18/06/2014 08:44:48 PM

Bài viết

Bài viết - ThS. Hồ Tuấn Vũ - Sự khác biệt giữa Kế toán theo phương pháp truyền thống và kế toán theo phương pháp tinh gọn

SỰ KHÁC BIỆT GIỮA KẾ TOÁN THEO PHƯƠNG PHÁP TRUYỀN THỐNG VÀ KẾ TOÁN THEO PHƯƠNG PHÁP TINH GỌN

 

Phương thức sản xuất tinh gọn đang dần được các doanh nghiệp Việt Nam ở mọi quy mô và lĩnh vực sản xuất học hỏi và áp dụng. Phương thức sản xuất tinh gọn hướng về phát triển hệ thống sản xuất chỉ sử dụng những nguồn lực được tính toán là thực sự cần thiết cho quá trình sản xuất và chỉ sản xuất theo đúng số lượng yêu cầu của khách hàng, hạn chế tối đa lượng hàng tồn kho. Phương thức này hoàn toàn khác với phương thức sản xuất hàng loạt với chi phí trên mỗi đơn vị hàng giảm khi một lượng lớn hàng hóa được sản xuất thông qua việc chia chi phí cố định trên một số lượng lớn. Vì vậy, việc nghiên cứu một hệ thống kế toán quản trị phù hợp với phương thức sản xuất tinh gọn là một vấn đề cấp thiết, nó có ý nghĩa quan trọng đối với thực tiễn quản trị tài chính cho các doanh nghiệp áp dụng phương thức sản xuất tinh gọn.

 

1. Xây dựng định hướng, chiến lược

- Truyền thống: Xây dựng chiến lược của công ty và đánh giá hiệu quả thực hiện công việc dựa vào các mục tiêu tài chính. Ban lãnh đạo xây dựng kế hoạch lợi nhuận cho toàn công ty hàng năm và giao nhiệm vụ cụ thể cho từng phòng ban. Các thước đo đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh được cung cấp bởi bộ phận kế toán, thông qua các phân tích tài chính như tình hình biến động doanh thu, so sánh chi phí thực tế với định mức ….Doanh nghiệp truyền thống chú trọng đến năng suất lao động, và hiệu quả sử dụng trang thiết bị. Các biện pháp cải tiến tinh gọn nếu có cũng chỉ được coi như một chương trình dành cho sản xuất không phải là mục tiêu phấn đấu thực hiện của toàn doanh nghiệp.

- Tinh gọn: Chiến lược của công ty và thước đo đánh giá hiệu quả thực hiện công việc được xây dựng phù hợp với định hướng tinh gọn. Các thước đo đánh giá không phục vụ cho tổ chức sản xuất theo chuỗi giá trị với quy trình sản xuất kéo, hoàn hảo và đáp ứng đúng mong muốn của khách hàng thì sẽ được loại bỏ. Các thước đo được xây dựng kết hợp với định hướng cải tiến liên tục và được thực hiện xuyên suốt chuỗi giá trị để đánh giá kết quả hoạt động của cả quy trình và nhằm kiểm soát chi phí. Thước đo đánh giá thực hiện hoạt động sản xuất được thực hiện tại từng ô công việc (cell). Các công cụ đánh giá, kiểm soát công việc được thực hiện theo từng giờ sản xuất để đảm bảo công việc đang theo đúng những mục tiêu đã đề ra về cả phương diện tài chính và phi tài chính. Đồng thời, nhóm chịu trách nhiệm về các hoạt động cải tiến cũng sẽ đánh giá tình hình chung của cả chuỗi giá trị để xem xét tác động ảnh của những thay đổi tại từng công việc cụ thể ảnh hưởng thế nào đến toàn chuỗi giá trị, nhờ đó, những nỗ lực cải tiến liên tục sẽ luôn được thực hiện tại từng vị trí.

2. Trao quyền và khuyến khích nhân viên học hỏi

- Truyền thống: Quản lý nhân viên theo mệnh lệnh từ trên xuống. Chính sách khen thưởng và đánh giá kết quả làm việc của một phòng ban hay một cá nhân dựa vào lợi nhuận mà họ mang lại cho công ty.

- Tinh gọn: Để khuyến khích nhân viên luôn học hỏi nâng cao trình độ, doanh nghiệp tinh gọn không kiểm soát công việc theo mệnh lệnh mà mỗi nhân viên được huấn luyện những tiêu chuẩn mà công việc của mình đòi hỏi, được trao quyền tự kiểm soát chính công việc của mình và đảm bảo phải đạt chất lượng mới chuyển qua công đoạn sau. Các nhà quản lý được huấn luyện trở thành những người hướng dẫn cho nhân viên, phải xây dựng các thước đo đánh giá kết quả làm việc phù hợp với môi trường sản xuất tinh gọn, gồm cả các thước đo tài chính và phi tài chính.

3. Mô hình tổ chức

- Truyền thống: Bộ máy tổ chức được bố trí theo từng phòng ban với chuyên môn nghiệp vụ khác nhau, công tác quản lý cũng như báo cáo kết quả hoạt động được lập dựa trên mô hình tổ chức này.

- Tinh gọn: Nhận diện tất cả các qui trình sản xuất phù hợp với kết cấu sản phẩm, mỗi một quy trình là một chuỗi giá trị, gồm tất cả mọi người với các nghiệp vụ chuyên môn khác nhau, cùng tham gia trong một quy trình sản xuất, cho dù là tham gia sản xuất trực tiếp hay gián tiếp. Chỉ còn một vài bộ phận hỗ trợ không tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như bộ phận ISO…

Công tác quản lý và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được thực hiện theo chuỗi giá trị.

 

4. Chi phí đơn vị sản phẩm

- Truyền thống: Tính chi phí đơn vị sản phẩm từ việc tổng hợp chi phí nguyên vật liệu, chi phí lao động từ quy trình sản xuất và phân bổ chi phí sản xuất chung. Phân bổ chi phí sản xuất chung bằng việc sử dụng tỷ lệ phân bổ dựa trên giờ lao động của nhân công trực tiếp sản xuất hoặc chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Tính chi phí tiêu chuẩn cho mỗi mặt hàng và lập báo cáo so sánh giữa thực tế với định mức.

- Tinh gọn: Chi phí chuỗi giá trị được sử dụng rộng rãi. Khi chi phí đơn vị sản phẩm cần được tính thì sử dụng chi phí theo công dụng và thuộc tính của sản phẩm. Sử dụng việc tính chi phí mục tiêu để thiết lập giá trị khách hàng và chi phí mục tiêu của sản phẩm. Kết hợp với việc sử dụng chi phí trung bình thực tế của chuỗi giá trị để cải tiến chuỗi giá trị.

5. Lợi ích từ quá trình cải tiến liên tục

- Truyền thống: Báo cáo tài chính không phản ánh được chi phí của các hoạt động lãng phí. Lãng phí được phát hiện khi chi phí thực tế vượt quá chi phí tiêu chuẩn trong khi các dự toán và chi phí tiêu chuẩn lại được tính toán dựa trên các hoạt động trong quá khứ mà bản thân các hoạt động trong quá khứ cũng tiềm ẩn những lãng phí và hoạt động không hiệu quả.

- Tinh gọn: Cải tiến sản xuất liên tục trở thành yêu cầu không thể thiếu tại từng chuỗi giá trị, của toàn doanh nghiệp. Mọi người đều tham gia vào dự án cải tiến, thành lập nhóm chuyên chịu trách nhiệm về các hoạt động cải tiến tại các chuỗi giá trị. Báo cáo Bảng điểm được lập hàng tuần, giúp ban lãnh đạo được tiếp cận với chi phí thực tế đang trong quá trình thực hiện, tiếp cận về tình hình loại bỏ các hoạt động lãng phí, tình hình cải tiến thực hiện và tình hình năng lực sẵn có của doanh nghiệp.

6. Lợi ích tài chính của những thay đổi tinh gọn

- Truyền thống: Với mục tiêu giảm chi phí thì kế toán truyền thống không thể nhận diện được lợi ích tài chính của những thay đổi tinh gọn vì thông qua các hoạt động loại bỏ lãng phí có khi chỉ tạo ra giá trị tăng thêm cho khách hàng chứ chi phí sản xuất không hề được giảm xuống.

- Tinh gọn: Nhận diện được lợi ích tài chính của những thay đổi tinh gọn từ các chiến lược tận dụng hiệu quả năng lực được tạo ra thêm tại bộ phận kinh doanh, sản xuất, tài chính thông qua các hoạt động cải tiến loại bỏ lãnh phí.

7. Lợi ích từ việc quản lý theo chuỗi giá trị

7.1. Đưa ra quyết định

- Truyền thống: Việc đưa ra quyết định về lợi nhuận của đơn đặt hàng, quyết định chào giá, tự sản xuất hay đặt gia công bên ngoài, quyết định sản xuất sản phẩm mới, quyết định về tỷ lệ các loại sản phẩm được sản xuất …chủ yếu dựa vào tính toán lợi nhuận sản phẩm dựa vào chi phí tiêu chuẩn. Hệ thống chi phí được xây dựng để hỗ trợ việc tính toán giá trị của hàng tồn kho và giá vốn hàng bán, tính giá bán sản phẩm, tính lợi nhuận của sản phẩm được bán và đánh giá hiệu quả hoạt động của các bộ phận.

- Tinh gọn: Các quyết định được đưa ra dựa vào thông tin chi phí chuỗi giá trị, dựa vào ảnh hưởng của các quyết định tới lợi nhuận của chuỗi giá trị, tới dòng tiền. Tập trung vào phân tích chi phí thực tế của chuỗi giá trị và Bảng điểm để đưa ra các quyết định chiến lược. Sử dụng công dụng và thuộc tính của sản phẩm để kết nối nhu cầu của khách hàng vào thuộc tính của sản phẩm. Sử dụng chi phí mục tiêu (Target cost) thay cho chi phí tiêu chuẩn để tính toán chi phí có thể chấp nhận.

7.2. Giá trị tạo ra cho khách hàng và chi phí mục tiêu

- Truyền thống: Chi phí được xác định từ thông tin chi phí tiêu chuẩn nội bộ và không liên quan đến giá trị khách hàng. Tỷ lệ lợi nhuận được tính toán từ giá bán và chi phí tiêu chuẩn.

- Tinh gọn: Dựa vào giá bán có thể chấp nhận, doanh nghiệp hoạch định lợi nhuận mục tiêu của việc sản xuất sản phẩm. Dựa vào giá bán dự kiến và lợi nhuận mục tiêu, doanh nghiệp xác định chi phí trần có thể chấp nhận cho mỗi chuỗi giá trị. Chi phí mục tiêu được xác lập dựa vào chi phí trần có thể chấp nhận và chi phí ước tính theo các điều kiện sản xuất hiện có của doanh nghiệp. Sau khi đã xác lập chi phí mục tiêu, các định mức chi phí được xây dựng để kiểm soát chi phí. Sử dụng chi phí mục tiêu khuyến khích doanh nghiệp phải nâng cao kỹ thuật sản xuất, kết hợp chặt chẽ với các nhà cung cấp và đối tác, khích lệ nhân viên cùng tham gia sáng tạo và thực hiện sản phẩm theo đúng yêu cầu của khách hàng mà vẫn đảm bảo lợi nhuận mục tiêu.

8. Loại bỏ bớt nghiệp vụ của kế toán công nợ

- Truyền thống: Hóa đơn, chứng từ mua nguyên vật liệu và công cụ phải được kế toán phải trả đối chiếu kiểm tra với đơn đặt hàng, đúng thì được chuyển thanh toán, sai thì phải kiểm tra lại.

- Tinh gọn: Đối với những đơn hàng nhỏ hay mua hàng từ những bạn hàng quen thuộc uy tín thì áp dụng hình thức thanh toán ngay khi nhận nguyên vật liệu để giảm bớt thời gian kiểm tra của kế toán phải trả.

9. Khóa sổ

- Truyền thống: Báo cáo của mỗi phòng ban được thực hiện cuối tháng nhưng thông thường ít nhất hai tuần của tháng sau mới có báo cáo của tháng trước.

- Tinh gọn: Lập báo cáo hàng tháng và hàng quý nhanh chóng vì chỉ cần tổng kết báo cáo hàng tuần đã được lập của từng chuỗi giá trị.

10. Quản lý chi phí nguyên vật liệu

- Truyền thống: Tất cả chi phí sản xuất được ghi chép và kiểm soát bằng việc sử dụng hệ thống chi phí theo công việc để giám sát số lượng nguyên vật liệu được sử dụng. Số lượng thực tế của nguyên vật liệu được ghi chép ở mỗi công đoạn. Sử dụng báo cáo tình hình biến động nguyên vật liệu để kiểm soát chi phí nguyên vật liệu thực tế so với chi phí tiêu chuẩn.

- Tinh gọn: Chi phí nguyên vật liệu được tính trực tiếp cho chuỗi giá trị vào lúc mua hàng. Sản xuất tinh gọn có rất ít hàng tồn kho trong xưởng và chu kỳ sản xuất ngắn vì thế nguyên vật liệu được đưa vào sử dụng luôn ngay lúc mua.

11. Quản lý chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung

- Truyền thống: Tất cả chi phí sản xuất được ghi chép và kiểm soát bằng việc sử dụng hệ thống chi phí theo công việc để giám sát số lượng lao động được sử dụng. Số giờ lao động thực tế của lao động được ghi chép ở mỗi công đoạn. Sử dụng báo cáo năng suất lao động để kiểm soát chi phí nhân công thực tế so với chi phí tiêu chuẩn

- Tinh gọn: Tính chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung trực tiếp vào tổng chi phí của chuỗi giá trị, vì chuỗi giá trị tập hợp tất cả mọi người được phân công vào chuỗi giá trị đó, bất kể hoạt động đó là gián tiếp hay trực tiếp theo quan điểm của truyền thống.

12. Theo dõi hàng tồn kho

- Truyền thống: Ghi chép chi tiết tồn kho nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang và thành phẩm, nhập các hóa đơn mua vào, phiếu xuất kho…Hàng năm phải đánh giá lại hàng tồn kho để phù hợp với yêu cầu của thuế và kiểm toán.

- Tinh gọn: Kiểm soát hệ thống sản xuất “kéo” tốt tại từng chuỗi giá trị, không để hàng tồn trong kho lâu.

13. Chế độ khen thưởng

- Truyền thống: Đánh giá và khen thưởng dựa vào hoàn thành kế hoạch về thu chi đã được dự kiến hàng năm. Tăng lương và thưởng cho trưởng các phòng ban dựa vào việc đạt hay vượt quá kế hoạch được giao cho từng phòng ban.

- Tinh gọn: Tất cả mọi người tham gia trong cùng một chuỗi giá trị làm việc theo nhóm, cùng nỗ lực để đạt được mục tiêu tinh gọn thì đều được thưởng công bằng.

14. Vai trò của kế toán

- Truyền thống: Đảm bảo kiểm soát nội bộ và đảm bảo thông tin được trình bày trên báo cáo tài chính là chính xác. Kế toán chỉ cung cấp thông tin tài chính chứ không tham gia vào các hoạt động sản xuất.

- Tinh gọn: Nhân viên kế toán được bố trí trực tiếp vào chuỗi giá trị, là một thành viên của chuỗi giá trị, đóng vai trò quan trọng trong quá trình cải tiến của chuỗi giá trị, cung cấp thông tin tài chính, thông tin hoạt động kịp thời cho người quản lý.

 

 

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. PGS.TS. Đào Văn Tài, TS. Võ Văn Nhị, Trần Anh Hoa (2003), “Kế toán quản trị áp dụng cho các doanh nghiệp Việt Nam”, Nhà xuất bản tài chính.

2. PGS. TS. Trương Bá Thanh; TS Nguyễn Công Phương, “Quản trị chi phí theo lợi nhuận mục tiêu và khả năng vận dụng tại Việt Nam”.

3. MeKong Capital, “Sản xuất tinh gọn-Quản trị sản xuất”.

4. Brian Maskell & Bruce Baggaley (2006), “What's It All About?”, Target® Magazine, 1st Issue, published by AME.

5. Bruce L. Baggaley (May/June 2003), “Costing by Value Stream”, Journal of Cost Management, Volume 17, Number 3, pages 24-30.

» Các tin khác: