18/04/2014 02:35:41 PM

Bài viết

Bài viết - ThS. Hồ Tuấn Vũ - Sự tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp

SỰ TÁC ĐỘNG CỦA ERP ĐẾN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP

Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning-ERP)là một công cụ tích hợp quá trình kinh doanh của doanh nghiệp trên nền tảng sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung. Với một tư duy quản lý mới, ERP được xem là một giải pháp tối ưu giúp cho doanh nghiệp nâng cao năng lực của mình trong xu thế cạnh tranh gay gắt như hiện nay và đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm.

Trong hệ thống ERP, phân hệ kế toán được xem là cốt lõi, do đó, yêu cầu đặt ra là cần được tổ chức hiệu quả nhằm tạo ra những thông tin hữu ích, phù hợp với yêu cầu quản lý. Sự tác động của của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán thể hiện:

1. Những thay đổi về mặt quy trình

a. Thu thập dữ liệu

Khi tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ERP, hệ thống chứng từ của doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng trên nhiều phương diện: nội dụng lập và xét duyệt chứng từ; hình thức của chứng từ (có thể chỉ hiển thị trên màn hình/in ra từ hệ thống), số liên được lập. Bên cạnh đó, có thể sử dụng tài khoản trung gian nhằm kiểm soát về mặt quy trình chặt chẽ nhưng vẫn đảm bảo cung cấp báo cáo tài chính theo quy định.

Ngoài ra, cấu trúc hệ thống tài khoản được thiết lập linh hoạt hơn, đối tượng quản lý chi tiết cũng được kiểm soát qua nhiều hệ thống mã khác nhau.

Xét trên khía cạnh nội dung, hình thức và lưu trữ; việc tổ chức thu thập dữ liệu có một số điểm cần chú ý sau:

- Nội dung thu thập: trong môi trường ERP việc thu thập dữ liệu thống nhất bao gồm cả dữ liệu tài chính và phi tài chính

- Hình thức thu thập: ngoài cách thức thu thập thông qua điện thoại, chứng từ, fax còn có thể sử dụng hỗ trợ của thiết bị như: máy quét mã vạch, trao đổi dữ liệu điện tử, dữ liệu lấy từ hệ thống khác, chứng từ điện tử.

- Lưu trữ dữ liệu: tập trung và có thể chia sẻ

b. Xử lý dữ liệu

            Do ERP là một cấu trúc tổng thể gồm nhiều phân hệ nên có một số điểm khác biệt cơ bản trong quá trình xử lý dữ liệu:

- Khó quan sát dấu vết nghiệp vụ: nếu trong môi trường thủ công, một bút toán sai có thể được điều chỉnh theo quy định và để lại dấu vết. Tuy nhiên, trong ERP rất khó quan sát dấu vết nghiệp vụ, vì vậy kế toán cần vào bút toán điều chỉnh để có thể kiểm soát. Điều này có nghĩa là, mọi hoạt động điều chỉnh của kế toán đều được ghi nhận qua hệ thống bao gồm cả nội dung, thời gian và phân hệ điều chỉnh

- Tính cập nhật cao: Đặc điểm của ERP là tính chia sẻ dữ liệu và sử dụng cơ sở dữ liệu dùng chung nên khi có một bút toán được cập nhật một lần sẽ ảnh hưởng đến nhiều dữ liệu trong toàn bộ hệ thống. Việc xử lý dữ liệu của kế toán sẽ ảnh hưởng trong phân hệ kế toán và các phân hệ khác: mua hàng, bán hàng, sản xuất, nhân sự…

- Một số chức năng thực hiện tự động: ERP cho chép thực hiện tự động một số bút toán. Để làm được điều này, hệ thống cần được lập trình nhằm đảm bảo tiết kiệm về mặt thời gian đối với những nghiệp vụ thường xuyên diễn ra mang tính định kỳ và ít thay đổi Thông thường, các bút toán sau đây được thực hiện một cách tự động trong hệ thống: khi ghi nhận doanh thu, tự động ghi nhận giá vốn hay thực hiện tự động khấu hao hàng tháng.

- Tác nghiệp hoàn chỉnh: Đối với ERP, hệ thống được thiết kế nhằm quản lý theo quy trình, thế nên điểm bắt đầu hoạt động của một bộ phận là kết quả của quá trình xử lý thông tin của bộ phận khác. Sự liên kết của các bộ phận/ phòng ban trong doanh nghiệp rất chặt chẽ, trách nhiệm công việc cũng được phân chia và thể hiện rõ ràng.

- Cài đặt một số tính năng kiểm soát: Do đặc thù của ERP là gồm nhiều phân hệ và tính liên kết cao nên nếu một sai sót nào đó của một phân hệ sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống. Chính vì thế, để đảm bảo kết quả xử lý của kế toán đáng tin cậy, nhiều thủ tục được thực hiện như: kiểm soát truy cập hệ thống, tổng phát sinh nợ = tổng phát sinh có…

c. Cung cấp thông tin

Với hệ thống ERP, việc cung cấp hổ trợ ra quyết định ảnh hưởng trên nhiều mặt khác nhau: nội dung, hình thức, thời gian, đối tượng cung cấp và sử dụng thông tin.

- Nội dung: Nội dung thông tin cung cấp bao gồm cả thông tin tài chính và phi tài chính. Thông tin được cung cấp thống nhất, đầy đủ và liên tục.

- Hình thức: Trong hệ thống ERP, do ứng dụng nhiều công nghệ mới và quản lý cơ sở dữ liệu tập trung nên cho phép cung cấp thông tin ở nhiều mức độ khác nhau: từ mức độ chi tiết cao đến mức độ chi tiết thấp. Hệ thống cũng thực hiện một cách linh hoạt tùy theo đối tượng và đa dạng về hình thức (in ra giấy/ trên màn hình, có thể ở dạng bảng biểu, biểu đồ), đồng thời có thể truy xuất từ nhiều nơi khác nhau.

- Thời gian: Khi sử dụng ERP, doanh nghiệp có thể biết được thông tin theo từng thời điểm. Bất cứ lúc nào cần thông tin đều có thể đáp ứng trên cơ sở thống nhất về quy trình.

- Đối tượng cung cấp và đối tượng sử dụng thông tin: Do đặc tính chia sẻ của ERP nên bất cứ người nào được phân quyền và cấp phép sử dụng trên hệ thống đều có thể cung cấp/truy xuất thông tin một cách dễ dàng.

d. Kiểm soát

-  Kiểm soát chung

            + Kiểm soát truy cập: Đây là một vấn đề rất quan trọng vì ERP sử dụng cơ sở dữ liệu chung và mang tính liên kết. Nếu một người truy cập bất hợp pháp sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ dữ liệu trong công ty.

+ Phân chia chức năng: cần tách biệt người thiết kế/lập trình và người sử dụng, tách biệt giữa người nhập liệu và quản lý dữ liệu. Phân chia rõ ràng nhiệm vụ của từng người, bộ phận trong hệ thống ERP

+ Kiểm soát lưu trữ: liên quan đến 2 yếu tố cơ bản là thiết bị lưu trữ và sao lưu dự phòng. Đặc biệt, doanh nghiệp cần quy định rõ ràng, cụ thể đối với cá nhân đồng thời tổ chức kế hoạch về thời gian sao lưu, phương pháp, trách nhiệm trong quá trình sao lưu.

+ Tuân thủ quy trình: ERP là một hệ thống cần tuân thủ quy trình rất cao, một chức năng sẽ không thực hiện được nếu chức năng trước đó không được thực hiện. Khi thực hiện ERP cần có hồ sơ quy trình rõ ràng, cụ thể, chi tiết và phổ biến đến toàn doanh nghiệp kèm theo trách nhiệm liên quan.

- Kiểm soát ứng dụng

            + Kiểm soát nguồn dữ liệu: cần thực hiện nhiều thủ tục kiểm soát trong từng ứng dụng cụ thể như: hợp lý, giới hạn, nhập trùng, số tổng, có thực, tuần tự, mặc định, thông báo lỗi, vùng dữ liệu, số tự động, đầy đủ, định dạng, dấu, dung lượng. Hiện nay, nhiều hệ thống ERP đã sử dụng POS, dữ liệu truyền điện tử để giảm bớt những sai sót cá nhân và đối chiếu kiểm tra giữa các bộ phận với nhau.

+ Kiểm soát xử lý: cần có nhiều yêu cầu bắt buộc đến kiểm soát xử lý như: ràng buộc tính toàn vẹn dữ liệu, báo cáo các yếu tố bất thường, kiểm soát về xử lý tự động, xem xét việc thực hiện quy trình xử lý theo quy định.

+ Kiểm soát kết quả xử lý: cần đảm bảo kết quả xử lý đến đúng đối tượng và kết quả xử lý chính xác. Điều này còn phụ thuộc vào việc phân quyền khi sử dụng hệ thống, thiết lập các quy định và tăng cường giải pháp an ninh mạng.

2. Những thay đổi về tổ chức bộ máy kế toán

a. Cơ cấu nhân sự

Việc tổ chức cơ cấu nhân sự trong phòng kế toán phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức quản lý của toàn công ty, khối lượng công việc, đặc điểm và định hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý của doanh nghiệp. Việc ứng dụng ERP có thể đưa ra yêu cầu mới đối với nhân sự trong bộ máy kế toán. Có 4 trường hợp có thể xảy ra:

Thứ nhất, doanh nghiệp vẫn giữ toàn bộ nhân viên cũ và không tuyển nhân viên mới. Đối với trường hợp này, doanh nghiệp cho rằng nhân viên cũ có thể am hiểu về hoạt động của tổ chức, tuy nhiên, cần huấn luyện và nâng cao trình độ của nhân viên để có thể thích ứng với môi trường mới.

Thứ hai, doanh nghiệp vẫn giữ toàn bộ nhân viên cũ và tuyển thêm nhân viên mới Đối với trường hợp này, có thể do tính chất công việc phức tạp và khối lượng công việc nhiều nên doanh nghiệp phải gia tăng số lượng nhân viên để đáp ứng yêu cầu tuân thủ về mặt quy trình, tiến độ hoàn thành công việc từ đó đảm bảo tính kịp thời của việc cung cấp thông tin

Thứ ba, doanh nghiệp sẽ sa thải một số nhân viên cũ và tuyển thêm nhân viên mới. Môi trường ERP đòi hỏi cả nhân viên và người quản lý cần có kiến thức nhất định về tổ chức, kỹ năng và trình độ sử dụng công nghệ thông tin trong quá trình làm việc.

Thứ tư, doanh nghiệp sa thải một số nhân viên cũ và không tuyển nhân viên mới Trường hợp này có thể xảy ra là do trong môi trường ERP, quá trình thu thập dữ liệu ban đầu chủ yếu liên quan đến các bộ phận khác, kế toán chỉ tham gia vào quá trình xử lý, cung cấp thông tin và kiểm soát.

Sự thay đổi về cách thức làm việc, văn hóa doanh nghiệp là vấn đề lớn mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải đối mặt. Cho dù nhân sự có thể thay đổi nhưng trình độ, kiến thức và kỹ năng của họ cần được nâng cao. Đây cũng là thách thức về yếu tố con người mà doanh nghiệp cần quan tâm khi triển khai và ứng dụng ERP

b. Phân chia trách nhiệm

Trong môi trường ERP, một phần hành có thể do nhiều nhân viên kế toán đảm nhiệm hoặc một nhân viên kế toán có thể chịu trách nhiệm đồng thời nhiều phần hành kế toán nhưng vẫn đảm bảo tính kiểm soát, không trùng lắp và không bỏ sót nghiệp vụ. Mỗi phần hành cần có bảng mô tả công việc trình bày đầy đủ các nội dung sau: phạm vi, trách nhiệm, công việc (thường xuyên và định kỳ), quan hệ, tiêu chuẩn đánh giá.

c. Phân quyền truy cập

Khi sử dụng ERP, có 3 nhóm chức năng liên quan mật thiết đến phần hành kế toán là khai báo, nhập liệu và cung cấp thông tin.

- Khai báo: bao gồm khai báo thông tin chung và khai báo danh mục các đối tượng. Danh mục đối tượng thường được cập nhật thường xuyên trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp như: nhà cung cấp, khách hàng, hàng hóa, ngân hàng… Việc khai báo này thường được phân quyền cụ thể cho từng cá nhân chịu trách nhiệm, ảnh hưởng của nó có thể liên quan đến một hoặc nhiều phần hành kế toán và cả các phân hệ khác.

- Nhập liệu: bao gồm nhập số dư và nhập số phát sinh. Trong hệ thống ERP, công việc nhập liệu số phát sinh của kế toán được giảm đáng kể do việc kế thừa dữ liệu của các phân hệ khác. Một số dữ liệu cần nhập liệu nhưng cũng có một số dữ liệu đã có sẵn không được quyền sửa đổi.

- Cung cấp thông tin: Đối với từng phần hành kế toán, phân quyền truy cập được kiểm soát chặt chẽ trên các quyền: xem, thêm, sửa, xóa. Chính vì thế, ngay bản thân trong phân hệ kế toán, nếu không được cấp quyền thì phần hành kế toán này không thể xem được phần hành kế toán khác Tương tự, phân hệ mua hàng, bán hàng… có thể không thể xem được thông tin của phân hệ kế toán và ngược lại nếu không được cấp quyền trên hệ thống.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Khoa Kế toán - Kiểm toán, Trường Đại Học Kinh Tế TPHCM (2008), Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa, NXB Lao Động - Xã Hội.

2. Aernoudts, R.H.R.M., Boom, van der, T., Vosselman, E.G.J.and Pijl, van der, G.J. (05 August 2005.), “Management Accounting Change and ERP, an Assessment of Research Aernoudts”, Erasmus School of Economics.

3. Asustosh Deshmukh (2006), Digital accounting - The effects of the internet and ERP on accounting, USA. 

» Các tin khác: