KẾ TOÁN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO: HIỆN TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SỢI VIỆT NAM
Thông tin về hàng tồn kho đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc giúp nhà quản trị kiểm soát chất lượng, tài sản và chi phí. Hiện nay lý thuyết nói về kế toán quản trị (KTQT) nói chung và KTQT hàng tồn kho nói riêng ở Việt Nam chưa nhiều. Hệ thống kế toán hàng tồn kho trong các doanh nghiệp (DN) sợi Việt Nam chủ yếu phục vụ cho kế toán tài chính để lập báo cáo tài chính, còn hệ thống KTQT hàng tồn kho nhằm cung cấp các thông tin về hàng tồn kho để thực hiện chức năng quản trị yếu tố nguồn lực tiêu dùng, xây dựng kế hoạch, kiểm soát, đánh giá hoạt động còn nhiều hạn chế. Bài viết đánh giá hiệntrạng vàđưa ra các giải pháp hoàn thiện KTQT hàng tồn kho trong các DNsợi Việt Nam trong thời gian đến.
Từ khóa: Kế toán quản trị, hàng tồn kho, kế toán quản trị hàng tồn kho, doanh nghiệp sợi
Đặt vấn đề
Hàng ngày, nhà quản trị DN sợi Việt Nam phải đưa ra các quyết định như mua vật tư ở thị trường nào? Vận chuyển bằng phương tiện gì ? Lưu trữ bao lâu ? Mỗi ngày bán bao nhiêu mặt hàng với kết cấu, số lượng và doanh thu như thế nào? Chất lượng các mặt hàng đang trong kho và tiêu thụ như thế nào? Đối thủ cạnh tranh sản phẩm của DN sợi Việt Nam là ai? Hiệu quả sử dụng vốn đầu tư cho hàng tồn kho như thế nào?...Tất cả các câu hỏi trên nhà quản trị DN sợi Việt Nam đều phải giải quyết một cách phù hợp. Do vậy, việc tổ chức KTQT hàng tồn kho luôn là sự quan tâm hàng đầu của nhiều DN nói chung và DNSX sợi Việt Nam nói riêng. KTQT hàng tồn kho là một công cụ đắc lực và hữu dụng nhất cho các nhà quản trị DN sợi Việt Nam. Xây dựng hệ thống KTQT hàng tồn kho hiện đại, cung cấp thông tin hữu ích cho các nhà quản trị nội bộ để trợ giúp trong việc lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch và kiểm tra, đánh giá việc thực hiện kế hoạch. Để đưa ra được phương án kinh doanh mang lại lợi nhuận tối ưu. Liên quan đến KTQT hàng tồn kho, tác giả tập trung vào hai vấn đề cơ bản: Hiện trạng áp dụng KTQT hàng tồn kho trong DN sợi Việt Nam, giải pháp hoàn thiện KTQT hàng tồn kho vào các DN sợi Việt Nam.
Nội dung KTQT hàng tồn kho trong DN
- Thứ nhất, DN cần lập danh điểm vật tư và tổ chức KTQT về số hiện có, số đã sử dụng, đã bán cả về số lượng và giá trị phù hợp danh điểm vật tư, sản phẩm, hàng hoá đã lập theo yêu cầu quản lý nội bộ DN.
- Thứ hai,Để kế toán được số vật tư đã sử dụng và số tồn kho hợp lý, DN cần xác định được phương pháp tính giá hàng tồn kho phù hợp với điều kiện và hoàn cảnh cụ thể của DN, đáp ứng được yêu cầu quản lý cũng như lập kế hoạch cho tương lai.
- Thứ ba, DN lập định mức chi phí nguyên liệu, vật liệu cho từng công việc, sản phẩm và lập định mức dự trữ cho từng danh điểm hàng tồn kho.
- Thứ tư, So sánh giữa định mức đã lập và thực tế thực hiện, đưa ra nhận xét và kiến nghị.
Hiện trạng KTQT hàng tồn kho trong các DN sợi Việt Nam
Tồn kho, chấp nhận bán lỗ, thậm chí đóng cửa DN là tình trạng chung của nhiều DN sợi Việt Nam chuyên làm hàng xuất sang Trung Quốc.
Qua khảo sát của tác giả tại một số DN sợi như: Công ty CP sợi Thế Kỷ, Công ty CP Hoá dầu và xơ sợi dầu khí, Công ty sợi thuộc Tổng công ty CP dệt may Hòa Thọ,.....mỗi năm Việt Nam xuất khẩu trên 800.000 tấn sợi, đạt kim ngạch khoảng 3 tỷ USD. Đáng chú ý, phần lớn xuất sang thị trường Trung Quốc còn lại xuất khẩu sang các nước Hàn Quốc, Thổ Nhĩ Kỳ,... Theo tính toán của một DN, mỗi kg sợi bán ra chịu lỗ từ 12 - 15% nhưng họ vẫn phải xuất bán để duy trì sản xuất chờ qua giai đoạn khó khăn. Ngoài yếu tố khách quan còn có nguyên nhân chủ quan là do DN không chịu đa dạng hóa thị trường, nhiều DN 100% sản phẩm làm ra là để xuất khẩu sang nước láng giềng. Vì vậy, tình hình kinh doanh của DN sợi Việt Nam đang phụ thuộc hoàn toàn vào thị trường xuất khẩu. Nguyên nhân cốt lõi khiến đa số các DN sợi Việt Nam gặp nhiều khó khăn là chưa quan tâm nhiều đến việc áp dụng KTQT hàng tồn kho vào DN một cách triệt để cụ thể:
- Thứ nhất, trong những năm gần đây, mặc dù các DN sợi Việt Nam nhận thức về tầm quan trọng của KTQT đối với hàng tồn kho ngày càng được nâng lên, song vẫn còn không ít DN sợi Việt Nam chưa thực sự quan tâm đến việc tổ chức công tác KTQT hàng tồn kho. Một số DN sợi Việt Nam, nếu có áp dụng mô hình KTQT cũng rất đơn giản, mang tính chất tự phát.
- Thứ hai,thu thập thông tin về hàng tồn kho
Việc thu thập thông tin về hàng tồn kho trong các DN sợi Việt Nam hiện nay vẫn còn chưa được chặt chẽ. Việc tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ sách, báo cáo kế toán phục vụ cho yêu cầu công tác quản trị hàng tồn kho còn hết sức đơn giản, chưa thực sự hỗ trợ cho công tác quản lý hàng tồn kho của DN.
- Thứ ba, mô hình quản lý hàng tồn kho
Qua khảo sát một số DN sợi Việt Nam thì hầu hết các DN sử dụng mô hình “Mỗi chỗ một vật, mỗi vật ở chỗ của mình”, để quản lý hàng tồn trong trong đơn vị, mục đích của mô hình này là giúp các DN sợi dễ dàng định vị sản phẩm, vật tư trong kho, xác định lượng dự trữ là thừa hay thiếu. Tuy nhiên, việc DN sợi áp dụng mô hình quản lý này chưa thực sự hiệu quả và còn nhiều hạn chế, cần phải tiếp cận mô hình quản lý hàng tồn kho khác hiện đại hơn trong nền kinh tế hiện nay.
- Thứ tư, Xây dựng định mức hàng tồn kho
Hiện tại, các DN sợi đã xây dựng định mức hàng tồn kho, tuy nhiên trong quá trình sản xuất nhu cầu sử dụng hàng tồn kho biến động nên công tác xây dựng định mức hàng tồn kho tại các DN sợi chưa đáp ứng được dẫn đến ảnh hưởng nhiều khoản mục chi phí.
- Thứ năm, lập dự toán hàng tồn kho
Việc lập dự toán hàng tồn kho được căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng DN, qua nghiên cứu tình hình thị trường và những nhân tố ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh để lập dự toán về các chỉ tiêu quản lý. Hiện nay, công tác lập dự toán hàng tồn kho trong các DN sợi Việt Nam còn rất đơn giản, chưa đáp ứng được nhu cầu của các nhà quản lý.
- Thứ sáu,xây dựng kế hoạch đặt hàng
Việc lập kế hoạch hàng tồn kho của các DN sợi Việt Nam căn cứ vào lượng tồn kho thực tế tại các kho. Bên cạnh đó việc nhập khẩu bông của các DN sợi Việt Nam cũng phụ thuộc rất nhiều vào các nước Mỹ, Ấn độ,.... Công tác kế hoạch đặt hàng thường được xác định theo nhu cầu số lượng nguyên vật liệu đưa vào sản xuất.
- Thứ bảy,phân tích thông tin phục vụ việc ra quyết định quản lý hàng tồn kho
+ Hầu hết các DN sợi Việt Nam không tiến hành phân tích thông tin về hàng tồn kho, nếu có chỉ vài DN sợi phân tích nhưng chỉ dừng lại ở chỉ tiêu vòng quay hàng tồn kho.
+ Đối với thông tin phục vụ cho các báo cáo, kiểm soát đánh giá thì chỉ mới dừng lại ở báo cáo mang tính tổng hợp chưa đủ chi tiết để cung cấp thông tin đầy đủ cho nhà quản trị. Các báo cáo cũng chưa cung cấp đầy đủ thông tin về tiến độ cung cấp hàng, định mức tồn kho, chất lượng tồn kho,....
Giải pháp hoàn thiện KTQT hàng tồn kho vào các DN sợi Việt Nam
Như tác giả đã trình bày ở phần hiện trạng tại các DN sợi Việt Nam về việc áp dụng KTQT hàng tồn kho còn nhiều hạn chế. Tại Nhật Bản, Mỹ và một số DN ở các nước phát triển trên thế giới đã xây dựng hệ thống KTQT hàng tồn kho hiện đại, cung cấp thông tin hữu ích cho các nhà quản trị nội bộ, trợ giúp họ trong việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch và kiểm tra, đánh giá việc thực hiện kế hoạch. Từ thực tế áp dụng KTQT hàng tồn kho ở các DN trên thế giới, tác giả đã rút ra một số giải pháp cho các DN sợi Việt Nam như sau:
- Thứ nhất, đội ngũ nhân viên KTQT
Cần phải đào tạo được đội ngũ nhân viên KTQT để họ trực tiếp tham gia vào quá trình thu thập, phân tích và cung cấp thông tin về KTQT hàng tồn kho cho nhà quản trị. Đặc biệt nhân viên KTQT hàng tồn kho có nhiệm vụ cụ thể: kế toán chi tiết hàng hàng tồn kho ở từng kho từng bộ phận kế toán, theo dõi hàng ngày tình hình nhập - xuất- tồn từng loại mặt hàng, vật tư cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị, chủng loại, chất lượng,....cung cấp thông tin cần thiết hàng ngày, tuần, tháng theo yêu cầu của quản trị vật tư.
- Thứ hai,lập danh điểm hàng hóa, vật tư
Hàng tồn kho tại DN sợi thường đa dạng về chủng loại, quy cách, kích cỡ, trọng lượng, tiêu thức lý hóa,....Do vậy để quản lý chặt chẽ hàng tồn kho đến từng mặt hàng trong điều kiện công nghệ thông tin hiện nay thì việc mã hóa danh điểm hàng tồn kho được coi là nhiệm vụ quan trọng của KTQT hàng tồn kho.
Lập danh điểm hàng hóa , vật tư là quy định cho mỗi thứ hàng hóa, vật tư một ký hiệu riêng (mã số) bằng hệ thống các chữ số (có thể kết hợp với các chữ cái) để thay thế tên gọi, qui cách, kích cỡ của chúng. Danh điểm hàng hóa, vật tư phải được sử dụng thống nhất giữa các bộ phận quản lý liên quan trong DN sợi nhằm thống nhất trong quản lý đối với từng hàng hóa, vật tư.
Chẳng hạn: 1.A.1.152.1.1.1 Bông nhập khẩu Mỹ
1. tại nhà máy sợi 1,
A là tại phân xưởng A
152.1. là nguyên vật liệu chính
1 là Bông
1. Nhập khẩu từ Mỹ
- Thứ ba,hoàn thiện việc thu thập thông tin hàng tồn kho
Với điều kiện hiện nay, các DN sợi Việt Nam nên sử dụng mô hình kết hợp giữa KTQT và kế toán tài chính (KTTC). Số liệu giữa KTQT và KTTC nên thống nhất với nhau về thống nhất với nhau. Kế toán trưởng ở các DN sợi nên có sự phân công rõ ràng trong việc thu thập thông tin về KTQT nói chung và KTQT hàng tồn kho nói riêng cụ thể: Nhân viên kế toán kho sẽ chịu trách nhiệm thu thập số liệu về KTQT hàng tồn kho và KTTC hàng tồn kho.
+ Về chứng từ kế toán: Dựa vào chứng từ về hàng tồn kho trong hệ thống chứng từ của KTTC qui định được vận dụng. Tuy nhiên trên các chứng từ phải ghi đầy đủ các thông tin chi tiết theo yêu cầu quản lý: chi tiết mặt hàng, kho hàng, đơn vị nhập xuất,.....thông tin này phải ghi chính xác và đầy đủ để phục vụ cho việc thu thập thông tin quản trị nội bộ DN.
+ Về tài khoản chi tiết: các tài khoản hàng tồn kho mở chi tiết hóa theo các cấp phù hợp với kế hoạch, dự toán đã lập và yêu cầu cung cấp thông tin kế toán quản trị cho các nhà quản lý DN. Tuy nhiên, việc chi tiết hóa các tài khoản phải đảm bảo không được làm sai lệch nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chép trên tài khoản...
+ Về sổ kế toán: Tùy theo từng cấp chi tiết của tài khoản hàng tồn kho để thiết kế mẫu sổ chi tiết cho phù hợp. Các DN sợi Việt Nam có thể thiết kế các mẫu sổ phù hợp với yêu cầu quản lý theo các loại hàng tồn kho, theo từng bộ phận, từng công việc và các yêu cầu khác của KTQT cụ thể: Sổ chi tiết vật liệu, thẻ kho, sổ đối chiếu luân chuyển, bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn,.....
- Thứ tư, mô hình quản lý hàng tồn kho
Mô hình lượng đặt hàng tồn kho tối ưu (EOQ) là mô hình phù hợp với các DN sợi Việt Nam hiện nay để góp phần quản lý chi phí hàng tồn kho một cách tối ưu và hiệu quả.
Điều kiện để áp dụng mô hình EOQ:
- Nhu cầu phải được xác định và đều trong năm.
- Giá đơn vị không thay đổi theo qui mô đặt hàng.
- Chi phí đặt một đơn hàng là bằng nhau bất kể qui mô lô hàng.
- Chi phí tồn kho tuyến tính theo số lượng hàng tồn kho.
- Cạn dự trữ có thể được bỏ qua do cung cấp hàng đúng lúc.
Công thức xác định mức đặt hàng hiệu quả:
Chi phí đặt hàng:
Chi phí tồn kho:
TC: tổng chi phí tồn kho
Da: Tổng nhu cầu trong năm
S: chi phí một lần đặt hàng
H: chi phí tồn kho đơn vị trong năm
Q: quy mô đặt hàng
EOQ: mức đặt hàng hiệu quả
Mức đặt hàng hiệu quả: là mức đặt hàng tại đó chi phí đặt hàng bằng chi phí tồn kho.
Số lượng đơn đặt hàng trong năm:
Thời gian giữa 2 đơn hàng: d: số ngày hoạt động
- Thứ năm, Xây dựng định mức hàng tồn kho
Định mức hàng tồn kho là căn cứ quan trọng trong quá trình lập dự toán và kiểm soát. Việc xây dựng định mức hàng tồn kho tối ưu có liên hệ với việc xác định được lượng hàng đặt tối ưu. Chẳng hạn xây dựng định mức tại DN sợi như sau:
Bảng 1: Định mức tiêu hao nguyên vật liệu
Sản phẩm |
Định mức tiêu hao NVL /1kg sợi |
|
CO |
PE |
|
NHÀ MÁY SỢI 1 |
|
|
Phân xưởng 1 |
|
|
Sợi 30PE + PM |
|
1,018 |
Sợi 20/2 PEM(ZS) |
|
1,023 |
………… |
|
|
NHÀ MÁY SỢI 2 (PX III) |
|
|
Sợi 20TCM |
0,455 |
0,662 |
Sợi 26TCM |
0,455 |
0,662 |
…………… |
|
|
Nguồn số liệu : Tác giả tổng hợp
Thứ sáu, lập dự toán hàng tồn kho
Các DN sợi Việt Nam cần lập dự toán hàng tồn kho chính xác và đầy đủ. Dự toán hàng tồn kho có ý nghĩa rất lớn trong việc tổ chức, quản lý, sử dụng có hiệu quả vật tư, tiền vốn của DN. Dự toán hàng tồn kho thường được lập hàng năm, phù hợp với năm tài chính, đảm bảo cho việc phân tích, đánh giá. Chẳng hạn: dự toán tiêu thụ, dự toán mua nguyên vật liệu, dự toán thành phẩm tồn kho cuối kỳ,.....
- Thứ bảy,xây dựng kế hoạch đặt hàng
Trước hết, bộ phận kinh doanh DN sợi xem xét, phân tích thị trường để dự trữ nhu cầu hàng tồn kho, nhân viên tại các kho xây dựng kế hoạch mua những mặt hàng nào, số lượng bao nhiêu. Bên cạnh đó việc xây dựng kế hoạch đặt hàng còn phụ thuộc vào các đơn đặt hàng của khách quen và khách mới,...Sau khi dự trù nhu cầu, kết hợp với báo cáo mức tồn kho do phòng kế toán gửi lên, bộ phận kinh doanh sẽ xây dựng kế hoạch đặt hàng.
- Thứ tám,dự kiến chi phí tồn kho
Chi phí tồn kho gồm: chi phí vận chuyển, chi phí lưu kho, chi phí đặt hàng, chi phí cơ hội,...Việc dự kiến chi phí tồn kho rất quan trọng vì hầu hết nguyên vật liệu nhập khẩu từ các nước, cho biết những chi phí nào sẽ phát sinh, là cơ sở để so sánh chi phí dự kiến và chi phí thực tế phát sinh để kiểm soát tốt chi phí và là cơ sở để đưa ra mức đặt hàng hợp lý hơn. Bởi vì mức đặt hàng càng lớn dẫn đến chi phí lưu kho tăng. Do vậy, dự kiến chi phí tồn kho giúp nhà quản lý đưa ra mức đặt hàng hiệu quả.
- Thứ chín,phân tích thông tin phục vụ việc ra quyết định quản lý hàng tồn kho
+ Ngoài việc phân tích chỉ tiêu vòng quay hàng tồn kho, các DN sợi Việt Nam nên phân tích thêm một số chỉ tiêu: hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho, tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh thu, chỉ tiêu chi phí thực hiện hàng tồn kho,....
+ Việc lập báo cáo hàng tồn kho cần phản ánh một cách chi tiết tình hình hàng tồn kho của DN theo từng loại, từng thứ hàng phục vụ cho yêu cầu quản trị kinh doanh. Xây dựng biểu mẫu báo cáo cũng cần phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu chi tiết, cụ thể do yêu cầu quản trị kinh doanh đặt ra như các khoản mục chi tiết của giá thành hàng mua cho từng loại hàng tồn kho. Ưu tiên quan tâm đến các vấn đề như quyết định khi nào đặt mua hàng tồn kho và mỗi lần mua thì phải mua bao nhiêu để đạt hiệu quả kinh tế tối ưu nhất
Trong báo cáo phải ghi thông tin kế toán thực tế, đồng thời phải ghi cả số liệu kế hoạch hoặc dự toán làm căn cứ so sánh, đánh giá khi sử dụng thông tin trong báo cáo kế toán nhằm phục vụ cho yêu cầu sử dụng thông tin…
KẾT LUẬN
Việc tổ chức KTQT hàng tồn kho là cần thiết trong các DN sợi Việt Nam hiện nay bởi KTQT hàng tồn kho có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin kế toán hữu ích, linh hoạt, nhanh chóng và hiệu quả phục vụ tốt cho quá trình quản lý kinh doanh của DN sợi. Nhờ thông tin của kế toán quản trị hàng tồn kho, nhà quản trị có thể lập kế hoạch xác định nhu cầu hàng hóa cần cho tiêu thụ là bao nhiêu, mua vào thời điểm nào với lượng mua mỗi lần là bao nhiêu sẽ đạt hiệu quả cao nhất trong quản lý, tiêu thụ sản phẩm.
-----------------------------------------------------
Tài liệu tham khảo:
1. Bộ Tài chính (2006), Thông tư 53/2006/TT-BTC “hướng dẫn áp dụng kế toán quản trị trong các DN”;
2.TS. Võ Văn Nhị, TS. Đoàn Ngọc Quế, ThS. Lý Thị Bích Châu (2001), Hướng dẫn lập đọc, phân tích các báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị, NXB Thống kê, Hà Nội;
3. PGS.TS. Đào Văn Tài, TS. Võ Văn Nhị, Trần Anh Hoa, Kế toán quản trị áp dụng cho DN Việt Nam, NXB Tài chính.
4.ThS. Phan Hương Thảo (2012), Áp dụng kế toán quản trị hàng tồn kho trong các DN sản xuất thuốc thú y tại Hà Nội, Thương mại số 32/2012
5. ThS. Trần Thị Quỳnh Giang (2014), Kế toán quản trị hàng tồn kho: Công cụ giúp DN hội nhập hiệu quả, Tạp chí Tài chính số 5/2014
6.Howell, Robert A., Sakurai, Michiharu (1992), “Management Accounting (And other) Lessons from the Japanese”, Management Accounting. Dec. Vol.74. Iss. 6, page 28 - 34.
» Tin mới nhất:
» Các tin khác: