế toán

Tóm tắt

Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) là khoản nghĩa vụ tài chính quan trọng đối với doanh nghiệp. Trong quá trình xác định thu nhập chịu thuế, không phải mọi khoản chi phí được ghi nhận trên sổ kế toán đều được pháp luật thuế chấp nhận là chi phí được trừ. Việc xác định đúng các khoản chi không được trừ có ý nghĩa quan trọng trong việc hạn chế rủi ro bị điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế, truy thu và xử phạt thuế.

Nghị định số 320/2025/NĐ-CP ngày 15/12/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Thuế TNDN, trong đó Điều 10 quy định các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Bên cạnh đó, Thông tư số 20/2026/TT-BTC ngày 12/3/2026 hướng dẫn chi tiết một số nội dung của Luật Thuế TNDN và Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Bài viết tập trung khái quát những nhóm chi phí không được trừ thường gặp, gồm chi phí không đáp ứng điều kiện về hồ sơ, chứng từ và thanh toán; tiền phạt vi phạm hành chính; chi phúc lợi vượt mức; một số khoản tiền lương, tiền thưởng; chi phí khấu hao tài sản cố định; chi phí dự phòng; chi phí lãi vay và một số khoản thuế, chi phí khác.

Từ khóa: Thuế TNDN, chi phí được trừ, chi phí không được trừ, Nghị định 320/2025/NĐ-CP, Thông tư 20/2026/TT-BTC.

1. ĐẶT VẤN ĐỀ

Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, doanh nghiệp phát sinh nhiều khoản chi nhằm tạo ra doanh thu và duy trì hoạt động. Về kế toán, các khoản chi này có thể được ghi nhận vào chi phí theo quy định. Tuy nhiên, khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải tuân thủ thêm các điều kiện của pháp luật thuế.

Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, về nguyên tắc, khoản chi được trừ phải thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định. Đối với một số khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Điều này cho thấy một khoản chi “có thật” chưa đủ để được chấp nhận khi tính thuế. Doanh nghiệp còn phải chứng minh được mục đích của khoản chi, tính hợp pháp của hồ sơ, chứng từ và phương thức thanh toán.

Đáng chú ý, sau khi Nghị định 320/2025/NĐ-CP được ban hành, Chính phủ tiếp tục ban hành Nghị định 141/2026/NĐ-CP ngày 29/4/2026, sửa đổi, bổ sung một số nội dung của Nghị định 320/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 1/1/2026. Vì vậy, khi nghiên cứu quy định về chi phí TNDN, doanh nghiệp cần xem xét Nghị định 320/2025/NĐ-CP cùng các văn bản sửa đổi, bổ sung và hướng dẫn hiện hành.

2. NỘI DUNG

2.1. Điều kiện chung để khoản chi được trừ

Có thể khái quát điều kiện để một khoản chi được tính vào chi phí được trừ như sau:

Chi phí thực tế phát sinh  liên quan đến hoạt động kinh doanh  có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và  đáp ứng điều kiện thanh toán  không thuộc khoản chi bị loại hoặc vượt mức quy định.

Trong đó, điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là nội dung doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm. Đối với khoản chi thuộc trường hợp phải thanh toán không dùng tiền mặt, việc có hóa đơn hợp lệ nhưng thanh toán bằng tiền mặt vẫn có thể dẫn đến khoản chi không được chấp nhận.

2.2. Các khoản chi không được trừ khi tính thuế TNDN

Thứ nhất, khoản chi không đáp ứng điều kiện về hóa đơn, chứng từ và thanh toán

Các khoản chi không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp hoặc không đáp ứng điều kiện thanh toán theo quy định thuộc nhóm rủi ro cao khi quyết toán thuế.

Đặc biệt, đối với các giao dịch thuộc diện phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp cần kiểm soát phương thức thanh toán ngay từ khi phát sinh giao dịch.

Thứ hai, tiền phạt do vi phạm hành chính

Tiền phạt do vi phạm hành chính là khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Các khoản này có thể phát sinh từ nhiều lĩnh vực như thuế, giao thông, quản lý kinh doanh hoặc các quy định hành chính khác.

Ví dụ, doanh nghiệp bị phạt vi phạm hành chính về thuế và đã thực tế nộp khoản tiền phạt. Mặc dù khoản tiền này được ghi nhận trong kế toán, doanh nghiệp vẫn phải loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế.

Thứ ba, chi phúc lợi cho người lao động vượt mức

Chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động như nghỉ mát, hiếu hỷ, hỗ trợ khó khăn, chăm sóc sức khỏe... có thể được tính vào chi phí nếu đáp ứng điều kiện và nằm trong giới hạn theo quy định.

Phần chi phúc lợi vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế không được tính vào chi phí được trừ.

Thứ tư, tiền lương, tiền công và tiền thưởng không đáp ứng điều kiện

Tiền lương, tiền công và tiền thưởng là khoản chi phổ biến nhưng cũng dễ phát sinh sai sót về hồ sơ.

Doanh nghiệp cần có căn cứ rõ ràng về điều kiện và mức hưởng, chẳng hạn hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tiền lương hoặc quy chế thưởng.

Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng không có căn cứ đầy đủ hoặc thuộc trường hợp pháp luật quy định không được trừ thì phải loại khi xác định thu nhập chịu thuế.

Đặc biệt, đối với tiền lương, tiền công trả cho người lao động từng lần từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp cần lưu ý điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Thứ năm, chi phí khấu hao tài sản cố định không đúng quy định

Khấu hao tài sản cố định chỉ được tính vào chi phí được trừ khi tài sản đáp ứng các điều kiện theo quy định và phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Các khoản khấu hao có thể bị loại nếu tài sản không đủ hồ sơ, không thuộc quyền quản lý, sử dụng của doanh nghiệp, không phục vụ hoạt động kinh doanh hoặc khấu hao không đúng mức quy định.

Đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý giới hạn nguyên giá được tính vào chi phí khấu hao được trừ và các trường hợp ngoại lệ theo quy định.

Thứ sáu, chi phí dự phòng không đúng quy định

Các khoản dự phòng như dự phòng nợ phải thu khó đòi, giảm giá hàng tồn kho, tổn thất đầu tư hoặc bảo hành sản phẩm có thể được tính vào chi phí nếu doanh nghiệp đáp ứng đúng điều kiện.

Ngược lại, khoản dự phòng được trích lập không đúng đối tượng, không đủ căn cứ hoặc vượt mức quy định sẽ không được tính vào chi phí được trừ.

Do đó, doanh nghiệp cần lưu đầy đủ hồ sơ chứng minh cơ sở trích lập và phương pháp xác định mức dự phòng.

Thứ bảy, chi phí lãi vay không đáp ứng điều kiện

Chi phí lãi vay cần được xem xét trên nhiều khía cạnh như mục đích sử dụng vốn, tình hình góp vốn, đối tượng cho vay, lãi suất và quan hệ liên kết.

Đặc biệt, đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết, chi phí lãi vay có thể chịu giới hạn theo quy định về quản lý thuế đối với giao dịch liên kết.

Doanh nghiệp cần lưu đầy đủ hợp đồng vay, chứng từ giải ngân, chứng từ trả lãi và tài liệu chứng minh việc sử dụng vốn phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Thứ tám, một số khoản thuế và tiền chậm nộp

Một số khoản thuế không được tính vào chi phí được trừ, tiêu biểu như thuế TNDN và thuế GTGT đầu vào đã được khấu trừ hoặc hoàn.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần phân biệt các khoản thuế, phí được phép tính vào chi phí với các khoản thuộc diện bị loại theo quy định.

Việc hạch toán kế toán cần được đối chiếu với quy định thuế để tránh tình trạng một khoản đã được khấu trừ hoặc hoàn thuế nhưng tiếp tục được đưa vào chi phí được trừ.

3. KẾT LUẬN

Quy định về chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN có vai trò quan trọng trong việc xác định chính xác nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Nghị định 320/2025/NĐ-CP cùng các văn bản hướng dẫn, sửa đổi liên quan đã đặt ra yêu cầu rõ hơn về tính thực tế của khoản chi, hồ sơ chứng từ, phương thức thanh toán và giới hạn đối với từng nhóm chi phí.

Trong thực tế, các khoản chi dễ phát sinh rủi ro gồm tiền phạt vi phạm hành chính, chi phúc lợi vượt mức, tiền lương và tiền thưởng thiếu hồ sơ, khấu hao tài sản cố định không đúng quy định, dự phòng không đủ điều kiện, lãi vay và các khoản chi không đáp ứng điều kiện về thanh toán.

Vì vậy, doanh nghiệp cần  chuẩn hóa hồ sơ, kiểm soát phương thức thanh toán và thường xuyên đối chiếu giữa kế toán với quy định thuế sẽ giúp doanh nghiệp giảm nguy cơ bị loại chi phí, truy thu thuế và xử phạt khi quyết toán.

Tài liệu tham khảo:

1. Chính phủ (2025), Nghị định số 320/2025/NĐ-CP ngày 15/12/2025 quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp.

2. Chính phủ (2026), Nghị định số 141/2026/NĐ-CP ngày 29/4/2026 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 68/2026/NĐ-CP và Nghị định số 320/2025/NĐ-CP.

3. Bộ Tài chính (2026), Thông tư số 20/2026/TT-BTC ngày 12/3/2026 quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và Nghị định số 320/2025/NĐ-CP.

4. Bộ Tài chính/Cục Thuế (2026), Hỏi đáp về điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi từ 5 triệu đồng.

5. Văn phòng Quốc hội (2026), Văn bản hợp nhất số 113/VBHN-VPQH về Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp.