18/09/2023 08:14:11 AM

Bài viết

Bài Viết - ThS. Nguyễn Thị Khánh Vân - LỢI ÍCH CỦA KẾ TOÁN KHI ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN
LỢI ÍCH CỦA KẾ TOÁN KHI ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN

                                                   Nguyễn Thị Khánh Vân- Khoa Kế toán

Theo các nghiên cứu gần đây, việc triển khai hệ thống phần mềm có ảnh hưởng đến quy trình và vai trò của kế toán. Theo Booth và ctg (2000); Rom và Rohde (2006); việc ứng dụng các giải pháp phần mềm đã thúc đẩy việc áp dụng các phương thức và nghiệp vụ kế toán mới trong doanh nghiệp. Kết quả nghiên cứu cho thấy rằng hệ thống phần mềm có khả năng tạo ra nguồn dữ liệu cho các phương thức kế toán mới, hỗ trợ cho việc thu thập dữ liệu và khoanh vùng công tác tổ chức của kế toán quản trị, giúp người kế toán viên có thể thực hiện các nghiệp vụ thường xuyên, hiệu quả hơn, xử lý các cơ sở dữ liệu lớn và nhanh hơn cũng như hoàn thành báo cáo nhanh hơn và linh hoạt hơn.

Hệ thống thông tin doanh nghiệp có thể phân loại thành các khía cạnh bao gồm: lợi ích về mặt tổ chức, lợi ích về phương diện hoạt động kinh doanh, lợi ích về phương diện quản lý và lợi ích về công nghệ thông tin. Đối với một công ty có hệ thống kế toán có thể tích hợp với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, thì sẽ tạo ra những lợi ích kế toán như: tăng tính linh hoạt trong việc tạo ra thông tin, tăng cường tích hợp ứng dụng, cải thiện chất lượng báo cáo, quyết định quản trị dựa trên thông tin kế toán kịp thời và đáng tin cậy.

Hệ thống phần mềm có tính tích hợp sẽ giúp mang lại các lợi ích về kế toán tương tự như lợi ích của phần mềm ERP đã được phát triển bởi Deloitte Consulting (1998), O'Leary (2004) và Esteves (2009). Việc triển khai hệ thống phần mềm đã đem lại những lợi ích to lớn cho hoạt động kế toán nói chung như sau:

Tính hiệu quả:

Với khả năng cung cấp thông tin tài chính và quản trị một cách đa chiều và nhanh chóng, phần mềm kế toán giúp cho chủ doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn và hiệu quả hơn. Mặt khác, công tác kế toán thủ ông đòi hỏi cần nhiều nhân sự làm kế toán. Trong khi phần mềm kế toán do tự động hóa hoàn toàn các công đoạn tính toán lưu trữ, tìm kiếm và kết xuất báo cáo nên tiết kiệm được nhân sự và thời gian, chính điều này đã góp phần tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Tính chính xác:

Phần mềm được thiết kế bằng công thức và việc tính toán được thực hiện một cách tự động khi nhận được “lệnh” từ người sử dụng. Do đó việc tính toán của phần mềm đảm bảo chính xác nếu như quá trình nhập liệu ban đầu là chính xác, dữ liệu tính toán kết xuất ra báo cáo đều căn cứ vào một nguồn duy nhất là các chứng từ gốc được nhập vào nên dữ liệu được cung cấp bằng phần mềm kế toán mang tính nhất quán cao. Trong khi đó, với công tác kế toán thủ công, thông tin trên một chứng từ có thể do nhiều kế toán viên ghi chép trên nhiều sổ sách theo bản chất nghiệp vụ mà mình phụ trách, nên dễ dẫn tới tình trạng sai lệch dữ liệu trên các sổ khi tổng hợp, kéo theo công tác kế toán tổng hợp bị sai
lệch. Và khi phát hiện sai sót thì việc chỉnh sửa báo cáo cũng mất nhiều thời gian do phải chỉnh sửa lại số liệu từ đầu.

Tính kịp thời:

Khi ứng dụng phần mềm vào công tác kế toán, nhà quản lý sẽ được cung cấp thông tin kế toán bất kỳ lúc nào và bất kỳ thời điểm nào mà họ yêu cầu. Điều này giúp cho nhà quản lý kịp thời hoạch định và điều chỉnh kế hoạch hoạt động một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Tính tiết kiệm thời gian:

Nếu như kế toán thủ công mất ít nhất vài ngày để chỉnh sửa lỗi do cộng sai số tổng cộng của sổ, chuyển sổ, phân bổ chi phí ... thì phần mềm kế toán chỉ  mất vài phút để chỉnh lại các sai sót đã thực hiện. Do phần mềm được cài công thức tự động, chỉ cần chỉnh lại một thông số thì lập tức số liệu trên các báo cáo cũng thay đổi theo.

 Tính tiết kiệm chi phí:

Phần mềm kế toán ứng dụng tự động hóa hoàn toàn các công đoạn tính toán, lưu trữ và kết xuất báo cáo nên bộ phận kế toán máy chỉ cần ít nhân sự so với khi thực hiện công tác kế toán thủ công.

Tính chuyên nghiệp:

Bằng việc sử dụng phần mềm kế toán, toàn bộ hệ thống sổ sách của doanh nghiệp được in ấn sạch sẽ (không bị tẩy xóa), đẹp và nhất quán theo các chuẩn mực quy định. Điều này giúp doanh nghiệp thể hiện được tính chuyên nghiệp của mình với các khách hàng, đối tác và đặc biệt là các nhà tài chính, kiểm toán và đầu tư. Đây là một yếu tố có giá trị khi xây dựng một thương hiệu cho riêng mình.

Tính cộng tác:

Các phần mềm kế toán ngày nay đều cung cấp đầy đủ các phần hành kế toán từ mua hàng, bán hàng, …cho tới lương, tài sản cố định và cho phép nhiều người làm kế toán cùng làm việc với nhau trên cùng một dữ liệu kế toán.

Như vậy, trong môi trường làm việc này số liệu đầu ra của người này có thể là số liệu đầu vào của người khác và toàn bộhệthống tích hợp chặt chẽ với nhau tạo ra một môi trường làm việc cộng tác và cũng biến đổi cả văn hóa làm việc của doanh nghiệp theo chiều hướng chuyên nghiệp và tích cực hơn.

 Thuận tiện trong định dạng dữ liệu các báo cáo:

          Dữ liệu được lưu trữ trong phần mềm kế toán. Hầu hết các mẫu biểu báo cáo theo yêu cầu của cơquan nhà nước và yêu cầu của doanh nghiệp điều được thiết lập sẵn. Khi cần người dùng có thể dùng lệnh để kết xuất ra màn hình dưới các dạng file word, PDF, Excel ...

Như vậy, khái niệm lợi ích kế toán do ứng dụng phần mềm là những ảnh hưởng tích cực của ứng dụng PMKT đến quy trình, phương thức, nghiệp vụ và vai trò của kế toán thể hiện trên các khía cạnh Lợi ích về mặt tổ chức, Lợi ích về vận hành; Lợi ích về phương diện quản lý; Lợi ích về công nghệ thông tin…

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Booth P, Matolscy Z, Wieder B. (2000) The impacts of enterprise resource pla nning systems on accounting practice: The Australian experience. Australia Accounting Review; 10(3): 4-18

Deloitte Consulting (1998) ERP's second wave: maximizing the value of ERP-enabled processes. New York, NY: Deloitte Consulting; 1998

Esteves J. (2009) A benefits realization road: a framework for ERP usage in small and medium-sized enterprises. Journal of Enterprise Information Management 2009; 22(1/2):25 – 35

Granlund, M. and Malmi, T. (2002) Moderate impact of ERPs on management accounting: a lag or permanent outcome? Management Accounting Research, Vol. 13 No. 3, pp. 299-
321.

Kanellou A., Spathis C. (2013) Accounting benefits and Sastifaction in an ERP environment. International Journal of Accounting Information System, Vol. 14, 209 – 234.

O'Leary DE. (2004) Enterprise resource planning (ERP) systems: an empirical analysis of benefits. Journal of Emergency Technology Accounting 2004; 1:63 – 72

Shang, S., and Seddon, P.B. (2002) Assessing and Managing the Benefits of Enterprise Systems: The Business Manager's Perspective. Information Systems Journal (12:4) 2002, pp 271-299.

Rom, A. and Rohde, C. (2006) Enterprise resource planning systems, strategic enterprise
management systems and management accounting. A Danish study. Journal of Enterprise Information Management; 19(1): 50 – 66.

Velcu O. (2007) Exploring the effects of ERP systems on organizational performance: evidence from Finnish companies. Industrial Management Data Systems 2007; 107 (9): 1316 – 34.

 


» Danh sách Tập tin đính kèm:

» Các tin khác: