18/09/2022 01:31:25 PM

Bài viết

Bài Viết - ThS. Ngô Thị Kiều Trang - QUẢN LÝ TỐT HÀNG TỒN KHO-GIẢI PHÁP GIÚP DOANH NGHIỆP TIẾT KIỆM CHI PHÍ, NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH.
QUẢN LÝ TỐT HÀNG TỒN KHO-GIẢI PHÁP GIÚP DOANH NGHIỆP TIẾT KIỆM CHI PHÍ, NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH.

Ths.Ngô Thị Kiều Trang

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là điều cần thiết cho các doanh nghiệp ở bất kỳ quy mô và lĩnh vự nào. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả có thể giúp quản lý các nguồn lực hạn chế, đảm bảo tính chính xác tại từng điểm của chuỗi cung ứng và hỗ trợ đưa ra quyết định về phát triển và tiếp thị sản phẩm để xây dựng và duy trì một doanh nghiệp thành công. Nhìn bề ngoài quản lý hàng tồn kho có vẻ khá đơn giản nhưng công tác quản lý hàng tồn kho vẫn luôn tìm ẩn những rủi ro nhất định. Vì vậy, việc đẩy mạnh quản trị hàng tồn kho luôn là yêu cầu cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp.

Từ khóa: Hàng tồn kho, quản trị, quản lý, hiệu quả hoạt động.

1.      Đặt vấn đề

Hàng tồn kho là tài sản lưu động của doanh nghiệp được biểu hiện dưới hình thái vật chất. Hàng tồn kho có nhiều hình thái khác nhau tuỳ thuộc vào bản chất của từng loại hình doanh nghiệp:

            · Đối với doanh nghiệp thương mại: Hàng tồn kho chủ yếu là hàng hoá mua về để chờ bán.

            · Đối với các doanh nghiệp sản xuất: Hàng tồn kho có thể bao gồm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chờ đưa vào sản xuất, bán thành phẩm dở dang, thành phẩm hoàn thành chờ bán. Theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02 ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường, đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang, nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Việc quản lý hàng tồn kho được coi là một trong những công việc quan trọng và mất nhiều thời gian nhất vì các nguyên nhân sau:

            · Hàng tồn kho thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng số tài sản lưu động của doanh nghiệp. Số lượng các nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho nhiều do đó rất dễ xảy ra sai sót hoặc gian lận với quy mô lớn ảnh hưởng trọng yếu tới Báo cáo tình hình tài chính. Việc xác định giá trị hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán do đó ảnh hưởng trọng yếu đến lợi nhuận thuần trên Báo cáo kết quả kinh doanh.

            · Hàng tồn kho trong doanh nghiệp được bảo quản, cất trữ ở nhiều nơi khác nhau, do nhiều người ở các bộ phận khác nhau quản lý. Với mỗi loại hàng tồn kho khác nhau điều kiện bảo quản cũng khác nhau. Việc bảo quản phân tán và phân công trách nhiệm cho nhiều người nhằm phục vụ cho việc sản xuất và tiêu thụ có hiệu quả. Tuy nhiên vì thế mà công việc kiểm soát vật chất, kiểm kê, quản lý và sử dụng hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn, dễ xảy ra sai sót và gian lận.     

2. Các nhân tố ảnh hưởng đến dự trữ hàng tồn kho

2.1 Đối với các mức tồn kho dự trữ nguyên vật liệu, nhiên liệu thường phụ thuộc vào:

-      Quy mô sản xuất và nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất của doanh nghiệp. Nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu của doanh nghiệp thường bao gồm 3 loại: dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm, dự trữ thời vụ (đối với các doanh nghiệp sản xuất có tính chất thời vụ).

-      Khả năng sẵn sàng cung ứng của thị trường.

-      Chu kỳ giao hàng quy định trong hợp đồng giữa đơn vị cung ứng nguyên vật liệu với doanh nghiệp.

-      Thời gian vận chuyển nguyên vật liệu từ nơi cung ứng đến doanh nghiệp.

-      Giá cả của các loại nguyên vật liệu, nhiên liệu cung ứng.

2.2 Đối với mức tồn kho dự trữ bán thành phẩm, sản phẩm dở dang, các nhân tố ảnh hưởng bao gồm:

-      Đặc điểm và các yêu cầu về kỹ thuật, công nghệ trong quá trình chế tạo sản phẩm.

-      Độ dài thời gian chu kỳ sản xuất sản phẩm.

-      Trình độ tổ chức quá trình sản xuất của doanh nghiệp.

2.3 Đối với mức tồn kho dự trữ sản phẩm thành phẩm thường chịu ảnh hưởng của các nhân tố:

-      Sự phối hợp giữa khâu sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.

-      Hợp đồng tiêu thụ sản phẩm giữa doanh nghiệp và khách hàng.

-      Khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp.

       3. Những rủi ro thường gặp trong quản lý hàng tồn kho

Thứ nhất, doanh nghiệp không tiến hành kiểm kê hàng tồn kho tại thời điểm cuối năm tài chính dẫn đến việc không phát hiện kịp thời những sai sót trong công tác hạch toán hàng tồn kho như phát sinh chênh  giữa  kiểm kê thực tế và sổ kế toán, thẻ kho, chênh lệch sổ chi tiết, sổ cái, bảng cân đối kế toán. Đồng thời, có thể dẫn đến hư hỏng của từng loại hàng tồn kho, không xem xét các điều kiện lưu kho, bảo quản, sắp xếp tại kho để bảo đảm phù hợp với tiêu chuẩn kĩ thuật. Ghi nhận hàng tồn kho không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ: không ghi phiếu nhập kho, không có biên bản giao nhận hàng, không có biên bản đánh giá chất lượng hàng tồn kho.

Thứ hai, trích lập dự phòng không đủ hồ sơ hợp lệ.
Doanh nhiệp chưa thực hiện xử lý vật tư, hàng hóa phát hiện thừa, thiếu khi kiểm kê hoặc chưa  đối chiếu, kiểm kê, xác nhận với khách hàng về HTK nhận giữ hộ.
Bên cạnh đó, việc hạch toán nhập xuất hàng tồn kho  không đúng kì, ghi sai giá gốc hàng tồn kho hoặc không theo dõi riêng thành phẩm và phế phẩm theo các tiêu thức kế toán.

Thứ ba, ghi nhận nhập kho không có hóa đơn chứng từ hợp lệ: mua hàng hóa với số lượng lớn nhưng không có hợp đồng, hóa đơn mua hàng không đúng quy định (thu mua hàng nông sản chỉ lập bảng kê mà không viết hóa đơn thu mua hàng nông sản theo quy định của Bộ tài chính). Đồng thời, không làm thủ tục nhập kho cho mỗi lần nhập mà phiếu nhập kho gộp chung cho cả một khoảng thời gian dài.

.        

4.Một số giải pháp quản lý hàng tồn kho giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động

Quản lý hàng tồn kho là việc thực hiện các chức năng quản lí để thiết lập kế hoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển, kiểm soát và cấp phát vật tư nhằm sử dụng tốt nhất các nguồn lưc nhằm phục vụ cho khách hàng, đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp.

Một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tối đa hóa doanh số bán hàng. Đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành liên tục, đều đặn theo đúng kế hoạch, đảm bảo có đủ hàng hoá, thành phẩm để cung ứng ra thị trường.

Một số giải pháp quản lý hàng tồn kho giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động

Thứ nhất, tổ chức và quản lý một cách có hệ thống quy trình xuất - nhập hàng hóa vào kho, lưu trữ các chứng từ, dán nhãn mác của toàn bộ sản phẩm hoặc các giấy tờ liên quan có giá trị liên thành. Xây dựng quy định bảo quản hàng hóa và quy cách đóng thùng hàng hóa sao cho việc khuân vác, vận chuyển, kiểm đếm dễ dàng và kiểm soát được thuận tiện.

Thứ hai, kiểm soát trong quy trình hàng tồn kho đầu kỳ

Kiểm đếm thực tế toàn bộ hàng hóa tồn kho định kỳ theo tháng/quý và đối chiếu với sổ sách kế toán sao cho khớp nhất để kịp thời xử lý, điều chỉnh số liệu sao cho trùng khớp với số lượng tồn kho đầu kỳ.

Thứ ba, quy trình nhập và xuất  hàng hóa vào kho và ra khoi kho

·         Đối với quy trình nhập kho: Mua hàng hóa, gia công sản phẩm, sản xuất sản phẩm, xử lý nguyên vật liệu thừa và các phế phẩm, hàng bán trả lại, thực hiện chuyển kho và cân đối kho.  Đồng thời, thực hiện việc kiểm đếm với chức năng quét barcode hàng hóa và đối chiếu kỹ lưỡng với số lượng tạo sẵn trong phiếu nhập hàng hóa vào kho.

Đối với quy trình xuất hàng hóa ra khỏi kho: Bán hàng, xuất nguyên vật liệu sản xuất , gia công hàng hóa, hàng mua trả lại, thực hiện chuyển kho và cân đối kho.Thực hiện việc kiểm đếm với chức năng quét barcode hàng hóa và đối chiếu dữ liệu đó với số lượng tạo sẵn trong phiếu xuất kho hàng hóa.

Thứ năm, quản lý hàng tồn kho

Để quản lý trong quy trình hàng tồn kho được tốt nhất thì bạn cần theo dõi số lượng hàng tồn trên sổ sách và thường xuyên kiểm tra, đối chiếu với thực tế. Cần thực hiện việc truy xuất thẻ kho từng hàng hóa khi cần đối chiếu nếu phát hiện ra sai sót.

*Sử dụng phương pháp kiểm kê phù hợp với doanh nghiệp :

Đối với một doanh nghiệp có sản phẩm dễ hư hỏng, chẳng hạn như hoa hoặc thực phẩm, sẽ liên quan đến việc bán hàng tồn kho mà họ đã mua trước - đó là chiến lược nhập trước xuất trước (FIFO). Chiến lược này có nghĩa là các sản phẩm và nguyên liệu cũ nhất sẽ cạn kiệt trước.

*Hiểu và dự báo chính xác nhu cầu

Một trong những yếu tố quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả là dự báo chính xác. Người quản lý dựa vào dữ liệu để giúp họ theo dõi việc sử dụng - bao gồm hồ sơ về doanh số bán hàng trước đây, xu hướng thị trường, thời vụ và công nghệ như phân tích dự đoán để giúp người quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Tuy nhiên, các nhà quản lý hàng tồn kho cũng phải xem xét các yếu tố khác như thời tiết, nền kinh tế, sự thay đổi của nhu cầu  Khả năng dự báo chính xác nhu cầu có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý chi phí hàng tồn kho và tối đa hóa cơ hội bán hàng.

* Việc xây dựng lời nhắc tự động trong hệ thống quản lý hàng tồn kho

Theo dõi số lượng mặt hàng cụ thể đang có được sử dụng để phát triển sản phẩm hay để bán cho khách hàng - có thể giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho và điều chỉnh quy trình đặt hàng . Thiết lập một quy trình đếm chu kỳ hàng tồn kho nhất quán và được ghi chép đầy đủ có thể giúp giảm thiểu các sai sót có thể ảnh hưởng đến khả năng cung cấp và truy cập hàng tồn kho . Việc xây dựng lời nhắc tự động trong hệ thống quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp có thể cảnh báo cho người quản lý hàng tồn kho khi có thể cần đặt hàng thêm các mặt hàng khác. Theo dõi mức tồn kho cũng giúp quản lý và giám sát nhu cầu sản phẩm.

* Sử dụng đúng lúc

Để giảm thiểu nguồn cung cấp tại chỗ và kiểm soát chi phí vận hành, một số doanh nghiệp sử dụng quản lý hàng tồn kho theo thời gian (JIT) . Doanh nghiệp cần có quy trình làm việc chặt chẽ với các nhà cung cấp để kịp thời gian cho sản xuất kinh doanh, nhưng không sớm hơn mức cần thiết. Cuối cùng, mục tiêu là có ít hàng tồn kho nhất có thể - nhưng đủ để sản xuất những thứ cần thiết khi cần.

*Tập trung vào kiểm soát chất lượng

Trong suốt quá trình quản lý hàng tồn kho, việc tập trung vào kiểm soát chất lượng là rất quan trọng - đó là lý do tại sao các doanh nghiệp nên thực hiện kiểm tra chất lượng trong suốt vòng đời sản phẩm để giảm thiểu lãng phí và đảm bảo sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn. Lồng ghép kiểm soát chất lượng vào mọi khía cạnh của quản lý hàng tồn kho. Điều quan trọng nữa là đảm bảo mọi nhân viên đều hiểu và tuân thủ các quy trình.

*Cân nhắc trong việc vận chuyển

Với hình thức vận chuyển, nhà cung cấp vận chuyển sản phẩm trực tiếp từ kho của họ đến khách hàng. Điều cần thiết là phải có mối quan hệ ổn định với một đối tác vận chuyển đáng tin cậy để đảm bảo chất lượng sản phẩm và phần mềm quản lý hàng tồn kho phù hợp để giúp quản lý và giám sát các giao dịch này.

*Thiết lập công nghệ điểm bán hàng

Công nghệ điểm bán hàng (POS) có thể giúp doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho. Khi các mặt hàng được bán, phần mềm của bạn sẽ tự động cập nhật để hiển thị mức tồn kho và giá vốn của hàng hóa đó. Công nghệ POS được sử dụng tại thời điểm bán hàng và trong quá trình sản xuất để theo dõi nguồn cung cấp và mức sử dụng nguyên liệu. POS cần phải tích hợp liền mạch với hệ thống quản lý hàng tồn kho để dễ dàng theo dõi hàng tồn kho nhập và xuất kho. Khi được thực hiện chính xác và với phần mềm tích hợp, doanh nghiệp sẽ loại bỏ các lỗi nhập dữ liệu khỏi việc kiểm kê hàng tồn kho.

*Tổ chức kho hàng

Việc tổ chức kho dự trữ có ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả quản lý chuỗi cung ứng. Thời gian bị lãng phí nếu không tìm thấy hàng tồn kho hoặc mất quá nhiều thời gian để tìm. Ngoài việc xem xét cách thức tiếp nhận, lưu trữ và truy cập hàng tồn kho, quản lý chuỗi cung ứng cũng phải xem xét các thách thức quản lý hàng tồn kho khác , chẳng hạn như các yêu cầu đặc biệt đối với hàng dễ hỏng hoặc dễ vỡ.

Không gian nhà kho là một yếu tố cần thiết để quản lý hàng tồn kho và đơn hàng hiệu quả. Quản lý không gian tốt có nghĩa là doanh nghiệp có thể lưu trữ nhiều hàng tồn kho hơn và tận dụng toàn bộ lợi thế của kho hàng, điều này giúp kiểm soát chi phí và thúc đẩy doanh số bán hàng.

* Đưa ra quyết định theo hướng dữ liệu

Một trong những lợi ích chính của hệ thống quản lý hàng tồn kho đó là dữ liệu mà hệ thống có thể cung cấp trong thời gian thực hiện giúp bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Hệ thống quản lý hàng tồn kho phải cung cấp thông tin cập nhật từng phút về mức cung cấp và sản phẩm có sẵn, chi phí dự trữ các sản phẩm đó, tỷ lệ luân chuyển sản phẩm và thời gian tối ưu để bổ sung một số nguồn cung cấp nhất định.

Dữ liệu cũng có thể giúp dự đoán mức bán hàng trong tương lai dựa trên lịch sử bán hàng và theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp. Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu có nghĩa là bạn đang kết hợp nghệ thuật quản lý với khoa học về các yếu tố dữ liệu quan trọng để giúp bạn giảm thiểu chi phí và tối đa hóa doanh thu.

4. Kết luận

 Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là điều cần thiết cho các doanh , quản lý hàng tồn kho hiệu quả có thể giúp quản lý các nguồn lực hạn chế, đảm bảo tính chính xác tại từng điểm của chuỗi cung ứng và hỗ trợ đưa ra quyết định về phát triển và tiếp thị sản phẩm để xây dựng và duy trì một doanh nghiệp thành công.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1.      Chuẩn mực kế toán ViệtNam VAS 02 về Kế toán Hàng tồn kho

2.      http://www.duongthuy.edu.vn/tuyen-sinh/gioi-thieu-nganh-nghe/nganh-quan-tri-doanh-nghiep-vua-va-nho-1572.html, truy cập ngày 20 tháng 07 năm 2022.

3.      Kiểm soát nội bộ, Trường ĐH Kinh tế TP.HCM, NXB Tài chính 2014

4.      https://vinatechgroup.vn/quan-ly-hang-ton-kho.html, truy cập ngày 20 tháng 07 năm 2022.

5.      https://www.bravo.com.vn/vi/Tin-tuc/Quan-tri-doanh-nghiep/Cach-quan-ly-hang-ton-kho-hieu-qua-trong-doanh-nghiep, truy cập ngày 20 tháng 8 năm 2022.

6.      https://www.mainfreight.com/asia/vi-vn/services/contract-logistics/inventory-management, truy cập ngày 24 tháng 9 năm 2022.

 

» Danh sách Tập tin đính kèm:

» Các tin khác: