15/05/2025 03:09:54 PM

Bài viết

Bài Viết - ThS. Nguyễn Thị Hồng Sương - ÁP DỤNG KẾ TOÁN MÁY TRONG KỶ NGUYÊN SỐ: XU HƯỚNG, LỢI ÍCH VÀ THÁCH THỨC ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP VIỆT NAM

ÁP DỤNG KẾ TOÁN MÁY TRONG KỶ NGUYÊN SỐ: XU HƯỚNG, LỢI ÍCH VÀ THÁCH THỨC ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP VIỆT NAM

 

                                                                                                         Nguyễn Thị Hồng Sương

 

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc áp dụng kế toán máy đã trở thành một trong những yếu tố then chốt giúp nâng cao hiệu quả quản trị tài chính và minh bạch hóa thông tin kế toán. Bài viết này tập trung phân tích vai trò, xu hướng, lợi ích cũng như những thách thức của việc triển khai kế toán máy trong doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh doanh nghiệp Việt Nam đang từng bước hiện đại hóa hoạt động kế toán. Qua đó, bài viết đề xuất một số khuyến nghị nhằm tối ưu hóa quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực kế toán tài chính.

1. Giới thiệu

Kỷ nguyên số mang đến những thay đổi sâu rộng cho mọi lĩnh vực trong đời sống kinh tế - xã hội, trong đó kế toán tài chính không nằm ngoài vòng xoáy đó. Kế toán máy (Computerized Accounting) được hiểu là việc ứng dụng phần mềm kế toán, hệ thống ERP, hoặc các nền tảng tài chính số để xử lý, lưu trữ và phân tích dữ liệu kế toán một cách tự động. So với kế toán thủ công, kế toán máy cho phép tăng tốc độ xử lý thông tin, giảm thiểu sai sót và nâng cao năng lực phân tích tài chính.

Tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), đang từng bước áp dụng kế toán máy để thích ứng với các yêu cầu của quản trị hiện đại, chuẩn mực kế toán quốc tế (IFRS) và quy định của cơ quan thuế điện tử.

2. Lợi ích của kế toán máy trong kỷ nguyên số

Việc áp dụng kế toán máy trong bối cảnh chuyển đổi số không chỉ mang lại những thay đổi về công nghệ, mà còn thúc đẩy sự chuyển biến trong tư duy và phương pháp quản lý tài chính – kế toán. Dưới đây là các lợi ích nổi bật mà kế toán máy mang lại cho doanh nghiệp trong kỷ nguyên số:

2.1. Tăng tốc độ xử lý và giảm thiểu sai sót

·         Tự động hóa quy trình nhập liệu: Phần mềm kế toán giúp loại bỏ công việc ghi chép thủ công, tự động nhập và tổng hợp dữ liệu từ các hóa đơn điện tử, chứng từ số, báo cáo kho, bảng lương, v.v.

·         Tăng tốc độ lập báo cáo: Doanh nghiệp có thể lập báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ chỉ trong vài phút sau khi chốt số liệu.

·         Giảm sai sót định kỳ: Theo khảo sát của FAST (2023), các doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán giảm trung bình 65% sai sót do nhập liệu so với phương pháp truyền thống.

Ví dụ: Công ty TNHH ABC sử dụng phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử và tự động đối chiếu chứng từ – giúp tiết kiệm 120 giờ làm việc mỗi tháng cho bộ phận kế toán.

2.2. Nâng cao tính minh bạch và kiểm soát nội bộ

·         Theo dõi lịch sử giao dịch: Hệ thống kế toán máy cho phép truy xuất nhật ký giao dịch, giúp truy vết thao tác và ngăn chặn gian lận nội bộ.

·         Phân quyền người dùng: Dữ liệu được bảo vệ qua cơ chế phân quyền theo vai trò (Role-Based Access Control – RBAC), giúp nâng cao hiệu quả kiểm soát và bảo mật thông tin tài chính.

·         Tích hợp kiểm toán nội bộ: Một số phần mềm có chức năng “kiểm toán tự động” (auto-audit trail), cảnh báo khi phát sinh giao dịch bất thường.

2.3. Hỗ trợ phân tích tài chính và ra quyết định quản trị

·         Tạo báo cáo theo thời gian thực: Kế toán máy cung cấp báo cáo tức thời về doanh thu, chi phí, dòng tiền, công nợ, từ đó hỗ trợ ban điều hành ra quyết định nhanh chóng và chính xác.

·         Tùy chỉnh báo cáo quản trị: Doanh nghiệp có thể xây dựng báo cáo theo từng trung tâm chi phí, sản phẩm, phòng ban hoặc khu vực kinh doanh – đáp ứng yêu cầu quản trị tinh gọn (lean accounting).

·         Hỗ trợ lập ngân sách và dự báo tài chính: Một số phần mềm như Bravo, SAP Business One có module lập ngân sách, mô phỏng dòng tiền trong các kịch bản khác nhau.

Ví dụ: Công ty CP Sản Xuất A sử dụng phần mềm kế toán kết nối với Power BI để phân tích lợi nhuận theo nhóm sản phẩm và thị trường tiêu thụ, giúp tăng biên lợi nhuận gộp thêm 5% nhờ điều chỉnh chính sách giá theo khu vực.

2.4. Tăng khả năng kết nối và tích hợp dữ liệu toàn doanh nghiệp

·         Tích hợp ERP: Kế toán máy hiện đại thường là một module trong hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP, liên kết chặt chẽ với các bộ phận như kho, mua hàng, bán hàng, nhân sự.

·         Kết nối thời gian thực: Khi dữ liệu được cập nhật tức thì, mọi phòng ban đều có thể dựa vào dữ liệu tài chính chính xác để ra quyết định mà không cần chờ tổng hợp thủ công.

·         Hỗ trợ báo cáo cho nhiều đơn vị thành viên: Đối với doanh nghiệp có mô hình tập đoàn, kế toán máy giúp hợp nhất báo cáo tài chính của các công ty con một cách tự động.

Minh chứng: Tập đoàn Phong Phú sau khi triển khai hệ thống kế toán máy tích hợp với chuỗi cung ứng và hệ thống nhân sự, đã giảm được 30% thời gian xử lý thông tin liên phòng ban.

2.5. Đáp ứng quy định pháp lý và nâng cao khả năng tương tác với cơ quan thuế

·         Tích hợp hóa đơn điện tử và chữ ký số: Kế toán máy giúp lập hóa đơn, ký số và gửi dữ liệu đến cơ quan thuế theo chuẩn XML quy định của Tổng cục Thuế Việt Nam.

·         Tự động cập nhật chính sách thuế: Phần mềm kế toán hiện đại thường tích hợp cập nhật thay đổi về thuế GTGT, TNDN, bảo hiểm theo quy định pháp luật mới nhất.

·         Tạo thuận lợi cho kiểm toán và thanh tra thuế: Việc lưu trữ chứng từ điện tử giúp rút ngắn thời gian kiểm tra và dễ dàng truy xuất dữ liệu.

2.6. Tăng khả năng mở rộng và thích ứng với công nghệ mới

·         Khả năng tích hợp AI và RPA: Một số phần mềm hiện đại có tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) để phân loại chứng từ, gợi ý định khoản, hoặc dùng RPA để tự động hóa quy trình kiểm tra hóa đơn.

·         Khả năng truy cập từ xa, làm việc online: Đặc biệt hữu ích trong bối cảnh làm việc linh hoạt (hybrid work) và hậu COVID-19, kế toán có thể làm việc ở bất kỳ đâu với dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng đám mây.

·         Sẵn sàng chuyển đổi sang IFRS: Các phần mềm lớn như Oracle NetSuite, SAP B1, MISA AMIS đã cung cấp tùy chọn báo cáo tài chính theo chuẩn mực quốc tế (IFRS), giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt cho việc hội nhập.

3. Khuyến nghị kế toán máy trong kỷ nguyên số

3.1. Xây dựng chiến lược chuyển đổi số kế toán gắn với mục tiêu phát triển doanh nghiệp

·         Mô tả: Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của việc ứng dụng kế toán máy: là để tiết kiệm chi phí, tăng năng suất lao động hay hỗ trợ ra quyết định? Trả lời được câu hỏi này giúp lựa chọn phần mềm, phân bổ nguồn lực và đo lường hiệu quả đầu tư (ROI).

·         Ví dụ: Công ty cổ phần XYZ xác định mục tiêu áp dụng phần mềm kế toán là để kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trong sản xuất. Từ đó, doanh nghiệp lựa chọn phần mềm có chức năng liên kết kho và phân xưởng để lập báo cáo chi phí định mức tự động.

·         Gợi ý: Doanh nghiệp nên thành lập Ban chuyển đổi số kế toán (Digital Accounting Taskforce) gồm đại diện phòng kế toán, CNTT và quản trị để điều phối quá trình này.

3.2. Đào tạo và nâng cao năng lực cho đội ngũ kế toán theo hướng “kế toán số”

·         Mô tả: Kế toán viên cần được đào tạo không chỉ về nghiệp vụ truyền thống mà còn về kỹ năng sử dụng phần mềm, phân tích dữ liệu, bảo mật thông tin và giao tiếp số.

·         Đề xuất nội dung đào tạo:

o    Cách sử dụng phần mềm kế toán (MISA, FAST, Bravo, SAP Business One…).

o    Kỹ năng đọc dashboard tài chính, phân tích dữ liệu bằng Excel, Power BI.

o    Kiến thức về chuẩn mực kế toán số và bảo mật dữ liệu (data privacy).

·         Gợi ý: Hợp tác với các trường đại học, viện đào tạo kế toán để tổ chức khóa học ngắn hạn về “Digital Accounting”. Doanh nghiệp cũng nên khuyến khích kế toán viên học các chứng chỉ quốc tế như CertIFR (ACCA), QuickBooks ProAdvisor, Xero Advisor…

3.3. Lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với quy mô và định hướng phát triển

·         Mô tả: Không phải phần mềm nào cũng phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp. Việc lựa chọn sai có thể gây lãng phí và ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành.

·         Tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán:

o    Khả năng mở rộng và tích hợp với các phần mềm khác (CRM, ERP).

o    Hỗ trợ đa ngôn ngữ, đa đơn vị tiền tệ nếu doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu.

o    Có tính năng lưu trữ điện toán đám mây và truy cập từ xa.

o    Đáp ứng quy định của cơ quan thuế và pháp luật Việt Nam.

·         Ví dụ: Doanh nghiệp nhỏ có thể dùng MISA Cloud vì dễ triển khai, chi phí thấp. Doanh nghiệp sản xuất lớn nên cân nhắc phần mềm ERP kế toán như SAP Business One hoặc Odoo.

3.4. Thiết lập quy trình bảo mật và sao lưu dữ liệu kế toán

·         Mô tả: Dữ liệu kế toán là tài sản quan trọng và nhạy cảm. Việc đánh mất hoặc bị rò rỉ dữ liệu có thể gây thiệt hại lớn về tài chính và uy tín doanh nghiệp.

·         Biện pháp đề xuất:

o    Phân quyền truy cập theo chức năng (role-based access).

o    Thiết lập quy trình sao lưu định kỳ (daily/weekly backups).

o    Sử dụng phần mềm có tính năng mã hóa dữ liệu và xác thực hai yếu tố (2FA).

o    Ký hợp đồng cam kết bảo mật với nhà cung cấp phần mềm.

·         Ví dụ: Công ty TNHH TMDV ABC định kỳ mỗi tuần sao lưu toàn bộ dữ liệu kế toán lên hệ thống Google Cloud và Amazon S3. Dữ liệu truy cập qua VPN nội bộ để tránh rủi ro từ mạng công cộng.

6.5. Tích hợp kế toán máy với hệ thống báo cáo quản trị và ra quyết định

·         Mô tả: Kế toán máy không chỉ để “ghi chép” mà còn là công cụ hỗ trợ hoạch định tài chính, phân tích dòng tiền, ngân sách và lợi nhuận theo phân khúc.

·         Gợi ý triển khai:

o    Kết nối phần mềm kế toán với phần mềm phân tích dữ liệu như Power BI, Tableau.

o    Tùy chỉnh các báo cáo quản trị theo nhu cầu của từng phòng ban (KPIs, phân tích chi phí theo trung tâm lợi nhuận).

·         Ví dụ: Một công ty bán lẻ đã kết nối phần mềm kế toán với hệ thống POS và Power BI để lập báo cáo lợi nhuận theo từng chi nhánh, nhờ đó tối ưu hóa chiến lược giá và phân bổ nhân sự hiệu quả.

6.6. Tăng cường sự phối hợp giữa phòng kế toán – CNTT – quản trị

·         Mô tả: Việc triển khai kế toán máy không thể chỉ do phòng kế toán thực hiện. Đây là một dự án công nghệ và quản trị nên cần sự phối hợp liên phòng ban.

·         Biện pháp: Thiết lập các nhóm công tác liên phòng, tổ chức họp định kỳ để theo dõi tiến độ, rà soát rủi ro và đề xuất cải tiến hệ thống kế toán máy.

·         Ví dụ: Trong giai đoạn triển khai phần mềm ERP kế toán, Công ty CP Dược ABC đã tổ chức các “hội thảo nội bộ” hàng tháng để cập nhật tình hình và hỗ trợ các bộ phận liên quan.

Kết luận

Kế toán máy là xu thế tất yếu trong bối cảnh chuyển đổi số. Việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động kế toán không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn góp phần tăng cường năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả như kỳ vọng, doanh nghiệp cần nhận thức đúng đắn, đầu tư bài bản và có chiến lược chuyển đổi số kế toán phù hợp với quy mô và đặc thù ngành nghề.

Tài liệu tham khảo:

1.      Romney, M. B., & Steinbart, P. J. (2022). Accounting Information Systems. Pearson.

2.      Warren, C. S., Reeve, J. M., & Duchac, J. (2020). Financial & Managerial Accounting. Cengage Learning.

3.      Nguyễn Thị Lan Hương (2021). Ứng dụng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Tạp chí Kế toán & Kiểm toán.

4.      FAST Accounting (2023). Báo cáo khảo sát ứng dụng kế toán máy tại doanh nghiệp Việt Nam.

» Danh sách Tập tin đính kèm:

» Các tin khác: