Bài viết

Bài viết - ThS. Thu Hiền - PHÂN TÍCH KHOẢN NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNGVÀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ ORACLE ERP

PHÂN TÍCH KHOẢN NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNGVÀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ ORACLE ERP

ThS Đinh Thị Thu Hiền

Doanh nghiệp hoạt động kinh doanh luôn chịu áp lực trong việc thực hiện các chính sách tín dụng cho nợ, khoản nợ đến từ nhiều nguồn có thể cho nợ khi bán hàng, cho các đối tác khác nợ.. Việc khach hàng nợ quá lâu, dẫn đến tình trạng vốn của doanh nghiệp bị chiếm dụng nhiều, gây tình trạng thiếu vốn trong kinh doanh, do đó doanh nghiệp thường lập dự phòng những khoản phải thu khó đòi, đặc biệt có những trường hợp khoản phải thu quá hạn, không có khả năng thu hồi gây thất thoát không nhỏ đến vốn của doanh nghiệp. Vậy, cần thực hiện biện pháp gì để hạn chế tình trạng trên, bài viết xin đề cập đến các nội dung phân tích khoản nợ phải thu khách hàng theo phương pháp thủ công và thông qua phần mềm

Khoản phải thu được hiểu là số tiền mà doanh nghiệp bán chịu cho khách hàng khi phát sinh nghiệp vụ liên quan đến bán hàng hoá. Bán chịu là hình thức tín dụng thương mại, theo đó các doanh nghiệp là tổ chức cấp tín dụng cho khách hàng, việc thực hiện chính sách bán chịu nhằm thu hút được sự quan tâm của khách hàng, tăng khả năng tiêu thụ hàng hoá, tuy nhiên tiềm ẩn những rủi ro tiềm tàng trong quá trình thực hiện. Về bản chất, khoản phải thu là số tiền của doanh nghiệp tuy nhiên doanh nghiệp chưa sử dụng được do khách hàng đang nắm giữ thoả mãn điều kiện ghi nhân doanh thu của doanh nghiệp. Trong chính sách tín dụng có quy định về khoảng thời gian thanh toán toàn bộ số tiền bán chịu hoặc quy định mức % thu tiền ngay và thu nợ, nếu quá hạn thanh toán tức là đã phát sinh rủi ro trong quá trình thu hồi vốn. Để hạn chế rủi ro trong qúa trình quản lý các khoản phải thu, doanh nghiệp sử dụng công cụ phân tích tài chính thông qua các chỉ tiêu phân tích. Để rút ngắn thời gian thu tiền bán hàng nhà quản trị phải theo dõi và giám sát chặt chẽ các khoản nợ phải thu, thông qua 2 chỉ tiêu phân tích tuổi nợ và phân tích thời gian thu tiền bán chịu bình quân

Thời gian thu tiền bán chịu bình quân

Nội dung phân tích này nhằm xác định khoảng thời gian cần thiết để thu tiền từ các khoản bán chịu, từ đó xác định được khoảng thời gian được coi là vượt quá khoản thời gian thu tiền, được xem là khoản thời gian quá hạn, cần xem xét lại những thời điểm này. Công thức được xác định như sau:

Thời gian thu tiền bán chịu bq = Nợ phải thu bình quân/Doanh thu bán chịu bình quân ngày

Công thức này nhằm xác định khoảng thời gian trung bình cần thiết để doanh nghiệp tiến hành thu hồi nợ, mặc dù công thức đơn giản dễ thực hiện tuy nhiên hạn chế lớn nhất trong công thức này đó là bình quân, việc bình quân được xác định bằng khoản nợ đầu kỳ cộng nợ cuối kỳ chia đôi, tuy nhiên trên thực tế khoản nợ phải thu này luôn thay đổi biến động do đó khi xác định công thức gây ra trường hợp không chính xác với thực tiễn tại doanh nghiệp. Có thể thấy, doanh thu bán chịu được xác định theo thời kỳ những khoản nợ tại mỗi thời điểm khác nhau nên để thông nhất về mặt thời gian cần sử dụng công thức bình quân

Phân tích tuổi nợ phải thu

Phương pháp này được xác định dựa trên số tiền thu nợ được của khách hàng ở cuối kỳ được phân thành từng nhóm tuổi và tính tỷ lệ từng nhóm với tổng nợ cuối kỳ. Tuổi của khoản nợ sẽ được tính từ thời điểm phát sinh đến thời điểm phân tích. Thông thường trong phân tích sẽ được xác định qua các công thức nhưng hiện nay đối với tuổi nợ các doanh nghiệp thường sử dụng các phần mềm quản lý nợ như phần mềm Oracle Erp.

Đặc điểm về phần mềm

Phần mềm Oracle Erp là phần mềm quản lý toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp với chi phí thấp, tính bảo mật về thông tin cao, thực hiện được nhiều tính năng, dự báo được xu hướng trong tương lai, Phần mềm bao gồm nhiều phân hệ khac nhau, trong đó có 3 phân hệ chính: Phân hệ quản lý mua hàng, Phân hệ quản lý kho, Phân hệ quản lý sản xuất và phân hệ kế toán tài chính. Mối phân hệ có chương trình làm việc riêng, nhằm hệ thống hoa tất cả các chu trình liên quan trong doanh nghiệp

Quản lý nợ phải thu thông qua phần mềm

Để quản lý nợ phải thu qua phần mềm, doanh nghiệp sử dụng phân hệ quản lý bán hàng, bộ phận này sẽ giúp nhà quản trị theo dõi chi tiết, trình tự của quá trình bán hàng, theo dõi các hợp đồng, các thông tin liên quan như giao hàng, thanh toán công nơ, tự động hoá rất nhiều trong việc xử lý bán hàng. Quản lý nợ phải thu sẽ được theo dõi thông qua bước kiểm tra tồn kho, công nợ, tại bước công việc này: nhà quản lý sẽ được theo dõi thông qua các báo cáo được lập theo khách hàng, theo thời gian nợ, theo tuổi nợ và theo dõi tình trạng thanh toán nợ của khách hàng.

Ưu điểm của phần mềm

Thực hiện các thao tác nhanh chóng, thuận tiện cho nhà quản trị doanh nghiệp

Các thông tin về quản lý nợ của khach hàng được cập nhật chính xác, nhanh chóng và có hiệu quả

Hạn chế được sai sót trong quá trình theo dõi, hạn chế các khoản phải thu qúa hạn, khịp thời thông tin cho việc ra các quyết định

Nhược điểm

Muốn sử dụng phần mềm cần có thời gian thay đổi, thích nghi với việc quản lý mới

Yếu tố con người khi sử dụng phần mềm cần có kiến thức, biết cách sử dụng để khai thác hết các hữu ích của phầm mềm

Khi quản lý về nợ phải thu cần được thực hiện bởi những người có chuyên môn cao, tiến hành lập ra các báo cáo có hiệu quả.

Phần mềm này thực tế chỉ sử dụng cho những doanh nghiệp có quy mô, chưa tiếp cận nhiều với doanh nghiệp có quy mô nhỏ vì phát sinh khoản vốn lớn

Doanh nghiệp cần cập nhật những thay đổi khi phần mềm có sự thay đổi hoặc thay đổi theo yêu cầu của các chính sách trong thực tiễn

Tóm lại:Công tác quản lý nợ phải thu luôn là nhiệm vụ đặt ra hàng đầu đối với các nhà quản trị trong doanh nghiệp. Có doanh nghiệp lựa chọn cách phân tích thủ công theo các phương pháp cho sẵn, thực hiện tính toán để phục vụ cho việc ra quyết định, tuy nhiên có doanh nghiệp có quy mô thì lựa chọn cách quản lý nợ phải thu thông qua phần mềm, trong đó có phần mềm oracle erp, việc sử dụng phần mềm đáp ứng nhanh chóng yêu cầu của doanh nghiệp trong việc ra quyết định, phù hợp với nền kinh tế thị trường.

Tài liệu tham khảo:

1/ https://phanmemketoanerp.com

2/ Nguyễn Văn Công (2009), Giáo trình phân tích tài chính, NXB giao thông vận tải

3/ Nguyễn Năng Phúc (2008), Giáo trình phân tích Báo cáo tài chính, NXB Thống kê

» Tin mới nhất:

» Các tin khác: