Bài viết

Bài viết - ThS. Dương Thị Thanh Hiền - CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN VIỆC TRIỂN KHAI HỆ THỐNG CHI PHÍ CHẤT LƯỢNG TẠI DOANH NGHIỆP

CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN VIỆC TRIỂN KHAI HỆ THỐNG CHI PHÍ CHẤT LƯỢNG TẠI DOANH NGHIỆP

ThS. Dương Thị Thanh Hiền

Khoa Kế toán – Trường Đại học Duy Tân

Chi phí chất lượng được đề cập lần đầu tiên trong cuốn Quality Cost Handbook của Juran (1951). Đến nay, chi phí chất lượng đã là một thành tố của chiến lược cải tiến chất lượng trong các doanh nghiệp tiên tiến. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp Việt Nam, khái niệm này vẫn còn rất mới mẻ và ít được sử dụng.

1.Mô hình chi phí chất lượng

Chi phí chất lượng là những chi phí gắn liền với việc đảm bảo rằng, các sản phẩm đáp ứng những tiêu chuẩn kỹ thuật nhất định. Các chi phí liên quan đến chất lượng được chia thành 2 nhóm: Chi phí cho sự phù hợp và chi phí cho sự không phù hợp.

- Chi phí cho sự phù hợp:Bao gồm những chi phí phải chịu để đảm bảo rằng, các sản phẩm được chế tạo hoặc các dịch vụ được cung ứng phù hợp với các tiêu chuẩn kỹ thuật. Chi phí cho sự phù hợp bao gồm chi phí phòng ngừa và chi phí thẩm định.

- Chi phí phòng ngừa: Gắn liền với các hoạt động được thiết kế để phòng ngừa lỗi xảy ra, bao gồm chi phí trực tiếp và gián tiếp liên quan đến các hoạt động như: huấn luyện và đào tạo về chất lượng, nghiên cứu thử nghiệm, xem xét lại sản phẩm mới, triển khai các hoạt động vòng tròn chất lượng, thẩm định chất lượng, điều tra năng lực nhà cung cấp, hỗ trợ kỹ thuật của bên bán máy móc thiết bị, phân tích năng lực quá trình. Những chi phí này được sử dụng để xây dựng nhận thức về các chương trình chất lượng và giúp giữ cho chi phí thẩm định và chi phí lỗi ở mức tối thiểu.

- Chi phí thẩm định:Gắn liền với việc đánh giá các sản phẩm đã hoàn thành và thẩm tra sự phù hợp đối với các tiêu chí và quy trình của tất cả các chức năng, bao gồm chi phí kiểm tra, thử và kiểm tra lại các hoạt động mua sắm sản xuất hoặc tác nghiệp, và sản phẩm và dịch vụ hoàn thiện.

- Chi phí cho sự không phù hợp: Là các chi phí gắn liền với các sản phẩm hoặc dịch vụ không phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Những chi phí này còn được gọi là chi phí lỗi và được chia thành chi phí lỗi nội bộ và chi phí lỗi bên ngoài.

- Chi phí lỗi nội bộ: Phế phẩm, hư hỏng, làm lại và chi phí chung liên quan đến các hoạt động như phân tích lỗi, làm lại và phế phẩm đối với nhà cung cấp, thẩm định lại, thử lại, dừng máy do lỗi chất lượng, và sản phẩm xuống cấp.

- Chi phí lỗi bên ngoài: Bao gồm chi phí bảo hành, điều tra phàn nàn của khách hàng, hàng hóa trả lại, thu hồi sản phẩm, chiết khấu, và các nghĩa vụ khác liên quan đến sản phẩm. Các chi phí lỗi bên ngoài cũng bao gồm, các chi phí trực tiếp và gián tiếp như: chi phí nhân công và đi lại liên quan đến việc điều tra phàn nàn của khách hàng, thẩm định khi bảo hành, thử và sửa chữa.

Tổng hòa tất cả các chi phí nói trên sẽ cho thấy, sự khác biệt giữa chi phí thực tế của một hàng hoá hoặc dịch vụ và những chi phí có thể giảm được, do chất lượng dịch vụ không đúng chuẩn, hàng hóa bị lỗi và hư hỏng trong quá trình sản xuất. Ngay cả các DN dịch vụ cũng phải chịu chi phí chất lượng.

Đối với hầu hết các tổ chức, chi phí chất lượng là chi phí ẩn. Chỉ có một số ít DN có hệ thống kế toán phù hợp có thể xác định được chi phí chất lượng, khi họ thực sự mong muốn biết và đánh giá chi phí chất lượng. Do vậy, chi phí chất lượng không được xác định có xu hướng gia tăng. Chất lượng kém ảnh hưởng đến các công ty theo 2 cách: Giá thành cao và sự hài lòng của khách hàng thấp.

Sự hài lòng của khách hàng thấp sẽ tạo ra áp lực giảm giá và giảm sản lượng tiêu thụ, dẫn đến doanh số và lợi nhuận thấp. Hệ quả kết hợp của cả giá thành cao và doanh thu thấp sẽ tạo ra khủng hoảng có thể đe doạ sự tồn tại của DN. Đo lường chi phí chất lượng một cách nghiêm túc là một công cụ giúp phòng ngừa khủng hoảng.

2. Vai trò của việc áp dụng chi phí chất lượng

Chi phí chất lượng là một phương pháp đánh giá hiệu suất tổng hợp của quản lý chất lượng :Trong các hệ thống kế toán tài chính truyền thống, chi phí chất lượng thường lẩn khuất đâu đó trong các chi phí khác. Chẳng hạn, chi phí chứng nhận thiết kế thường trong chi phí quản lý chung, hàng tồn kho bao gồm cả chi phí làm lại, chi phí bảo hành trong chi phí dịch vụ… Do đó, việc đo lường hiệu quả quản lý chất lượng trở nên khó thực hiện.

Chi phí chất lượng là thước đo chính xác sự cố gắng về chất lượng. Việc không làm đúng ngay từ đầu gây lãng phí các nguồn lực như nguyên vật liệu do sai hỏng, nhân công để làm lại sản phẩm, thời gian, máy móc… Trong khi, lợi nhuận = doanh số -(tổng đầu vào + tổng lãng phí). Việc không làm đúng làm tổng lãng phí tăng, trong khi đó chất lượng sản phẩm giảm làm doanh số bán ra giảm sút do mất uy tín, thị phần. Điều này có thể làm doanh số giảm từ 35%-40% hay chi phí chất lượng tăng, tổng chi phí tăng dẫn đến lợi nhuận DN giảm mạnh.

Việc áp dụng chi phí chất lượng cụ thể là chi cho các hoạt động phòng ngừa, đánh giá cùng với các nỗ lực đảm bảo và cải tiến chất lượng góp phần làm đúng ngay từ đầu trong DN từ nghiên cứu nhu cầu khách hàng, thiết kế đến đưa sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng và dịch vụ sau bán. Việc thực hiện các chương trình chẳng hạn Six Sigma, Kaizen, 5S cũng góp phần làm giảm thiểu lỗi và lãng phí các nguồn lực. DN sử dụng tối đa nguồn lực sẵn có góp phần tăng năng suất, chất lượng sản phẩm/dịch vụ; giảm chi phí chất lượng và chi phí nói chung; hạ giá thành. Một sản phẩm hay dịch vụ có sức cạnh tranh trên thị trường chỉ khi đảm bảo được sự cân bằng giữa hai yếu tố chất lượng và chi phí. Chất lượng chỉ có thể chấp nhận được với chi phí thấp nhất. Điều này góp phần làm tăng doanh thu, lợi nhuận và thị phần của DN.

Các chỉ tiêu đánh giá hiệu suất của quản lý chất lượng là doanh thu/chi phí chất lượng (1), lợi nhuận/chi phí chất lượng (2), chi phí chất lượng/tổng chi phí (3). Việc áp dụng chi phí chất lượng cùng với nỗ lực đảm bảo và cải tiến chất lượng, các chỉ tiêu (1), (2) tăng, chỉ tiêu (3) giảm chứng tỏ hệ thống quản lý chất lượng có hiệu quả.

Chi phí chất lượng là một biện pháp để xác định các khu vực có trục trặc và các chỉ tiêu hành động: Việc xác định cụ thể các chi phí phòng ngừa, thẩm định/đánh giá, thiệt hại trong tổng bộ phận, phòng ban trong DN cung cấp cho ban lãnh đạo những con số chính xác để xác định xem khu vực nào hoạt động chưa có hiệu quả,chất lượng kém. Cụ thể là các khu vực có chi phí thiệt hại lớn được thể hiện qua chỉ tiêu: Chi phí thiệt hại/chi phí chất lượng được tính cho từng khu vực để xác định xem % chi phí thiệt hại ở khu vực đó so với tổng chi phí chất lượng trong toàn DN. Như vậy, chi phí chất lượng góp phần phát hiện hiện tượng của vấn đề chất lượng, đòi hỏi các công cụ thống kê để tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, đồng thời tạo ra sức ép cho việc soạn thảo thành công một chương trình cải tiến chất lượng.

Chi phí chất lượng nâng cao nhận thức, sự cam kết và tạo văn hóa chất lượng trong doanh nghiệp: Việc thu thập chi phí chất lượng cung cấp những con số, chỉ tiêu cụ thể chính xác và công bố trong toàn DN tác động làm nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của chất lượng sản phẩm, dịch vụ với sự sống còn của công ty. Từ đó, tạo ra sự cam kết thực hiện nghiêm túc, đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ, giảm chi phí để nâng cao khả năng cạnh tranh của DN.

3. Các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai hệ thống chi phí chất lượng tại doanh nghiệp

Để việc triển khai chi phí chất lượng thành công, DN cần quan tâm tới một số yêu cầu sau:

Một là,có sự cam kết của ban lãnh đạo. Cụ thể là cam kết tìm cho ra giá đúng của chất lượng xuyên suốt toàn bộ tổ chức. Các cam kết và mục tiêu chi phí chất lượng phải được nêu rõ trong chính sách chất lượng. Mục tiêu này phải rõ ràng, cụ thể, đo lường được, phải tạo ra sự đồng thuận, hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức nhằm giảm bớt các chi phí quản lý chất lượng.

Hai là, xây dựng một hệ thống kế toán giá thành. Việc thiết kế và thực hiện một mạng lưới để nhận dạng,báo cáo và phân tích các chi phí chất lượng.

Ba là,siết chặt quản lý chi phí chất lượng. Việc tổ chức ra một tổ quản lý chi phí chất lượng chịu trách nhiệm chỉ đạo từ đầu đến cuối, phối hợp cả hệ thống chi phí chất lượng và đảm bảo vạch ra và đạt được các mục tiêu hiện thực.

Bốn là,đẩy mạnh hoạt động huấn luyện đưa việc tính giá chất lượng thành một bộ phận không thể tách rời của các kế hoạch huấn luyện làm cho mỗi người đều hiểu được những liên can tài chính đối với chất lượng.

Năm là,triển khai tuyên truyền vận động về chi phí chất lượng. Trình bày các mục tiêu chi phí chất lượng đáng kể bằng những từ ngữ dễ hiểu cho mọi cán bộ nhân viên.

Sáu là,tiến hành tham gia hành động vì chi phí chất lượng. Việc đưa ra các kế hoạch thích hợp để tranh thủ sự tham gia tối đa của cán bộ công nhân viên. Trong lĩnh vực này kể cả các biện pháp để khuyến khích, đề xướng, tiếp thu, thảo luận, đánh giá các ý tưởng và biến chúng thành hành động.

3.Kết luận

Chi phí chất lượng là yếu tố để đảm bảo rằng, các sản phẩm sản xuất ra hoặc các dịch vụ được cung ứng thỏa mãn và những chi phí phát sinh do không thỏa mãn khách hàng.

Tài liệu tham khảo

[1]. Tầm quan trọng của việc áp dụng chi phí chất lượng trong doanh nghiệp/ Phan Thị Thu Hiền - Đại học Kinh tế Kỹ thuật Công nghiệp/ Bài đăng trên Tạp chí Tài chính kỳ 2 tháng 2/2016

[2]. Campanella J., 1990. Principles of Quality Cost, 2nd edition, ASQ Quality Press;

[3].Eslami-Tazeshar, S. (2002). Investigating obstacles to the development of cost of quality systems in automobile industry. MA thesis, Tarbiat Modares University, Tehran, Iran.

» Tin mới nhất:

» Các tin khác: