17/10/2024 01:14:10 PM

Bài viết

Bài Viết - ThS. Ngô Thị Kiều Trang - HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN_NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN ĐỂ THÂM NHẬP VÀO MÔI TRƯỜNG KẾ TOÁN

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN_NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN ĐỂ THÂM NHẬP VÀO MÔI TRƯỜNG KẾ TOÁN

                                                                                                        Ngô Thị Kiều Trang

 

Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò cung cấp thông tin kế toán quan trọng, nhằm phục vụ cho công tác quản lý, điều hành và phát triển doanh nghiệp. Việc quản lý và sử dụng hệ thống thông tin luôn được doanh nghiệp chú ý. Đặc biệt là hệ thống thông tin kế toán lại càng được quan tâm đặc biệt. Không phải ngẫu nhiên mà hệ thống thông tin kế toán được coi trọng đến vậy, nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc điều hành và phát triển doanh nghiệ

 

1. Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin quản lí trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lí và cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng kì nhất định. Hai chức năng của hệ thống thông tin kế toán là thông tin và kiểm tra. Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán có thể được biểu diễn trên Hình 1.1.

  • Mục tiêu của hệ thống: Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời về tình hình tài chính của doanh nghiệp, bao gồm những thông tin về tài sản, nguồn vốn, quá trình kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ trong doanh nghiệp.
  • Dữ liệu đầu vào: Là các dữ liệu từ các hoạt động kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp như mua vật tư, hàng hóa, bán hàng, thu tiền, các chi phí phát sinh, trả lương cho công nhân…
  • Quy trình xử lí: Là một quy trình hoàn chỉnh bao gồm các giai đoạn cụ thể từ việc thu thập thông tin về các dữ liệu kế toán, đến việc xử lí, phân tích, tổng hợp các dữ liệu này để lập các báo cáo kế toán bằng hệ thống các phương pháp kế toán là phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản và ghi kép, phương pháp đo lường đối tượng kế toán và phương pháp tổng hợp cân đối kế toán. Để thực hiện được các quy trình trên đây đòi hỏi phải có sự tham gia của con người (cán bộ, chuyên viên kế toán) có những kĩ năng và trình độ nghiệp vụ chuyên môn, được phân công và tổ chức một cách khoa học, hợp lí với sự hỗ trợ của các phương tiện phù hợp (thiết bị phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, sổ sách…)  
  • Đầu ra: Là các thông tin kế toán đáp ứng theo yêu cầu của người sử dụng, bao gồm các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, các cấp quản trị cũng như phục vụ hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong doanh nghiệp.

   Hình 1.1: Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán

Trong các yếu tố của hệ thống thông tin kế toán, quy trình xử lí kế toán là phức tạp nhất, vì vậy để hiểu rõ về hệ thống thông tin kế toán cần nắm được quy trình xử lí kế toán trong một doanh nghiệp.

2. Quy trình xử lí kế toán trong doanh nghiệp

Với chức năng thông tin và kiểm tra về tình hình tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh, công tác kế toán tại một doanh nghiệp cần được tổ chức theo một quy trình chặt chẽ và khoa học. Trong điều kiện hạch toán thủ công, tùy thuộc đặc điểm kinh doanh, quy mô và yêu cầu cụ thể của người quản lí doanh nghiệp mà việc tổ chức các nghiệp vụ ghi chép, xử lí và cung cấp thông tin có thể khác nhau nhưng đều tuân theo quy trình xử lí như ở Hình 1.2.

 

 

 

Hình 1.2: Quy trình kế toán trong doanh nghiệp

  • Ghi nhận: Là giai đoạn đầu tiên của quy trình kế toán, thực hiện chức năng thu thập các dữ liệu liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong doanh nghiệp. Các nghiệp vụ kinh tế trong giai đoạn này được phân chia thành 2 nhóm: bên trong và bên ngoài. Các nghiệp vụ kinh tế bên ngoài liên quan đến các giao dịch giữa doanh nghiệp với các chủ thể độc lập ngoài doanh nghiệp như: người mua, người bán, ngân hàng, nhà nước và các cá nhân, tổ chức khác. Các nghiệp vụ kinh tế bên trong chính là quá trình kinh doanh diễn ra trong doanh nghiệp. Các dữ liệu này được thể hiện trên các chứng từ kế toán, đây là minh chứng khách quan cho sự hình thành các nghiệp vụ kinh tế và được xem là đầu vào của hệ thống thông tin kế toán. 
  • Xử lí: Là giai đoạn tiếp theo của quy trình kế toán. Trên cơ sở các dữ liệu trên chứng từ, kế toán thực hiện việc xử lí và cung cấp thông tin theo yêu cầu của quản lí. Cụ thể, kế toán thực hiện việc ghi vào sổ nhật kí theo dõi nghiệp vụ theo trình tự thời gian và phân loại nghiệp vụ kinh tế theo đối tượng tổng hợp để ghi vào Sổ cái. Nhằm cung cấp các thông tin chi tiết về tình hình và sự biến động của từng đối tượng cụ thể, kế toán thực hiện việc theo dõi trên các sổ chi tiết. Cuối kì, kế toán thực hiện việc kiểm tra số liệu kế toán tổng hợp thông qua việc lập Bảng cân đối tài khoản, đồng thời kiểm tra số liệu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết thông qua đối chiếu giữa sổ cái với các Bảng tổng hợp chi tiết tương ứng.
  • Báo cáo: Đây là bước công việc cuối cùng trong quy trình xử lí kế toán với đầu ra là các báo cáo kế toán phục vụ cho nhu cầu thông tin của người sử dụng. Trên phương diện kế toán tài chính, kế toán phải có nghĩa vụ lập các Báo cáo tài chính hàng năm, bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài báo cáo tài chính, kế toán còn lập các Báo cáo Kế toán quản trị và cung cấp các thông tin nhanh phục vụ cho nhu cầu quản lí và tác nghiệp tại các bộ phận của doanh nghiệp, như các báo cáo về tiền, tình hình công nợ của từng khách hàng, tình hình tồn kho của từng vật tư, hàng hóa tại mỗi thời điểm…

3. Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông tin khác trong doanh nghiệp

Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là một hệ thống đa dạng, phức tạp với nhiều chức năng được thực hiện bởi các bộ phận khác nhau, có mối quan hệ ràng buộc chặt chẽ, cung cấp thông tin lẫn nhau nhằm đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả. 

Các hệ thống thông tin chức năng như hệ thống thông tin tài chính, hệ thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin sản xuất không tách biệt nhau mà thường chia sẻ với nhau các nguồn lực chủ yếu của hệ thống và tất cả chúng đều có mối quan hệ chặt chẽ với hệ thống thông tin kế toán. Các hệ thống thông tin chức năng này cung cấp dữ liệu đầu vào cho hệ thống thông tin kế toán và từ những dữ liệu này, hệ thống thông tin kế toán có nhiệm vụ xử lí chúng thành thông tin hữu ích cung cấp trở lại cho các bộ phận để thực hiện chức năng của mình. Ví dụ, hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin về tình hình vật tư tồn kho cho bộ phận cung ứng, thông tin về tình hình công nợ khách hàng cho bộ phận bán hàng,...

Như vậy, hệ thống thông tin kế toán cùng với các hệ thống thông tin chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin quản lí hoàn chỉnh phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Các hệ thống thông tin này liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra.

 

 

 

TÀI LIỆU THAM KHẢO

 

 

  1. Trần Thị Song Minh, Giáo trình Kế toán máy, Nhà xuất bản Lao động – Xã hội, 2005. 
  2. https://www.hutech.edu.vn/tuyensinh/tin-tuc/tin-huong-nghiep/14559569-nganh-he-thong-thong-tin-quan-ly-la-gi-ra-truong-lam-gi

 


» Danh sách Tập tin đính kèm:

» Các tin khác: