Bài viết

Đinh Thị Thu Hiền

        ERP được hiểu là mô hình công nghệ được chuẩn hóa, sắp xếp hợp lý và tích hợp các quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp – xuyên các mảng tài chính, nguồn nhân lực, mua sắm, phân phối và các phòng ban khác. Thông thường, ERP hoạt động trên một nền tảng tích hợp sử dụng các dữ liệu chung hoạt động trên một cơ sở dữ liệu duy nhất. Bài viết xin đề cập khái quát về một số nội dung nhằm hiểu rõ hơn về hệ thống ERP và những lợi ích mà các doanh nghiệp có được khi áp dụng hệ thống này

Sự cần thiết của hệ thống ERP

Việc tổ chức công tác kế toán theo phần hành độc lập đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin theo từng đối tượng kế toán, lập báo cáo tài chính và kiểm tra, bảo vệ tài sản của doanh nghiệp. Tuy nhiên, thông tin kế toán cung cấp ngày càng đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lí, điều hành các hoạt động tác nghiệp. Tất cả các bộ phận chức năng khác trong doanh nghiệp như bộ phận cung ứng, bộ phận sản xuất, bộ phận tiêu thụ... đều cần thông tin do kế toán cung cấp, ngược lại, kế toán không phải là điểm khởi đầu mà thường là ghi nhận và tiếp tục xử lí kết quả của các hệ thống thông tin khác. Do vậy, việc tổ chức dữ liệu kế toán       theo từng phần hành với việc sử dụng phần mềm kế toán một cách riêng lẻ, độc lập sẽ không giúp khai thác, kế thừa các dữ liệu và thông tin từ các bộ phận chức năng khác trong doanh nghiệp. Hơn nữa việc tổ chức kế toán đơn thuần theo từng phần hành dẫn đến việc chia sẻ thông tin kế toán đến các bộ phận khác, hỗ trợ các bộ phận khác trong hoạt động tác nghiệp cũng gặp rất nhiều hạn chế. Do vậy, nhằm nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng thông tin, phối hợp đồng bộ nguồn lực về thông tin, phần mềm kế toán cần phải được tích hợp, kết nối với các phần mềm quản lí của các hệ thống chức năng trong toàn doanh nghiệp. Khi đó hệ thống thông tin của doanh nghiệp sẽ chia sẻ và sử dụng chung một cơ sở dữ liệu thống nhất, cho phép người sử dụng truy vấn dữ liệu mọi nơi, mọi lúc theo phân quyền truy cập. Các nghiệp vụ phát sinh tại các bộ phận ngay lập tức được cập nhật vào cơ sở dữ liệu thống nhất của doanh nghiệp thông qua mạng máy tính. Một hệ thống như vậy được gọi là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP). Như vậy có thể thấy phần mềm ERP cho phép tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vào trong một hệ thống duy nhất thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự - lương, quản trị sản xuất, quản lí tồn kho, tiêu thụ... song song độc lập nhau. Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module), bao gồm một tập hợp nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm thực hiện một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng chúng được kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn.

Các chức năng tiêu biểu của hệ thống ERP

• Lập kế hoạch, dự toán
• Bán hàng và quản lí khách hàng
• Sản xuất và kiểm soát chất lượng
• Cung ứng và kiểm soát tồn kho
• Quản lí tài sản cố định
• Tài chính – Kế toán
• Quản lí nhân sự
• Nghiên cứu và phát triển ...

Mục tiêu cơ bản của hệ thống này là đảm bảo luôn có sẵn các nguồn lực của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc với số lượng vừa đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và kiểm soát chặt chẽ quá trình thực hiện. Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm ERP có thể được tóm lược trên các khía cạnh sau đây:

• Nâng cao hiệu quả xử lí và chia sẻ nguồn lực thông tin: ERP giúp các nhà quản lí dễ dàng chia sẻ và tiếp cận các thông tin đáng tin cậy dựa trên cơ sở xử lí các nghiệp vụ theo thời gian thực để có thể đưa ra các quyết định chính xác.
• Nâng cao năng suất lao động: Do dữ liệu tác nghiệp được cập nhật một lần theo quy trình và khai thác trên toàn hệ thống nên không xảy ra hiện tượng cùng một dữ liệu phải cập nhật nhiều lần ở các phòng ban khác nhau như khi ứng dụng nhiều phần mềm rời rạc.

• Nâng cao hiệu quả kinh doanh: nhờ ứng dụng hệ thống ERP, doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời cho phép tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thiết bị…
• Quản lí tập trung dữ liệu và thông tin: nhờ đó có khả năng chia sẻ kịp thời và đầy đủ cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin trên cơ sở được phân quyền để truy cập khai thác sử dụng.
• Tối ưu hóa toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp: việc ứng dụng ERP đòi hỏi phải tổ chức toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đó giúp nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp.

Như vậy, khi ứng dụng hệ thống ERP, nhiệm vụ của kế toán là kiểm tra, đối chiếu và khai thác các dữ liệu đã được cập nhật từ các bộ phận khác để tiếp tục xử lí chứ không cần phải nhập lại chứng từ gốc từ các bộ phận khác chuyển đến. Tổ chức dữ liệu kế toán theo định hướng ERP cho phép nâng cao hiệu quả công tác kế toán và là cơ sở để tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo các chu trình. Việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình là cần thiết để tăng cường chức

Tài liệu tham khảo

1. Lưu Thị Hương, (2003), Giáo trình tài chính doanh nghiệp, Nhà xuất bản Thống kê.
2. Nguyễn Văn Ba, (2005), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nhà xuất bản Đại học quốc gia Hà nội.
3. Nguyễn Thế Hưng, (2006), Hệ thống thông tin kế toán (Lí thuyết, bài tập và bài giải), Nhà xuất bản Thống kê.
4. Phạm Thị Thanh Hồng, 2009, Giáo trình Hệ thống thông tin quản lí, Nhà xuất bản Bách khoa Hà Nội,.

năng trao đổi thông tin giữa các phần hành kế toán cũng như giữa mỗi phần hành kế toán với các bộ phận chức năng khác của doanh nghiệp.

• Sản xuất và kiểm soát chất lượng
• Cung ứng và kiểm soát tồn kho
• Quản lí tài sản cố định
• Tài chính – Kế toán
• Quản lí nhân sự
• Nghiên cứu và phát triển ...

Mục tiêu cơ bản của hệ thống này là đảm bảo luôn có sẵn các nguồn lực của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc với số lượng vừa đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và kiểm soát chặt chẽ quá trình thực hiện. Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm ERP có thể được tóm lược trên các khía cạnh sau đây:

• Nâng cao hiệu quả xử lí và chia sẻ nguồn lực thông tin: ERP giúp các nhà quản lí dễ dàng chia sẻ và tiếp cận các thông tin đáng tin cậy dựa trên cơ sở xử lí các nghiệp vụ theo thời gian thực để có thể đưa ra các quyết định chính xác.
• Nâng cao năng suất lao động: Do dữ liệu tác nghiệp được cập nhật một lần theo quy trình và khai thác trên toàn hệ thống nên không xảy ra hiện tượng cùng một dữ liệu phải cập nhật nhiều lần ở các phòng ban khác nhau như khi ứng dụng nhiều phần mềm rời rạc.

• Nâng cao hiệu quả kinh doanh: nhờ ứng dụng hệ thống ERP, doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời cho phép tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thiết bị…
• Quản lí tập trung dữ liệu và thông tin: nhờ đó có khả năng chia sẻ kịp thời và đầy đủ cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin trên cơ sở được phân quyền để truy cập khai thác sử dụng.
• Tối ưu hóa toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp: việc ứng dụng ERP đòi hỏi phải tổ chức toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đó giúp nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp.

Như vậy, khi ứng dụng hệ thống ERP, nhiệm vụ của kế toán là kiểm tra, đối chiếu và khai thác các dữ liệu đã được cập nhật từ các bộ phận khác để tiếp tục xử lí chứ không cần phải nhập lại chứng từ gốc từ các bộ phận khác chuyển đến. Tổ chức dữ liệu kế toán theo định hướng ERP cho phép nâng cao hiệu quả công tác kế toán và là cơ sở để tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo các chu trình. Việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình là cần thiết để tăng cường chức