XỬ LÝ ĐỐI VỚI TRƯỜNG HỢP DOANH NGHIỆP SỬ DỤNG HAI HỆ THỐNG SỔ KẾ TOÁN.

ThS. Mai Thị Quỳnh Như

Khoa Kế toán, Đại học Duy Tân.

1. Đặt vấn đề

Trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng phát triển, yêu cầu về minh bạch tài chính và tuân thủ pháp luật kế toán  thuế đối với doanh nghiệp ngày càng được siết chặt. Tuy nhiên, trên thực tế vẫn tồn tại tình trạng một số doanh nghiệp sử dụng hai hệ thống sổ kế toán một hệ thống để báo cáo với cơ quan thuế, một hệ thống phục vụ nội bộ hoặc mục đích khác.

Hành vi này không chỉ làm sai lệch thông tin tài chính mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nghiêm trọng. Bài viết nhằm phân tích bản chất hành vi, các quy định pháp luật liên quan và chế tài xử lý đối với doanh nghiệp vi phạm.

2. Khái niệm và bản chất của việc sử dụng hai hệ thống sổ kế toán

Hai hệ thống sổ kế toán là việc doanh nghiệp là lập một bộ sổ kế toán chính thức để kê khai với cơ quan thuế thường thể hiện doanh thu, chi phí thấp hơn thực tế. Đồng thời duy trì một bộ sổ nội bộ khác phản ánh đầy đủ tình hình tài chính thực tế. Về mặt bản chất, đây là hành vi gian lận kế toán và trốn thuế và vi phạm nguyên tắc trung thực, đầy đủ và nhất quán trong kế toán.

Quy định pháp luật liên quan, theo Luật Kế toán 2015, doanh nghiệp phải:

Ghi chép đầy đủ, trung thực, kịp thời

Chỉ được sử dụng một hệ thống sổ kế toán duy nhất

Ngoài ra, theo Luật Quản lý thuế 2019, người nộp thuế có nghĩa vụ:

Cung cấp thông tin chính xác

Không được khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp

Như vậy, việc sử dụng hai hệ thống sổ là hành vi bị nghiêm cấm.

3. Chế tài xử lý đối với doanh nghiệp

Theo khoản 10 Điều 13 Luật Kế toán 2015 có quy định nghiêm cấm hành vi lập hai hệ thống sổ kế toán tài chính trở lên hoặc cung cấp, công bố các báo cáo tài chính có số liệu không đồng nhất trong cùng một kỳ kế toán.

Theo đó, việc sử dụng song song hai hệ thống sổ kế toán hay còn gọi là lập hai sổ kế toán được xem là hành vi che giấu doanh thu, che giấu quy mô hoạt động sản xuất, kinh doanh với cơ quan thuế, nhằm mục đích gian lận để trốn thuế.

Nếu vi phạm thì doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự như sau:

(1) Mức phạt hành chính

Khoản 4 Điều 9 Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định phạt tiền từ 20 - 30 triệu đồng đối hành vi để ngoài sổ kế toán tài sản, nợ phải trả của đơn vị hoặc có liên quan đến đơn vị nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.

Ngoài phạt tiền, còn buộc bổ sung vào sổ kế toán đối với các hành vi để ngoài sổ kế toán tài sản, nợ phải trả của đơn vị hoặc có liên quan đến đơn vị vi phạm.

Lưu ý: Mức phạt tiền nêu trên là mức phạt áp dụng đối với cá nhân. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm thì mức phạt tiền gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân (Điều 6 Nghị định 41/2018/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP).

(2) Truy cứu trách nhiệm hình sự

Điều 221 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi năm 2017) quy định về Tội vi phạm quy định về kế toán gây hậu quả nghiêm trọng như sau:

- Người nào lợi dụng chức vụ, quyền hạn thực hiện một trong những hành vi sau đây, gây thiệt hại từ 100.000.000 đồng đến dưới 300.000.000 đồng hoặc dưới 100.000.000 đồng nhưng đã bị xử lý kỷ luật hoặc xử phạt vi phạm hành chính về hành vi này mà còn vi phạm, thì bị phạt cải tạo không giam giữ đến 03 năm hoặc phạt tù từ 01 năm đến 05 năm:

+ Giả mạo, khai man, thỏa thuận hoặc ép buộc người khác giả mạo, khai man, tẩy xóa tài liệu kế toán;

+ Dụ dỗ, thỏa thuận hoặc ép buộc người khác cung cấp, xác nhận thông tin, số liệu kế toán sai sự thật;

+ Để ngoài sổ kế toán tài sản của đơn vị kế toán hoặc tài sản liên quan đến đơn vị kế toán;

+ Hủy bỏ hoặc cố ý làm hư hỏng tài liệu kế toán trước thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán;

+ Lập hai hệ thống sổ kế toán tài chính trở lên nhằm bỏ ngoài sổ kế toán tài sản, nguồn vốn, kinh phí của đơn vị kế toán.

- Phạm tội thuộc một trong những trường hợp sau đây, thì bị phạt tù từ 03 năm đến 12 năm:

+ Vì vụ lợi;

+ Có tổ chức;

+ Dùng thủ đoạn tinh vi, xảo quyệt;

+ Gây thiệt hại từ 300.000.000 đồng đến dưới 1.000.000.000 đồng.

- Phạm tội gây thiệt hại 1.000.000.000 đồng trở lên, thì bị phạt tù từ 10 năm đến 20 năm.

- Người phạm tội còn có thể bị cấm đảm nhiệm chức vụ hoặc làm công việc nhất định từ 01 năm đến 05 năm hoặc tịch thu một phần hoặc toàn bộ tài sản.

Như vậy, theo quy định nêu trên, tuỳ theo tính chất và mức độ vi phạm mà doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính từ 40 - 60 triệu đồng, nặng hơn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự với mức phạt tù cao nhất lên đến 20 năm.

4. Cục Thuế yêu cầu ngăn chặn tình trạng lập 2 sổ kế toán nhằm gian lận thuế

Ngày 31/3/2026, Cục Thuế ban hành Công văn 1902/CT-CĐS về việc phối hợp ngăn chặn hành vi gian lận thuế sử dụng song song hai hệ thống sổ kế toán tài chính.

Theo đó, qua công tác quản lý của cơ quan thuế và thông tin từ các cơ quan bảo vệ pháp luật, cơ quan thuế nhận thấy vẫn còn tình trạng một số doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh thực hiện hành vi gian lận thuế thông qua việc sử dụng phần mềm để vận hành song song hai hệ thống sổ kế toán tài chính trở lên cho cùng một đơn vị kinh doanh trong một kỳ kế toán năm. Trong đó, một hệ thống số được sử dụng để báo cáo với cơ quan thuế và hệ thống số còn lại được vận hành nội bộ để ghi nhận đầy đủ doanh thu thực tế với mục tiêu giảm nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước. Đây là hành vi vi phạm nghiêm trọng pháp luật về thuế theo quy định tại Điều 17, Điều 143 Luật Quản lý thuế 2019, Điều 13 Luật Kế toán 2015 và Điều 221 Bộ luật Hình sự 2015.

Theo đó, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được ghi nhận trên một hệ thống sổ kế toán duy nhất.

Để ngăn chặn gian lận, Cục Thuế đề nghị các tổ chức không phát triển hoặc hỗ trợ phần mềm cho phép vận hành song song hai hệ thống sổ kế toán; đồng thời tích hợp chức năng cảnh báo, ghi nhận lịch sử thay đổi dữ liệu và phát hiện dấu hiệu bất thường.

Các tổ chức cũng phải kết nối phần mềm bán hàng, kế toán và hóa đơn điện tử để truyền đầy đủ dữ liệu đến cơ quan thuế theo từng giao dịch; phối hợp cung cấp thông tin khách hàng có dấu hiệu vi phạm.

Đồng thời, phải lập danh sách khách hàng sử dụng phần mềm kế toán đến hết ngày 31/3/2026, gửi trước 08/4/2026 và định kỳ cập nhật hàng tháng cho cơ quan thuế.

5.Kết luận

Việc sử dụng hai hệ thống sổ kế toán là hành vi vi phạm nghiêm trọng pháp luật về kế toán và thuế, không chỉ dẫn đến các chế tài xử phạt nặng mà còn ảnh hưởng tiêu cực đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng hiện đại và minh bạch, các hành vi gian lận ngày càng dễ bị phát hiện.

Do đó, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm túc các quy định pháp luật, xây dựng hệ thống kế toán trung thực và minh bạch. Đây không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là nền tảng quan trọng để nâng cao uy tín, năng lực cạnh tranh và phát triển lâu dài trong môi trường kinh doanh hiện đại.

Tài liệu tham khảo:

1. Quốc hội. (2015). Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2015. Hà Nội.
2. Quốc hội. (2019). Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13 tháng 6 năm 2019. Hà Nội.
3. Quốc hội. (2015, sửa đổi bổ sung 2017). Bộ luật Hình sự số 100/2015/QH13 (sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 12/2017/QH14). Hà Nội.
4. Chính phủ. (2020). Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn. Hà Nội.
5. Bộ Tài chính. (2014). Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp. Hà Nội.
6. Bộ Tài chính. (2016). Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26 tháng 8 năm 2016 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa. Hà Nội.
7. Tổng cục Thuế. (2022). Tài liệu hướng dẫn công tác thanh tra, kiểm tra thuế đối với doanh nghiệp. Hà Nội.