Bài viết

Bài Viết - ThS. Nguyễn Lê Nhân - Hệ thống thuế điện tử hỗ trợ kế toán quản lý các nghĩa vụ thuế

Hệ thống thuế điện tử hỗ trợ kế toán quản lý các nghĩa vụ thuế

Giảng viên: Nguyễn Lê Nhân

Hệ thống thuế điện tử hỗ trợ kế toán quản lý các nghĩa vụ thuế một cách toàn diện và hiệu quả trong bối cảnh toàn cầu hóa và chuyển đổi số sâu rộng. Mục tiêu của cải cách hệ thống thuế là nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước, đồng thời tạo môi trường thuận lợi, minh bạch cho người nộp thuế.

Dưới đây là cách hệ thống thuế điện tử hỗ trợ kế toán :

1. Tổng quan về Hệ thống và các Công cụ Hỗ trợ

◦ Cổng thông tin Thuế điện tử (eTax): Đây là cổng tích hợp dịch vụ thuế điện tử của Cục Thuế, liên thông với Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Kế toán có thể truy cập một nơi và thực hiện mọi thủ tục thuế. Doanh nghiệp đăng nhập bằng chữ ký số để thực hiện khai thuế, nộp thuế, hoàn thuế, tra cứu nghĩa vụ, quản lý hóa đơn trực tuyến trên một giao diện thống nhất. Cổng eTax cũng cung cấp các chức năng nhận thông báo từ cơ quan thuế, tra cứu hồ sơ đã nộp và tình trạng xử lý.

◦ Hệ thống hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của các nhà cung cấp được chấp thuận (MISA, VNPT, Viettel, FPT, v.v.) hoặc phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí của Cục Thuế. Hệ thống này liên thông với cơ quan thuế theo thời gian thực, giúp tự động gửi dữ liệu hóa đơn sau khi ký số.

◦ Phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK): Là ứng dụng miễn phí do Cục Thuế cung cấp, cài đặt trên máy tính để hỗ trợ lập tờ khai thuế offline. Kế toán có thể nhập số liệu, phần mềm tự kiểm tra tính hợp lệ và kết xuất file XML để nộp qua eTax. HTKK vẫn hữu ích khi làm việc offline hoặc cho một số mẫu biểu phức tạp.

◦ Chữ ký số (Token USB hoặc HSM): Đây là thiết bị chứa chữ ký số của doanh nghiệp, dùng để đăng nhập hệ thống thuế điện tử và ký nộp hồ sơ thuế. Mọi hồ sơ điện tử gửi đi đều phải được ký số hợp lệ mới được chấp nhận.

2. Hỗ trợ Quản lý các Nghĩa vụ Thuế cụ thể

3. Hệ thống thuế điện tử cung cấp trình tự thực hiện điện tử cho các thủ tục chính như đăng ký thuế, hóa đơn điện tử, kê khai, nộp thuế, hoàn thuế, quyết toán thuế, xử lý xử phạt trong giao dịch thuế điện tử.

◦ Đăng ký thuế và Thay đổi thông tin:

▪ Đăng ký thuế lần đầu: Kế toán nộp hồ sơ đăng ký thuế điện tử qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc Cổng thuế điện tử ngay sau khi doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Hồ sơ được ký số và gửi trực tuyến. Hệ thống tự động chuyển thông tin đến cơ quan thuế, cấp mã số thuế (MST) và gửi thông báo điện tử về kết quả.

▪ Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp đăng nhập trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, Cổng thông tin hóa đơn điện tử (hoặc qua eTax) để điền và gửi Mẫu đăng ký sử dụng HĐĐT (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT) điện tử. Cơ quan thuế sẽ phản hồi thông báo chấp nhận/từ chối trong vòng 01 ngày làm việc.

▪ Đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh: Kế toán tập hợp thông tin và nộp qua eTax. Hệ thống tự động cấp MST cho người phụ thuộc (nếu chưa có) và liên kết với MST của người lao động. Doanh nghiệp nhận Mẫu 07/TB-TNCN trên Cổng Thuế điện tử.

▪ Thay đổi, bổ sung thông tin đăng ký thuế: Kế toán cập nhật thông tin trên Cổng dịch vụ công về đăng ký doanh nghiệp hoặc đăng nhập thuedientu.gdt.gov.vn, chọn chức năng "Đăng ký thuế" → "Thay đổi thông tin". Hồ sơ được ký số và gửi đi, sau đó doanh nghiệp nhận thông báo điện tử về kết quả cập nhật.

◦ Kê khai và Nộp thuế:

▪ Lệ phí môn bài: Tờ khai và tiền lệ phí môn bài được nộp qua Cổng dịch vụ thuế điện tử trước ngày 30/01 của năm kế tiếp (đối với doanh nghiệp không được miễn).

▪ Thuế Giá trị gia tăng (GTGT): Kế toán lập tờ khai điện tử (Mẫu 01/GTGT, v.v.) trên eTax hoặc HTKK, nhập các chỉ tiêu, ký số và nộp qua eTax. Sau đó, thực hiện nộp tiền thuế GTGT (nếu có) trước hạn quy định.

▪ Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) tạm nộp hàng quý: Mặc dù không phải nộp tờ khai tạm tính hàng quý, kế toán phải tự xác định số thuế TNDN tạm nộp và sử dụng chức năng nộp thuế điện tử để nộp tiền thuế.

▪ Quyết toán thuế TNDN: Kế toán lập tờ khai quyết toán thuế TNDN (Mẫu 03/TNDN) và các phụ lục, sau đó gửi điện tử qua hệ thống thuế trước 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

▪ Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) theo tháng/quý và quyết toán năm: Kế toán lập tờ khai TNCN (Mẫu 05/KK-TNCN cho kê khai định kỳ, Mẫu 05/QTT-TNCN cho quyết toán năm) và phụ lục trên eTax hoặc HTKK, ký và gửi tờ khai qua eTax, đồng thời nộp tiền thuế đã khấu trừ vào ngân sách nhà nước.

▪ Các loại thuế/phí khác (Tiêu thụ đặc biệt, Tài nguyên, Bảo vệ môi trường): Kế toán lập tờ khai điện tử trên eTax/HTKK, ký số và nộp tờ khai trước ngày 20 của tháng tiếp theo hoặc ngày 10 kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ.

▪ Thuế nhà thầu (FCT): Kế toán xác định nghĩa vụ thuế, lập tờ khai thuế nhà thầu (Mẫu 01/NTNN, 02/NTNN, 05/NTNN hoặc 06/NTNN) và gửi qua eTax, sau đó thanh toán số thuế FCT tương ứng.

▪ Nộp thuế điện tử: Kế toán có thể lập Giấy nộp tiền trên Cổng eTax, ký số và chuyển cho ngân hàng để trích tiền. Giao dịch được kết nối trực tiếp tới ngân hàng và Kho bạc Nhà nước. Ngoài ra, có thể nộp thuế qua Internet Banking của ngân hàng, sau đó kiểm tra lại trên eTax để xác nhận.

◦ Hoàn thuế:

▪ Hoàn thuế GTGT (hàng xuất khẩu, dự án đầu tư): Kế toán lập Giấy đề nghị hoàn thuế GTGT điện tử (Mẫu 01/ĐNHT) và các phụ lục liên quan, nộp hồ sơ qua eTax bằng cách tải lên các tài liệu cần thiết và ký số. Sau khi hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp sẽ nhận Quyết định hoàn thuế GTGT điện tử và Kho bạc Nhà nước sẽ chuyển khoản tiền hoàn vào tài khoản doanh nghiệp.

▪ Hoàn thuế trong các trường hợp khác (nộp thừa, quyết toán thuế TNCN): Kế toán nộp Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu NSNN (Mẫu 01/HTBT) qua eTax. Đối với hoàn thuế TNCN cho cá nhân, doanh nghiệp lập danh sách hoàn và nhận tiền từ ngân sách để trả cho nhân viên.

◦ Xử lý sai sót:

▪ Nộp hồ sơ khai thuế bổ sung, điều chỉnh: Khi phát hiện sai sót, kế toán sử dụng chức năng "Tờ khai bổ sung" trên HTKK hoặc eTax để nhập lại số liệu đúng. Hệ thống sẽ tự động lập Bản giải trình khai bổ sung (Mẫu 01/KHBS) và gửi điện tử cùng tờ khai.

▪ Xử lý hóa đơn điện tử có sai: Kế toán liên hệ người mua để thống nhất, lập văn bản thỏa thuận. Sau đó, lập hóa đơn điều chỉnh (tăng/giảm phần chênh lệch) hoặc hóa đơn thay thế (hóa đơn mới) trên phần mềm hóa đơn, ký số và gửi lên cơ quan thuế để cấp mã (nếu có mã), rồi gửi cho khách hàng. Kế toán cũng thực hiện kê khai điều chỉnh trên tờ khai thuế của tháng có hóa đơn thay thế/điều chỉnh.

◦ Các thủ tục đặc thù:

▪ Chuyển địa bàn (thay đổi cơ quan thuế quản lý): Doanh nghiệp nộp Thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở qua Sở Tài chính. Thông tin này được phê duyệt và đồng thời thông báo cho cơ quan thuế. Cơ quan thuế cũ sẽ kiểm tra nghĩa vụ, sau đó cơ quan thuế mới tiếp nhận quản lý. Hệ thống sẽ tự động điều chỉnh thông tin cơ quan thuế quản lý trong dữ liệu hóa đơn có mã của doanh nghiệp.

▪ Tạm ngừng kinh doanh: Doanh nghiệp gửi Thông báo tạm ngừng kinh doanh qua tài khoản đăng ký kinh doanh online. Thông tin được chuyển đến cơ quan thuế, giúp doanh nghiệp được miễn nộp hồ sơ khai thuế định kỳ và lệ phí môn bài trong thời gian tạm ngừng.

▪ Quyết toán thuế khi chấm dứt hoạt động (chia, tách, sáp nhập, giải thể): Kế toán phải thực hiện quyết toán tất cả các loại thuế tính đến thời điểm chấm dứt hoạt động và nộp hồ sơ quyết toán trong vòng 45 ngày kể từ ngày có quyết định. Sau khi hoàn thành nghĩa vụ, cơ quan thuế sẽ cho phép đóng mã số thuế (MST) của doanh nghiệp.

▪ Mở lại mã số thuế (sau thời gian tạm ngừng): Kế toán đăng nhập trên Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia, nộp Thông báo về việc tiếp tục kinh doanh. Thông tin này sẽ được chuyển cho cơ quan thuế để cập nhật trạng thái "đang hoạt động" trên hệ thống, cho phép doanh nghiệp nối lại nghĩa vụ thuế bình thường.

◦ Theo dõi nghĩa vụ thuế: Kế toán có thể thường xuyên sử dụng chức năng Tra cứu số thuế phải nộp trên Cổng eTax để kiểm soát các khoản phải nộp, đã nộp và số dư nợ, giúp tránh thiếu sót và đảm bảo tuân thủ.

Tóm lại, hệ thống thuế điện tử giúp kế toán thực hiện các nghĩa vụ thuế một cách thuận tiện, minh bạch, giảm chi phí tuân thủ, và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính – kế toán bằng việc tích hợp các quy trình từ đăng ký, kê khai, nộp thuế, hoàn thuế đến xử lý sai sót và quản lý thông tin doanh nghiệp trên một nền tảng số hóa.

» Danh sách Tập tin đính kèm:

hethongthuedientuhotroketoanquanlycacnghiavuthue.docx

» Các tin khác: