18/10/2022 07:50:21 AM

Bài viết

Bài viết - ThS Nguyễn Thị Khánh Vân - KIỂM SOÁT THU – CHI TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
KIỂM SOÁT THU – CHI TIỀN GỬI NGÂN HÀNG

Ths. Nguyễn Thị Khánh Vân

Tiền là tài sản quan trọng đối với mọi đơn vị và phần lớn hoạt động của đơn vị đều cần đến tiền bằng những cách thức khác nhau. Tiền của doanh nghiệp bao gồm: Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng (TGNH), Tiền đang chuyển. Trong điều kiện phát triển của các công cụ thanh toán điển tử, việc kiểm soát tiền gửi ngân hàng càng nhận được sự quan tâm của các nhà quản lý doanh nghiệp.

1. Đặc điểm TGNH

TGNH trong các doanh nghiệp thường có các đặc điểm sau khiến nhà quản lý quan tâm:

-         TGNH ở nhiều đơn vi thường có số phát sinh lớn, nghiệp vụ phát sinh nhiều nên sai phạm thường rất dễ xảy ra và khó phát hiện.

-         TGNH là một tài sản rất nhạy cảm khả năng biển thủ, gian lân cao hơn các tài sản khác. Các thủ thuật gian lận đa dạng và được che dấu tinh vi.

-         Việc quản lý tốt tiền sẽ giảm thiểu rủi ro về khả năng thanh toán, cũng như tăng hiệu quả sủ dụng tiền của đơn vị

-         TGNH có mối quan hệ mật thiết với các chu trình nghiệp vụ chủ yếu như: Chu trình bán hàng và thu tiền, chu trình mua hàng và trả tiền, chu trình tiền lương, chu trình sản xuất.

2. Mục tiêu kiểm soát chung đối với TGNH

Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động: các hoạt động thu chi tiền và tồn quỷ được kiểm soát chặt chẽ giúp nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động kinh doanh. Thu chi tiền đúng đủ kịp thời phù hợp nhu cầu không lãng phí giúp hạn chế mất mát, lạm dụng tiền bạc cho mục đích cá nhân giúp thực hiện tốt việc mua hàng, bán hàng, chi trả lương kịp thời làm tăng hiệu quả của hoạt động kinh doanh và do vậy ảnh hưởng đến tính hữu hiệu trong hoạt động. Duy trì số dư tồn quỹ hợp lý, đảm bảo nhu cầu chi tiêu của đơn vị, đảm bảo khả năng thanh toán nợ đến hạn…tránh tồn quỹ quá nhiều cho đơn vị.

Báo cáo tài chính đáng tin cậy: nghiệp vụ thu chi tiền cần ghi chép đầy đủ chính xác, kịp thời nhằm cung cấp thông tin tình hình tạo ra tiền, sử dụng tiền số dư tiền, trung thực hợp lý trên báo cáo tài chính.

Tuân thủ pháp luật và các quy định: thu chi tiền phù hợp với các quy định của pháp luật, tuân thủ quy chế tài chính của đơn vị và của nhà nước.

3. Kiểm soát thu TGNH

Những mục tiêu và rủi ro khi thu TGNH.

Thu qua ngân hàng là hình thức an toàn nhất cho nên cần khuyến khích khách hàng và các đối tác thanh toán qua ngân hàng, tuy nhiên nó cũng chứa đựng một vài rủi ro:

 

Mục tiêu

Rũi ro

Bảo đảm khách hàng có thể trả nợ bằng séc hoặc chuyển khuyển khoản, tránh rủi ro gian lận từ nhân viên.

Thu nợ khách hàng bằng séc hay bằng chuyển khoản trực tiếp qua ngân hàng: nhân viên có thể chiếm dụng  (chuyển tiền vào tài khoản người khác nếu khách hàng trả bằng séc)

Đảm bảo thông tin được ghi nhận kịp thời vào sổ kế toán, và được bảo mật cẩn thận.

Thu tiền từ thẻ tín dụng:

·     Tiền không thu kịp thời vào sổ kế toán

·     Thông tin về thẻ tín dụng của khách hàng dể bị ăn cắp

 

Xây dựng các thủ tục kiểm soát thu TGNH

Thu nợ khách hàng bằng séc hay bằng chuyển khoản trực tiếp qua ngân hàng:

-          Phân nhiềm cho nhiều nhân viên mở thư (ít nhất 2 người)

-          Đóng dấu vào mặt sau của séc

-          Lập danh sách séc được nhận

-          Lập danh sách các séc ký thác vào ngân hàng

-          Đối chiếu danh sách séc ký thác vào ngân hàng với sổ kế toán

-          Kế toán công nợ cần điều tra và giải quyết séc chưa đủ thông tin

-          Kiểm tra và theo dõi các sec không tiền bảo chứng

Thu tiền từ thẻ tín dụng:

-          Mở riêng một tài khoản ngân hàng cho các khoản thu tiền qua thẻ tín dụng

-          Hạn chế tiếp cận thông tin trên thẻ tín dụng của khách hàng ngoại trừ người có thẩm quyền

-          Đối chiếu khoản phải thu tín dụng và nghiệp vụ nhận tiền

-          Hàng năm nên kiểm tra quy trình bán hàng, lưu trữ thông tin, soát sét nhân viên.

-          Thực hiện chia nhỏ việc lưu trữ thông tin

4. Kiểm soát chi TGNH

Những mục tiêu và rủi ro của hoạt động chi TGNH.

 

Mục tiêu

Rũi ro

TGNH không bị mất mát, thất thoát

Tiền gửi ngân hàng bị thất thoát, mất  mát 

Tất cả các nghiệp vụ chi qua ngân hàng đều được phê chuẩn

Có nghiệp vụ chi tiền không được xét duyệt

Việc thanh toán qua ngân hàng phải đầy đủ các chứng từ gốc kèm theo

Việc thanh toán không có đầy đủ các chứng từ gốc kèm theo

Nhận được kịp thời phản hồi từ bên nhà cung cấp hay khách hàng về việc chưa nhận được tiền

Không  nhận được thông tin phản hồi kịp thời từ nhà cung cấp hay khách hàng về việc chưa nhận được tiền

Việc chi tiền được ghi nhận kịp thời vào sổ sách kế toán

Không ghi nhận kịp thời việc chi tiền gửi

Các sec của đơn vị được bảo quản cận thận (sec trắng, sec đã ký)

Sec trắng và sec đã ký không được bảo quản cẩn thận, làm rách, mất mát.

Xây dựng các thủ tục kiểm soát chi TGNH.

- Tách biệt chức năng giữa người giữ sec, người phê chuẩn việc chi tiền; người ký séc với người ghi sổ kế toán.

- Cần có 1 người kiểm tra độc lập các nghiệp vụ chuyển tiền giữa các ngân hàng vào thời điểm gần ngày kết thúc niên độ.

- Có quy định phân cấp ký duyệt các khoản chi (khoản chi vượt quá 1 giá trị nào đó sẽ có nhiều người ký duyệt hơn, áp dụng thủ tục song ký.

- Trước khi ký sec hay lập ủy nhiệm chi, kiểm tra cẩn thận để đảm bảo tên người thụ hưởng và số tiền phù hợp với chứng từ kèm theo.

- Cần có người độc lập xử lý khiếu nại của nhà cung cấp, khách hang.

- Ghi nhận nghiệp vụ chi tiền gửi ngay khi nhận giấy báo nợ của ngân hàng.

- Nếu đơn vị thanh toán bằng thẻ tín dụng: cần có một nhân viên độc lập (không phải người sử dụng thẻ) kiểm tra lại các khoản đã chi xem có hợp lý, phù hợp với nhu cầu sử dụng của đơn vị.

- Tách biệt chức năng giữa và viết séc, ký séc và chuyển séc cho người thụ hưởng, cần luân phiên người ký séc trong từng giai đoạn.

-    Thường xuyên đối chiếu sổ tiền gửi ngân hàng với sổ phụ của ngân hàng, xin bảng sao kê tài khoản để theo dõi tình hình diễn biến trên tài khoản của đơn vị.

 

» Danh sách Tập tin đính kèm:

» Các tin khác: