Bài viết

Bài viết - ThS. Nguyễn Thị Quỳnh Giao - TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP)

TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP)

Nguyễn Thị Quỳnh Giao

ERP ngày càng có vai trò to lớn trong việc nâng cao năng lực cạnh tranh và mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nhờ khả năng tích hợp thông tin và quá trình kinh doanh hiệu quả. Nó bao gồm nhiều phân hệ chức năng, lưu trữ trong cơ sở dữ liệu tập trung cho phép doanh nghiệp hoạch định và quản lý nguồn lực, sử dụng thông tin theo nhiều chiều khác nhau. Khi ứng dụng ERP, tổ chức hệ thống thông tin kế toán là một công việc quan trọng cần phải thực hiện, đây không chỉ là công việc nội bộ của bộ phận kế toán mà liên quan và ảnh hưởng đến toàn doanh nghiêp. Doanh nghiệp cần chú trọng về cả nội dung tổ chức (bao gồm thu thập dữ liệu, xử lý dữ liệu, cung cấp thông tin, kiểm soát, bộ máy kế toán) và quy trình tổ chức phù hợp từ giai đoạn phân tích hệ thống cho đến giai đoạn vận hành hệ thống

a. Khái niệm ERP: ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là một thuật ngữ liên quan đến hệ thống tích hợp thông tin và quá trình kinh doanh bao gồm các phân hệ chức năng được cài đặt tùy theo mục đích của doanh nghiệp.

ERP được hỗ trợ bởi phần mềm ứng dụng liên chức năng giúp cho doanh nghiệp hoạch định và quản lý những phần quan trọng của quá trình kinh doanh bao gồm lập kế hoạch sản xuất, mua hàng, quản lý hàng tồn kho, giao dịch với nhà cung cấp, cung cấp dịch vụ khách hàng và theo dõi đơn đặt hàng

ERP tập hợp tất cả dữ liệu từ các quy trình khác nhau và lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu tập trung cho phép sử dụng thông tin theo nhiều cách khác nhau

b. Quá trình hình thành ERP

Vào những năm 1950, các khái niệm liên quan đến chức năng của quá trình quản lý sản xuất bắt đầu xuất hiện như: số lượng đặt hàng kinh tế, lượng hàng tồn kho an toàn, danh sách nguyên liệu, quản lý lệnh sản xuất.

Đến giữa những năm 1960, hệ thống MRP Version1 (Material Requirement Planning - Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu) được cấu thành dựa trên sự tích hợp các chức năng cơ bản nêu trên.

Vào năm 1975, trong cuốn từ điển biên soạn lần thứ 9 của APICS (The Association for Operations Management - Hiệp hội quản lý hoạt động) đã đưa ra định nghĩa: MRP là một công nghệ dựa trên cấu trúc quá trình quản lý sản xuất toàn bộ, thông tin kho và lịch sản xuất để tính toán ra nhu cầu nguyên vật liệu. Nó đưa ra yêu cầu hủy bỏ những đơn đặt hàng không cần thiết và các đề xuất tối ưu hoá việc mua hàng bằng cách tính toán thời điểm có thể nhận nguyên vật liệu từ nhà cung cấp và thời điểm cần số hàng đó cho sản xuất. Để có thể thực hiện được điều này, cần xác định số lượng các nguyên vật liệu thành phần để sản xuất một loại hàng cũng như thời điểm cần các nguyên vật liệu và các thành phần trong các công đoạn của quá trình sản xuất. MRP Verision2 (Manufacturing Resource Planning – Hoạch định nguồn lực sản xuất) là kết quả mở rộng của MRP. Nếu MRP1 chủ yếu đưa ra các tính toán về nguyên vật liệu cần thiết để hoàn thành kế hoạch sản xuất thì MRP2 lại chú trọng đến quản lý lao động và chi phí.

Đến những năm 1990, sự phát triển của công nghệ thông tin đã góp phần xây dựng khái niệm ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) dựa trên hệ thống MRP2. ERP không chỉ giới hạn trong quản lý sản xuất mà bao trùm lên toàn bộ các hoạt động chức năng chính của doanh nghiệp như kế toán, nhân sự, hậu cần, bán hàng, mua hàng.

Và cho đến nay, những năm 2000 của thể kỷ 21; ERP đã phát triển và kết hợp với nhiều ứng dụng khác nhau như: SCM (Supply Chain Management - quản lý chuỗi cung ứng), CRM (Customer Relationship Management- quản lý quan hệ khách hàng), BI (Business Intelligence – Kinh doanh thông minh).

Hình 1.2: Sơ đồ mô tả hệ thống ERP cơ bản

Description: BD1

(Nguồn: Hệ thống hoạch định quản trị nguồn lực Dynamic Microsoft 2006)

c. Cấu trúc của ERP

Theo tài liệu chính thức của CIBRES – cơ quan tổ chức thi và cấp chứng chỉ CIERP (Certified Implementer of Enterprise Resource Planning-chứng chỉ chuyên viên triển khai ERP), một ERP tiêu chuẩn gồm các phân hệ: Kế toán tài chính; hậu cần; sản xuất; quản lý dự án; dịch vụ; dự đoán và lập kế hoạch; công cụ lập báo cáo. Theo tài liệu Dynamic Microsoft, một hệ thống ERP có các đặc điểm sau: Tính linh hoạt: ERP có khả năng thích ứng với sự thay đổi nhu cầu của tổ chức trong tương lai.

- Tính toàn diện: ERP có thể hỗ trợ nhiều quy trình kinh doanh của doanh nghiệp như: bán hàng, quản trị nguyên vật liệu, kế toán tài chính …

- Tính liên kết: ERP không chỉ liên kết các chức năng/bộ phận của hệ thống mà còn liên kết với bên ngoài doanh nghiệp, báo cáo thuế, báo cáo quản trị doanh nghiệp…

Vì đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ, trong đó từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng vẫn có khả năng kết nối với nhau, thế nên tính chia sẻ thông tin và liên kết được thể hiện rất rõ góp phần quan trọng trong việc hỗ trợ tác nghiệp và ra quyết định của nhiều đối tượng khác nhau một cách kịp thời và chính xác. Bên cạnh đó, quy trình làm việc thống nhất và trách nhiệm được xác định rõ ràng trong hệ thống ERP.

d. Lợi ích của ứng dụng ERP trong doanh nghiệp

Các lợi ích của ERP bao gồm: cải thiện quá trình ra quyết định, thông tin kịp thời và chính xác hơn, gia tăng thỏa mãn của khách hàng, linh hoạt với những thay đổi của môi trường

Lợi ích của ERP gồm 5 nhóm:

- Lợi ích hoạt động: giảm chi phí, chu kỳ thời gian hoạt động, cải thiện năng suất, chất lượng cũng như dịch vụ khách hàng.

- Lợi ích quản trị: ERP áp dụng cơ sở dữ liệu dùng chung và khả năng phân tích dữ liệu tạo điều kiện dễ dàng cho việc ra quyết định và cải thiện đánh giá hoạt động ở các bộ phận.

- Lợi ích chiến lược: cung cấp lợi thế cạnh tranh trên cơ sở công nghệ thông tin.

- Lợi ích cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin: tạo điều kiện cho doanh nghiệp giảm chi phí và tăng khả năng thực hiện các ứng dụng khác.

- Lợi ích doanh nghiệp: cải tiến quy trình làm việc, quá trình học tập và truyền thông trong doanh nghiệp, từ đó cải thiện văn hóa công ty.

Dưới góc độ công tác kế toán, hệ thống ERP mang lại các lợi ích sau:

+ Cung cấp thông tin kế toán kịp thời và đáng tin cậy

+ Phân chia trách nhiệm cụ thể

+ Cải tiến quản lý hàng tồn kho

+ Kiểm soát chi phí hiệu quả

+ Hợp nhất số liệu ở các chi nhánh/công ty con dễ dàng

+ Quy trình kế toán được xác định rõ ràng

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Ban huấn luyện và đào tạo, Giải pháp triển khai ERP, Công ty CP giải pháp Fast, 2013

2. Nguyễn Vũ Việt, Giải pháp phát triển dịch vụ kế toán ở Việt Nam trong điều kiện hiện nay, Đề tài NCKH cấp Nhà nước, 2011

3. Các trang web tham khảo:

http://www.pcworld.com.vn [19/01/2016] – Tạp chí thế giới vi tính

http://www.tuvanerp.com [21/02/2016]–Diễn đàn chia sẽ giải pháp doanh nghiệp

» Tin mới nhất:

» Các tin khác: