QUY ĐỊNH HÓA ĐƠN HÀNG BÁN BỊ TRẢ LẠI

Nguyễn Thị Quỳnh Giao

Trong quá trình kinh doanh, việc khách hàng trả lại hàng hóa do lỗi sản phẩm, không đúng quy cách hoặc các nguyên nhân phát sinh khác là tình huống không thể tránh khỏi. Khi đó, ngoài việc xử lý hàng hóa, doanh nghiệp còn phải thực hiện đúng quy định về hóa đơn và chứng từ để đảm bảo tính minh bạch trong hạch toán kế toán cũng như tuân thủ quy định của pháp luật về thuế. Đây cũng là nội dung khiến nhiều kế toán và chủ doanh nghiệp băn khoăn, đặc biệt trong bối cảnh hóa đơn điện tử đã trở thành hình thức sử dụng phổ biến.

Hóa đơn hàng bán bị trả lại là gì?

Hóa đơn hàng bán bị trả lại là hóa đơn hoặc chứng từ được lập để ghi nhận việc người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa đã mua cho người bán. Việc trả lại hàng có thể phát sinh từ nhiều nguyên nhân như:

• Hàng hóa bị lỗi, hư hỏng hoặc không đảm bảo chất lượng.
• Giao sai chủng loại, quy cách, số lượng theo hợp đồng.
• Hai bên thỏa thuận hủy giao dịch hoặc trả lại hàng sau khi đã xuất hóa đơn.
• Các trường hợp khác theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.

Căn cứ theo Điểm a Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi khoản 1, Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn hàng trả lại như sau:

Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định này. Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này

Bên lập hóa đơn xuất trả hàng

Căn cứ vào Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều 19 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định:

• Trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua) => Người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán; người bán, người mua thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định khi bán hàng hóa.
• Trường hợp hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu theo quy định của pháp luật và tài sản đã được đăng ký theo tên người mua thì khi trả lại hàng hóa đảm bảo phù hợp với pháp luật liên quan => Nếu người mua là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử thì người mua thực hiện lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán.
• Trường hợp người bán đã lập hóa đơn khi thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ hoặc lập hóa đơn thu tiền đối với hoạt động kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, nhà chuyển nhượng sau đó phát sinh việc hủy chấm dứt giao dịch và hủy một phần việc cung cấp dịch vụ => Người bán thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập theo quy định.

Cách viết hóa đơn điều chỉnh giảm:

Diễn giải: "Điều chỉnh cho hóa đơn số..., ký hiệu..., ngày...: Hàng bán bị trả lại".

Dòng hàng hóa: Ghi số lượng âm, đơn giá ghi dương, thành tiền ghi số âm.

Thuế suất, tiền thuế: Áp dụng đúng mức thuế suất trên hóa đơn gốc, tiền thuế GTGT cũng ghi số âm.

Hồ sơ cần chuẩn bị

• Biên bản thỏa thuận/hợp đồng trả lại hàng (ghi rõ lý do và chi tiết hàng hóa).
• Hóa đơn điều chỉnh xuất trả.
• Chứng từ thu hồi hàng, nhập kho hoặc biên bản giao nhận hàng.

Cách kê khai thuế GTGT

• Hóa đơn hàng bán bị trả lại xuất vào kỳ nào thì thực hiện kê khai vào kỳ tính thuế của kỳ đó (không thực hiện kê khai bổ sung vào kỳ gốc của hóa đơn bán ra ban đầu).
• Hóa đơn điều chỉnh sẽ tự động tổng hợp số liệu giảm trừ doanh thu và thuế GTGT trên Tờ khai thuế GTGT của kỳ phát sinh.

Kết luận

Hóa đơn hàng bán bị trả lại là nghiệp vụ phát sinh khá phổ biến trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, để đảm bảo tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử, thuế và kế toán, doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp phát sinh, lập đầy đủ hồ sơ, xử lý hóa đơn đúng quy định và kê khai thuế chính xác. Việc nắm vững quy trình không chỉ giúp hạn chế rủi ro pháp lý mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và kế toán của doanh nghiệp.

Tài liệu tham khảo

Nghị định 70/2025/NĐ-CP – sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/202 của chính phủ về quy định hóa đơn chứng từ