KIỂM SOÁT NGUYÊN LIỆU ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN

Ngô Thị Kiều Trang

Tóm tắt

Nguyên liệu là yếu tố đầu vào quan trọng trong quá trình sản xuất, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, kiểm soát nguyên liệu có vai trò quan trọng trong việc bảo vệ tài sản, hạn chế thất thoát, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực và bảo đảm độ tin cậy của thông tin kế toán. Tuy nhiên, công tác kiểm soát nguyên liệu tại doanh nghiệp sản xuất vẫn có thể gặp những hạn chế như lập kế hoạch mua hàng chưa phù hợp, kiểm tra hàng nhập chưa chặt chẽ, quản lý kho thiếu hiệu quả, xuất dùng vượt định mức và chưa đối chiếu thường xuyên giữa số liệu thực tế với sổ sách kế toán. Bài viết sử dụng phương pháp tổng hợp tài liệu, phân tích quy trình và tình huống minh họa để làm rõ các nội dung kiểm soát nguyên liệu, nhận diện những rủi ro chủ yếu và đề xuất giải pháp hoàn thiện. Kết quả phân tích nhấn mạnh sự cần thiết phải kiểm soát xuyên suốt từ khâu lập kế hoạch, mua hàng, tiếp nhận, bảo quản, xuất dùng đến hạch toán và giám sát. Đồng thời, việc ứng dụng công nghệ thông tin, hoàn thiện định mức tiêu hao và tăng cường trách nhiệm của các bộ phận liên quan sẽ góp phần nâng cao hiệu quả kiểm soát nguyên liệu tại doanh nghiệp sản xuất.

Từ khóa: kiểm soát nguyên liệu; kiểm soát nội bộ; doanh nghiệp sản xuất; quản lý hàng tồn kho; chi phí sản xuất.

1. Đặt vấn đề

Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên liệu là một trong những yếu tố cơ bản cấu thành sản phẩm và thường chiếm tỷ trọng đáng kể trong chi phí sản xuất. Việc quản lý nguyên liệu không chỉ ảnh hưởng đến khả năng duy trì hoạt động sản xuất liên tục mà còn tác động trực tiếp đến giá thành sản phẩm, chất lượng sản phẩm và hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Nếu nguyên liệu được mua vượt nhu cầu, bảo quản không đúng quy định hoặc sử dụng lãng phí, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với tình trạng vốn bị ứ đọng, nguyên liệu hư hỏng, gián đoạn sản xuất và chi phí tăng cao.

Trong thực tế, quy trình quản lý nguyên liệu liên quan đến nhiều bộ phận như kế hoạch, mua hàng, kho, sản xuất và kế toán. Sự phối hợp thiếu chặt chẽ giữa các bộ phận có thể dẫn đến sai lệch số lượng tồn kho, mua hàng không đúng nhu cầu, xuất nguyên liệu không có căn cứ hoặc ghi nhận chi phí thiếu chính xác. Bên cạnh đó, sự phát triển của công nghệ số đặt ra yêu cầu đổi mới phương thức kiểm soát, chuyển từ quản lý chủ yếu dựa trên chứng từ giấy sang kiểm soát dựa trên dữ liệu và thông tin được cập nhật kịp thời.

Xuất phát từ những vấn đề trên, bài viết tập trung phân tích cơ sở lý luận, các khâu kiểm soát nguyên liệu và những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nguyên liệu tại doanh nghiệp sản xuất, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguồn lực.

2. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu

2.1. Cơ sở lý luận về kiểm soát nguyên liệu

Kiểm soát nguyên liệu được hiểu là tổng thể các chính sách, quy trình và thủ tục nhằm bảo đảm nguyên liệu được mua sắm, tiếp nhận, bảo quản, sử dụng và ghi nhận kế toán đúng quy định, đáp ứng yêu cầu sản xuất và được sử dụng tiết kiệm, hiệu quả. Đây là một bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp, gắn liền với quản lý tài sản, kiểm soát chi phí và nâng cao chất lượng thông tin kế toán.

Theo khuôn khổ Kiểm soát nội bộ tích hợp của COSO (2013), hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm năm thành phần: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Vận dụng vào quản lý nguyên liệu, các thành phần này giúp doanh nghiệp xác định trách nhiệm của từng bộ phận, nhận diện nguy cơ thất thoát, thiết lập thủ tục phê duyệt, tổ chức trao đổi thông tin và kiểm tra việc tuân thủ.

Mục tiêu của kiểm soát nguyên liệu là bảo vệ tài sản, hạn chế mất mát và hư hỏng; bảo đảm số liệu nhập, xuất, tồn đầy đủ, chính xác; kiểm soát mức tiêu hao nguyên liệu; đồng thời nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và bảo đảm việc ghi nhận kế toán phù hợp với quy định hiện hành. Để đạt được các mục tiêu này, doanh nghiệp cần thực hiện nguyên tắc phân công, phân nhiệm, phê duyệt đúng thẩm quyền, chứng từ đầy đủ và đối chiếu thường xuyên giữa số liệu thực tế với sổ sách.

2.2. Phương pháp nghiên cứu

Bài viết sử dụng phương pháp định tính, bao gồm tổng hợp tài liệu, phân tích quy trình và xây dựng tình huống minh họa. Trên cơ sở khuôn khổ kiểm soát nội bộ của COSO và các nghiên cứu liên quan đến chất lượng thông tin kế toán, bài viết phân tích các rủi ro tại từng giai đoạn quản lý nguyên liệu, từ đó đề xuất giải pháp phù hợp. Tình huống được sử dụng nhằm minh họa việc vận dụng lý thuyết vào thực tiễn, không phải kết quả khảo sát tại một doanh nghiệp cụ thể.

3. Nội dung kiểm soát nguyên liệu trong doanh nghiệp sản xuất

3.1. Kiểm soát lập kế hoạch và mua nguyên liệu

Lập kế hoạch mua nguyên liệu cần căn cứ vào kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hao, số lượng tồn kho và thời gian cung ứng của nhà cung cấp. Nếu kế hoạch không chính xác, doanh nghiệp có thể mua thừa gây ứ đọng vốn hoặc mua thiếu làm gián đoạn sản xuất. Vì vậy, bộ phận kế hoạch cần xác định nhu cầu theo từng loại nguyên liệu, trong khi bộ phận kho cung cấp số liệu tồn kho và bộ phận mua hàng thực hiện mua sắm trên cơ sở nhu cầu đã được phê duyệt.

Các yêu cầu mua hàng phải thể hiện rõ chủng loại, số lượng, quy cách, thời gian giao hàng và mục đích sử dụng. Việc lựa chọn nhà cung cấp cần dựa trên các tiêu chí về giá cả, chất lượng, thời hạn giao hàng và độ tin cậy. Những giao dịch có giá trị lớn hoặc vượt hạn mức cần được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Đồng thời, doanh nghiệp nên định kỳ đánh giá nhu cầu và biến động giá nguyên liệu để hạn chế mua hàng thiếu căn cứ.

3.2. Kiểm soát tiếp nhận và bảo quản nguyên liệu

Khi nguyên liệu được giao đến, doanh nghiệp cần đối chiếu số lượng, chủng loại, quy cách và chất lượng thực tế với đơn đặt hàng, hợp đồng và chứng từ giao nhận. Kết quả kiểm nhận phải được ghi nhận đầy đủ trên chứng từ nhập kho. Trường hợp hàng giao thiếu, sai quy cách hoặc không đạt chất lượng, cần lập biên bản, thông báo cho bộ phận mua hàng và xử lý theo thỏa thuận với nhà cung cấp. Kế toán chỉ ghi nhận nghiệp vụ trên cơ sở hồ sơ phù hợp với giao dịch thực tế và quy định áp dụng.

Sau khi tiếp nhận, nguyên liệu phải được sắp xếp theo mã hàng, đặc điểm bảo quản và mức độ quan trọng. Kho cần có quy định về điều kiện bảo quản, quyền ra vào và trách nhiệm quản lý. Đối với nguyên liệu dễ hư hỏng hoặc có hạn sử dụng, doanh nghiệp nên áp dụng nguyên tắc ưu tiên xuất dùng theo hạn sử dụng gần nhất khi phù hợp. Đồng thời, cần xác định mức tồn kho an toàn và kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất đối với những nguyên liệu có giá trị cao, dễ thất thoát.

3.3. Kiểm soát xuất dùng và tiêu hao nguyên liệu

Xuất nguyên liệu cho sản xuất cần căn cứ vào lệnh sản xuất, phiếu yêu cầu nguyên liệu và định mức đã được phê duyệt. Phiếu xuất kho phải thể hiện rõ loại nguyên liệu, số lượng, bộ phận nhận và mục đích sử dụng. Thủ kho chỉ thực hiện xuất kho khi chứng từ hợp lệ; trường hợp xuất vượt định mức cần có giải trình và phê duyệt theo quy định.

Doanh nghiệp cần theo dõi lượng nguyên liệu sử dụng thực tế theo từng sản phẩm, phân xưởng hoặc lệnh sản xuất, đồng thời đối chiếu với định mức kỹ thuật. Chênh lệch tiêu hao cần được phân tích để xác định nguyên nhân, chẳng hạn chất lượng nguyên liệu đầu vào, hao hụt công nghệ, thiết bị không phù hợp hoặc thao tác sản xuất chưa hiệu quả. Nguyên liệu thừa sau sản xuất phải được kiểm đếm và làm thủ tục nhập lại kho nếu còn khả năng sử dụng.

Việc kiểm soát tiêu hao không chỉ giúp hạn chế lãng phí mà còn cung cấp thông tin phục vụ tính giá thành và đánh giá năng suất. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phân biệt hao hụt bình thường với hao hụt bất thường và không nên xem mọi chênh lệch là dấu hiệu sai phạm khi chưa xác minh nguyên nhân.

3.4. Kiểm soát kế toán và giám sát nguyên liệu

Kế toán cần bảo đảm các nghiệp vụ nhập, xuất, hoàn trả và điều chỉnh nguyên liệu được ghi nhận đầy đủ, đúng kỳ và đúng giá trị. Số liệu giữa thẻ kho, sổ chi tiết và sổ kế toán tổng hợp phải được đối chiếu định kỳ. Chênh lệch phát hiện qua kiểm kê cần được xác minh, lập biên bản và xử lý theo đúng thẩm quyền, tránh tự động đưa mọi khoản thiếu hụt vào chi phí sản xuất khi chưa đủ căn cứ.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần theo dõi các chỉ tiêu như tỷ lệ hao hụt, mức tiêu hao thực tế so với định mức, tỷ lệ nguyên liệu hư hỏng, giá trị tồn kho chậm luân chuyển và chênh lệch kiểm kê. Những chỉ tiêu này giúp nhà quản lý nhận diện bất thường, đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên liệu và đưa ra biện pháp khắc phục kịp thời. Bộ phận kiểm soát nội bộ hoặc kiểm toán nội bộ, nếu có, cần định kỳ đánh giá việc tuân thủ quy trình, tính đầy đủ của chứng từ và hiệu quả vận hành của các thủ tục kiểm soát.

4. Một số hạn chế và giải pháp hoàn thiện

Trong doanh nghiệp sản xuất, những điểm yếu có thể phát sinh ở nhiều khâu như lập kế hoạch chưa sát nhu cầu, kiểm nhận hàng chưa đầy đủ, quản lý kho chưa chặt chẽ, xuất dùng thiếu căn cứ và đối chiếu kế toán chưa thường xuyên. Các hạn chế này có thể làm tăng chi phí, gây sai lệch số liệu tồn kho và ảnh hưởng đến tính chính xác của giá thành sản phẩm.

Chẳng hạn, giả sử một doanh nghiệp đặt mua 10.000 kg nguyên liệu nhưng thực tế chỉ nhận được 9.600 kg. Nếu bộ phận kho lập phiếu nhập theo số lượng đặt mua và kế toán ghi nhận toàn bộ theo hóa đơn mà không đối chiếu thực tế, số liệu tồn kho và công nợ có thể bị sai lệch. Để khắc phục, doanh nghiệp cần lập biên bản xác nhận số lượng thực nhận, đối chiếu hồ sơ giao hàng với hợp đồng và hóa đơn, đồng thời xử lý phần chênh lệch theo thỏa thuận với nhà cung cấp và quy định kế toán hiện hành. Tình huống này cho thấy sai sót tại một khâu có thể ảnh hưởng đến nhiều bộ phận, vì vậy kiểm soát cần được tổ chức đồng bộ.

Thứ nhất, doanh nghiệp cần hoàn thiện quy trình và phân định rõ trách nhiệm giữa bộ phận đề nghị mua, phê duyệt, tiếp nhận, quản lý kho và kế toán. Các nghiệp vụ phải có chứng từ hợp lệ, được phê duyệt đúng thẩm quyền và có thể truy xuất khi cần thiết. Nếu doanh nghiệp nhỏ chưa đủ nhân sự để tách biệt hoàn toàn các chức năng, cần thiết lập thủ tục kiểm tra chéo của người quản lý.

Thứ hai, cần xây dựng định mức tiêu hao nguyên liệu dựa trên đặc điểm sản phẩm, công nghệ và điều kiện sản xuất. Định mức phải được rà soát khi có thay đổi về quy trình hoặc chất lượng đầu vào. Việc phân tích chênh lệch giữa định mức và thực tế cần được thực hiện định kỳ, gắn với trách nhiệm cải tiến quy trình và nâng cao năng suất.

Thứ ba, doanh nghiệp nên chuẩn hóa mã nguyên liệu, vị trí lưu kho, phương pháp kiểm kê và quy định bảo quản. Tần suất kiểm kê cần phù hợp với giá trị và mức độ rủi ro của từng nhóm nguyên liệu. Những khoản chênh lệch phải được xác minh nguyên nhân, xác định trách nhiệm và theo dõi việc khắc phục.

Thứ tư, cần tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý kho và sản xuất. Phần mềm quản lý kho hoặc hệ thống ERP có thể hỗ trợ cập nhật số liệu nhập, xuất, tồn, theo dõi lô hàng và liên kết thông tin giữa kho, sản xuất và kế toán. Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ phải đi kèm phân quyền truy cập, lưu vết điều chỉnh dữ liệu và kiểm tra tính chính xác của thông tin đầu vào.

Thứ năm, doanh nghiệp cần nâng cao chất lượng báo cáo quản trị và hoạt động giám sát. Báo cáo không nên chỉ phản ánh số lượng tồn kho mà cần phân tích biến động giá mua, mức tiêu hao, hao hụt, nguyên liệu chậm luân chuyển và tình hình sử dụng theo từng phân xưởng. Các kiến nghị kiểm tra phải xác định rõ người chịu trách nhiệm, thời hạn thực hiện và cách thức đánh giá kết quả.

Nhìn chung, các giải pháp cần được lựa chọn theo quy mô, đặc điểm ngành nghề và nguồn lực của từng doanh nghiệp. Doanh nghiệp lớn có thể đầu tư hệ thống ERP và bộ phận kiểm toán nội bộ chuyên trách; doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể ưu tiên chuẩn hóa chứng từ, đối chiếu thường xuyên và thiết lập cơ chế kiểm tra chéo. Điều quan trọng là kiểm soát phải tập trung vào những rủi ro trọng yếu và được duy trì liên tục trong toàn bộ quy trình quản lý nguyên liệu.

5. Kết luận

Kiểm soát nguyên liệu là nội dung quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp sản xuất, góp phần bảo vệ tài sản, hạn chế thất thoát, kiểm soát chi phí và nâng cao độ tin cậy của thông tin kế toán. Để đạt hiệu quả, doanh nghiệp cần kiểm soát đồng bộ từ khâu lập kế hoạch mua hàng, tiếp nhận, bảo quản, xuất dùng đến hạch toán, kiểm kê và giám sát.

Hoàn thiện phân công trách nhiệm, xây dựng định mức tiêu hao hợp lý, tăng cường đối chiếu số liệu và ứng dụng công nghệ thông tin là những giải pháp cần được ưu tiên. Đồng thời, doanh nghiệp cần sử dụng thông tin kiểm soát nguyên liệu để cải tiến quy trình sản xuất và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Trong điều kiện cạnh tranh ngày càng cao, kiểm soát nguyên liệu không chỉ là biện pháp ngăn ngừa sai sót mà còn là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.

Tài liệu tham khảo

1. Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO). (2013). Internal Control—Integrated Framework. COSO.
2. Ngo, H. T., Luu, D. H., & Truong, T. T. (2021). The Relationship Between Internal Control and Accounting Information Quality: Empirical Evidence from Manufacturing Sector in Vietnam. The Journal of Asian Finance, Economics and Business, 8(10), 353–359. https://doi.org/10.13106/jafeb.2021.vol8.no10.0353
3. Quốc hội. (2015). Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2015.
4. Bộ Tài chính. (2014). Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp. Cần đối chiếu các văn bản sửa đổi, bổ sung và chế độ kế toán hiện hành khi hoàn thiện bài viết.
5. Bộ Tài chính. (2025). Thông tư số 99/2025/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp